Η σύγκριση υπολογιστικών φύλλων και η έρευνα υπολογιστικών φύλλων σάς βοηθούν να παρακολουθείτε τα δεδομένα σας.
Πίστωση εικόνας: Wavebreakmedia Ltd/Wavebreak Media/Getty Images
Ακόμη και για τους πιο οργανωμένους κατόχους βιβλίων και αρχείων, ο τεράστιος όγκος των πληροφοριών που αποθηκεύετε στο Excel μπορεί σύντομα να γίνει συντριπτικός. Το Microsoft Excel διαθέτει δύο εργαλεία για τη σύγκριση δεδομένων υπολογιστικών φύλλων, τα οποία μπορούν να σας φανούν πολύ χρήσιμα εάν προσπαθείτε να βρείτε ένα τυπογραφικό λάθος στο κελί ή να συγκρίνετε έγγραφα για να προετοιμαστείτε για έλεγχο. Και τα δύο διαθέσιμα μόνο στο Office Professional Plus 2013 και στο Office 365 Professional Plus, υπολογιστικό φύλλο Το Compare and Spreadsheet Inquire σάς επιτρέπει να αναλύετε βιβλία εργασίας ή να δημιουργείτε αναφορές διαφοράς μεταξύ δύο ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΦΥΛΛΑ. Και τα δύο μπορούν να εξοικονομήσουν πολύ χρόνο σε σχέση με τις χειροκίνητες συγκρίσεις δεδομένων.
Υπολογιστικό φύλλο Σύγκριση
Βήμα 1
Κάντε κλικ στο "Σύγκριση υπολογιστικού φύλλου" στην οθόνη έναρξης των Windows 8. Πληκτρολογήστε "Σύγκριση υπολογιστικού φύλλου" στο πεδίο αναζήτησης και επιλέξτε το αρχείο εάν δυσκολεύεστε να το εντοπίσετε στην οθόνη.
Το βίντεο της ημέρας
Βήμα 2
Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχική σελίδα" στο επάνω μέρος και επιλέξτε Σύγκριση αρχείων.
Βήμα 3
Κάντε κλικ στο μπλε εικονίδιο του φακέλου δίπλα στο πεδίο Σύγκριση στο πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζεται. Περιηγηθείτε στα αποθηκευμένα αρχεία Excel και επιλέξτε το πρώτο υπολογιστικό φύλλο που θέλετε να συγκρίνετε.
Βήμα 4
Κάντε κλικ στο πράσινο εικονίδιο φακέλου δίπλα στο πεδίο Προς στην επόμενη γραμμή. Περιηγηθείτε στα αρχεία Excel για να επιλέξετε το δεύτερο υπολογιστικό φύλλο που θέλετε να συγκρίνετε.
Βήμα 5
Κάντε κλικ στο κουμπί "Ok".
Βήμα 6
Επιλέξτε τα κριτήρια που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στη σύγκριση από το μενού στα αριστερά. Μπορείτε να επιλέξετε κριτήρια όπως "Τιμές κελιών", "Τύποι" και "Μορφή κελιού" ή απλώς να επιλέξετε το πλαίσιο "Επιλογή όλων".
Βήμα 7
Κάντε κλικ στο "Ok" για να δημιουργήσετε την αναφορά διαφοράς. Η Σύγκριση υπολογιστικού φύλλου δημιουργεί μια πλήρη λίστα με όλες τις διαφορές μεταξύ των δύο αρχείων με βάση τα κριτήρια που προσδιορίσατε.
Υπολογιστικό φύλλο Ερώτηση
Βήμα 1
Ενεργοποιήστε το πρόσθετο Inquire εάν δεν το έχετε κάνει ήδη. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" στο Excel και επιλέξτε "Επιλογές" και μετά "Πρόσθετα". Επιλέξτε Πρόσθετα COM από το αναπτυσσόμενο μενού Διαχείριση, κάντε κλικ στο "Μετάβαση" και βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή Πρόσθετα ερωτήσεων.
Βήμα 2
Κάντε κλικ στην καρτέλα "Ερώτηση" στο επάνω μέρος του Excel για να εξερευνήσετε τις επιλογές ανάλυσης υπολογιστικών φύλλων και σύγκρισης.
Βήμα 3
Κάντε κλικ στην εντολή "Σύγκριση αρχείων" για να εκκινήσετε τη Σύγκριση υπολογιστικών φύλλων απευθείας από το Excel.
Βήμα 4
Κάντε κλικ στο "Σχέσεις βιβλίου εργασίας" για να δημιουργήσετε μια γραφική αναφορά αναφορών μεταξύ των βιβλίων εργασίας σας, όπως τύπους που αναφέρονται σε μια τιμή που περιέχεται σε άλλο υπολογιστικό φύλλο. Χρησιμοποιήστε τα εικονίδια Σχέσεις φύλλου εργασίας και Σχέσεις κελιών για να κάνετε το ίδιο πράγμα μεταξύ φύλλων εργασίας σε ένα βιβλίο εργασίας ή κελιών σε φύλλο εργασίας.
Βήμα 5
Κάντε κλικ στο εικονίδιο "Ανάλυση βιβλίου εργασίας" για να δημιουργήσετε μια πλήρη και διαδραστική αναφορά στο ανοιχτό υπολογιστικό φύλλο, συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών σχετικά με τις τιμές, τη μορφοποίηση, τη δομή και τους τύπους.
Υπόδειξη
Για έλεγχο έκδοσης ή δικτύου, το Spreadsheet Compare σάς επιτρέπει να συγκρίνετε δύο αρχεία με το ίδιο όνομα, εφόσον είναι αποθηκευμένα σε διαφορετικούς φακέλους.
Ένα μήνυμα "Δεν είναι δυνατό το άνοιγμα του βιβλίου εργασίας" στη Σύγκριση υπολογιστικών φύλλων μπορεί να υποδεικνύει ότι ένα συγκεκριμένο υπολογιστικό φύλλο προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης. Εάν συμβαίνει αυτό, απλώς κάντε κλικ στο "Ok" και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης του βιβλίου εργασίας.
Υπολογιστικό φύλλο Συγκρίνετε διαφορές χρωματικών κωδικών με βάση τον τύπο των δεδομένων και τη φύση της διαφοράς. Το κάτω αριστερό παράθυρο της αναφοράς διαφοράς περιέχει ένα υπόμνημα που υποδεικνύει τι σημαίνει κάθε χρώμα.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Ανάλυση βιβλίου εργασίας στις επιλογές Ερώτηση για να συμπληρώσετε αναφορές σύγκρισης και να κατανοήσετε καλύτερα πώς η πραγματοποίηση αλλαγών μπορεί να επηρεάσει τη δομή του υπολογιστικού φύλλου σας. Χρησιμοποιήστε τις επιλογές Κυψέλη, φύλλο εργασίας και Σχέσεις βιβλίου εργασίας για να μάθετε πώς η πραγματοποίηση αλλαγών σε ένα κελί μπορεί να επηρεάσει όλα τα αρχεία σας.
