Η ταξινόμηση των ετικετών δεν χρειάζεται να είναι επίπονη. Εάν έχετε ένα υπάρχον αρχείο προέλευσης δεδομένων, μπορείτε να τα ταξινομήσετε πριν εκτυπωθούν. Το αρχείο προέλευσης είναι η λίστα που περιέχει τις πληροφορίες που θέλετε να αντλήσετε, δημιουργημένες στο Word, ένα υπολογιστικό φύλλο, μια βάση δεδομένων ή ένα βιβλίο διευθύνσεων. Εάν το χρησιμοποιήσετε σε συνδυασμό με συγχώνευση αλληλογραφίας, θα έχετε την επιλογή να ταξινομήσετε έως και τρία πεδία σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά. Τυχόν τροποποιήσεις που κάνετε εφαρμόζονται στις ετικέτες σας.
Βήμα 1
Ξεκινήστε ένα νέο έγγραφο στο Word 2007.
Το βίντεο της ημέρας
Βήμα 2
Επιλέξτε την καρτέλα "Αλληλογραφία". Κάντε κλικ στην επιλογή "Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας" και "Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας βήμα προς βήμα".
Βήμα 3
Επιλέξτε "Ετικέτες" στο παράθυρο εργασιών Συγχώνευση αλληλογραφίας. Κάντε κλικ στο "Επόμενο".
Βήμα 4
Κάντε κλικ στην επιλογή "Χρήση του τρέχοντος εγγράφου" ή "Έναρξη από το υπάρχον έγγραφο". Για να τροποποιήσετε το τρέχον έγγραφο, επιλέξτε "Επιλογές ετικέτας", επιλέξτε τις ρυθμίσεις της ετικέτας σας και κάντε κλικ στο "OK". Για να τροποποιήσετε ένα υπάρχον έγγραφο, κάντε κλικ στο "Περισσότερα αρχεία", κάντε διπλό κλικ στο αρχείο που χρειάζεστε και κάντε κλικ "Επόμενο."
Βήμα 5
Επιλέξτε "Χρήση υπάρχουσας λίστας" και κάντε κλικ στο "Αναζήτηση".
Βήμα 6
Κάντε διπλό κλικ στο αρχείο προέλευσης δεδομένων που περιέχει το περιεχόμενο της ετικέτας σας (όπως ονόματα και διευθύνσεις αλληλογραφίας). Μεταβείτε στην ενότητα "Βελτίωση λίστας παραληπτών" στο πλαίσιο διαλόγου "Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας" και κάντε κλικ στην επιλογή "Ταξινόμηση".
Βήμα 7
Επιλέξτε την καρτέλα "Ταξινόμηση εγγραφών" στο πλαίσιο διαλόγου "Φίλτρο και ταξινόμηση".
Βήμα 8
Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο "Ταξινόμηση κατά" και επιλέξτε το πρώτο πεδίο (με σειρά προτεραιότητας) που θέλετε να ταξινομήσετε. Επιλέξτε "Αύξουσα" ή "Φθίνουσα".
Βήμα 9
Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο "Στη συνέχεια από" και επιλέξτε το επόμενο πεδίο που θέλετε να ταξινομήσετε, με σειρά προτεραιότητας. Επιλέξτε "Αύξουσα" ή "Φθίνουσα". Για να ταξινομήσετε ένα τρίτο πεδίο, μεταβείτε στην επόμενη επιλογή "Στη συνέχεια κατά", επιλέξτε τις προτιμήσεις ταξινόμησης και κάντε κλικ στο "OK".
Βήμα 10
Κάντε κλικ στο "OK" για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου "Mail Merge Recipients".
Βήμα 11
Κάντε κλικ στο "Επόμενο: Τακτοποιήστε τις ετικέτες σας".
Βήμα 12
Κάντε κλικ στο "Περισσότερα στοιχεία" για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου "Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης". Κάντε διπλό κλικ σε όλα τα πεδία που θέλετε να προσθέσετε στην ετικέτα και κάντε κλικ στο "Κλείσιμο".
Βήμα 13
Μεταβείτε στο φύλλο ετικέτας και τακτοποιήστε κάθε πεδίο με τον τρόπο που πρέπει να εμφανίζεται στην ετικέτα. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισάγετε ένα κενό μεταξύ του ονόματος και του επωνύμου.
Βήμα 14
Επιστρέψτε στο παράθυρο εργασιών και κάντε κλικ στο "Ενημέρωση όλων των ετικετών".
Βήμα 15
Επιλέξτε "Επόμενο: Προεπισκόπηση των ετικετών σας".
Βήμα 16
Επιλέξτε "Επόμενο: Ολοκληρώστε τη συγχώνευση".
Βήμα 17
Επιλέξτε "Εκτύπωση" ή "Επεξεργασία μεμονωμένων γραμμάτων". Κάντε κλικ στο "OK" στο παράθυρο διαλόγου "Merge to Printer" ή "Merge to New Document" για να ολοκληρώσετε τη συγχώνευση για τις ταξινομημένες ετικέτες σας.
