Μπορεί να θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση σε παλαιότερα email, αλλά η εύρεση τους δεν είναι πάντα εύκολη. Όταν το Outlook εμφανίζει μόνο μερικές εβδομάδες email, η δυνατότητα Αυτόματης Αρχειοθέτησης χρειάζεται προσαρμογή. Βλέποντας αυτά τα παλαιότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους φακέλους σας, γίνεται πιο γρήγορη η αναφορά τους, κάτι που είναι βολικό σε περιβάλλον εργασίας. Η αλλαγή των ρυθμίσεων για την Αυτόματη Αρχειοθέτηση δεν είναι δύσκολη και απαιτεί μόνο μερικές αλλαγές για να αλλάξετε την προβολή από μερικές εβδομάδες σε μήνες ή ένα χρόνο.
Βήμα 1
Ανοίξτε το Outlook και κάντε κλικ στο "Εργαλεία" στη γραμμή εργαλείων. Επιλέξτε "Επιλογές" από το μενού.
Το βίντεο της ημέρας
Βήμα 2
Επιλέξτε την καρτέλα "Άλλο" και κάντε κλικ στο κουμπί "Αυτόματη Αρχειοθέτηση", που βρίσκεται κάτω από το "Γενικά". Αυτό εμφανίζει τις ρυθμίσεις AutoArchive για να κάνετε τις αλλαγές σας.
Βήμα 3
Καταργήστε την επιλογή "Εκτέλεση αυτόματης αρχειοθέτησης κάθε __ ημέρες" εάν δεν θέλετε να αρχειοθετήσετε τα μηνύματά σας και θέλετε να προβάλετε κάθε μήνυμα που έχει σταλεί ποτέ. Εάν λαμβάνετε πολλά μηνύματα, αυτό καταλαμβάνει μεγάλη ποσότητα μνήμης. Όλες οι άλλες επιλογές είναι γκρι και δεν μπορούν να αλλάξουν εάν κάνετε αυτήν την επιλογή.
Βήμα 4
Η επιλογή του πλαισίου για "Εκτέλεση αυτόματης αρχειοθέτησης κάθε ___ ημέρες" σάς επιτρέπει να κάνετε αλλαγές στις ρυθμίσεις, επιτρέποντάς σας να προβάλλετε περισσότερα από τρεις εβδομάδες μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Βήμα 5
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για "Αρχειοθέτηση ή διαγραφή παλαιών αντικειμένων" στην επικεφαλίδα "Κατά την Αυτόματη Αρχειοθέτηση". Κάντε κλικ στην επιλογή "Εμφάνιση φακέλου αρχειοθέτησης στη λίστα φακέλων".
Βήμα 6
Κάτω από την επικεφαλίδα "Προεπιλεγμένες ρυθμίσεις φακέλου για αρχειοθέτηση", επιλέξτε "Εκκαθάριση στοιχείων παλαιότερα από ___" και επιλέξτε μήνες, εβδομάδες ή ημέρες από το αναπτυσσόμενο μενού. Αυτό μετακινεί μηνύματα παλαιότερα από την επιλεγμένη ώρα στον φάκελο αρχειοθέτησης.
Βήμα 7
Αποφασίστε εάν θέλετε να διαγράψετε τα μηνύματα ή επιλέξτε τον φάκελο στον οποίο θα αρχειοθετηθούν τα παλαιότερα μηνύματα. Κάντε κλικ στο "OK" για να επιβεβαιώσετε το μενού "AutoArchive" και μετά στο "OK" για να επιβεβαιώσετε τις επιλογές σας στο μενού "Options".
Υπόδειξη
Εάν οι ρυθμίσεις AutoArchive υποδεικνύουν ότι πρέπει να εμφανίζονται περισσότερες από τρεις εβδομάδες στη λίστα μηνυμάτων, αφαιρέστε ή μειώστε το μέγεθος του παραθύρου ανάγνωσης για να προβάλετε τα κρυφά μηνύματα. Εάν το παράθυρο ανάγνωσης κρύβει μηνύματα, θα δείτε επίσης μια γραμμή κύλισης προς τα δεξιά.
Προειδοποίηση
Οι πολιτικές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του γραφείου σας ενδέχεται να επιτρέπουν την προβολή μόνο τριών εβδομάδων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επικοινωνήστε με τον διαχειριστή του δικτύου σας για να επαληθεύσετε ότι συμβαίνει αυτό, καθώς η πολιτική της εταιρείας παρακάμπτει τις προσωπικές ρυθμίσεις AutoArchive.
