Κατεβάστε ένα διαθέσιμο πρότυπο γενικού καθολικού του Excel από έναν από τους δωρεάν ιστότοπους που παρέχονται. Το πρότυπο θα πρέπει να λειτουργεί σε όλες τις εκδόσεις του Excel. Ένα γενικό καθολικό είναι ένα αρχείο των συναλλαγών κάθε λογαριασμού στο λογιστικό σας σύστημα. Δεδομένου ότι η χρήση ενός γενικού καθολικού και των κατάλληλων λογιστικών τεχνικών απαιτεί τη χρήση διπλής λογιστικής, κάθε συναλλαγή που καταχωρείται επηρεάζει δύο λογαριασμούς.
Κάντε κλικ στο κελί ακριβώς πάνω από το "1" και στα αριστερά του "A". Αυτό θα επισημάνει ολόκληρη τη σελίδα στο φύλλο γενικού καθολικού. Κρατήστε πατημένα τα πλήκτρα "CTRL" και "C" για να αντιγράψετε το φύλλο. Κάντε κλικ στο κουμπί "Εισαγωγή" στην επάνω γραμμή μενού και κάντε κύλιση προς τα κάτω στο κουμπί "Φύλλο εργασίας" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ. Κάντε κλικ στο κελί στην επάνω αριστερή γωνία πάνω από το "1" και στα αριστερά του "A" στο νέο φύλλο εργασίας και κρατήστε πατημένα τα πλήκτρα "CTRL" και "V" για να επικολλήσετε το πρότυπο γενικού καθολικού σε άλλο φύλλο. Σε αυτό το πρότυπο υπάρχει χώρος για την εισαγωγή συναλλαγών γενικού καθολικού για εννέα διαφορετικούς λογαριασμούς.
Δημιουργήστε τουλάχιστον πέντε πανομοιότυπα φύλλα, δίνοντάς σας συνολικά 45 διαφορετικούς λογαριασμούς που μπορείτε να παρακολουθείτε. Το πρώτο φύλλο πρέπει να είναι για λογαριασμούς επιταγών, ταμιευτηρίου ή μισθοδοσίας. τον τίτλο «Τραπεζικοί λογαριασμοί». Μπορείτε να δημιουργήσετε τον τίτλο κάνοντας δεξί κλικ στην καρτέλα στην κάτω αριστερή γωνία με την ένδειξη "Φύλλο 1" και επιλέγοντας το κουμπί "Μετονομασία". Το δεύτερο φύλλο θα πρέπει να είναι για λογαριασμούς "Εισόδημα". Αυτά θα περιλαμβάνουν έσοδα από πωλήσεις, έσοδα από υπηρεσίες και επιστροφές τελών που καταβλήθηκαν.
Το τρίτο φύλλο θα πρέπει να είναι για λογαριασμούς «Εξόδων». Αυτά θα περιλαμβάνουν καταβληθέντα ενοίκια, υπηρεσίες κοινής ωφέλειας, εργασία και άδειες ή φόρους. Το τέταρτο φύλλο θα πρέπει να αφορά λογαριασμούς «Ίδια Κεφάλαια», συμπεριλαμβανομένης της αρχικής επένδυσης για την ίδρυση της εταιρείας, τυχόν κληρώσεων για τον ιδιοκτήτη και οποιασδήποτε επανεπένδυσης στην εταιρεία. Τέλος, το πέμπτο φύλλο θα πρέπει να αφορά τις «Υποχρεώσεις», συμπεριλαμβανομένων των δανείων για κτίρια, οχήματα, εξοπλισμό και πιστωτικές κάρτες.
Δημιουργήστε πρόσθετα φύλλα για τις περιοχές που έχουν περισσότερους από εννέα λογαριασμούς. Εάν κατά τύχη μία από τις κατηγορίες έχει περισσότερους από εννέα λογαριασμούς, για παράδειγμα "Έξοδα", δημιουργήστε έναν ακόμη ή δύο ακόμη φύλλα και μετονομάστε τα σε "Έξοδα 2" και "Έξοδα 3". Σε κάθε λογαριασμό που δημιουργείτε θα πρέπει να εκχωρηθεί ένα αριθμός. Συνήθως, όλοι οι τραπεζικοί λογαριασμοί θα ξεκινούν με 10--, οι λογαριασμοί εισοδήματος με 20--, οι λογαριασμοί εξόδων με 30--, οι λογαριασμοί μετοχών με 40-- και οι λογαριασμοί υποχρεώσεων με 50--.
Σημειώστε τις στήλες σε κάθε καταχώρηση γενικού καθολικού. Οι στήλες ημερομηνίας και περιγραφής είναι αυτονόητες. Η "Αναφ. ανάρτησης." Η στήλη είναι για την εισαγωγή του αριθμού του άλλου λογαριασμού που επηρεάζεται από τη συναλλαγή στη γραμμή. Οι υπόλοιπες στήλες είναι οι "Χρέωση", "Πίστωση" και "Υπόλοιπο".
Τις περισσότερες φορές μια χρέωση σε έναν λογαριασμό προσθέτει χρήματα σε αυτόν τον λογαριασμό και μια πίστωση αφαιρεί χρήματα από τον λογαριασμό. Για κάθε χρέωση πρέπει να υπάρχει πίστωση. Ένας άλλος τρόπος να το σκεφτείς είναι ο εξής: Μια χρέωση είναι "αυτό που πήρες" και μια πίστωση είναι "από πού είναι".
Για παράδειγμα, πληρώνετε 400 $ για τον λογαριασμό του ηλεκτρικού σας. Το πληρώνετε με επιταγή από τον έλεγχο της επιχείρησής σας. Ρωτήστε τον εαυτό σας, τι πήρατε; Έχετε ηλεκτρική ενέργεια αξίας 400 $, επομένως χρεώστε τον λογαριασμό Utilities (#3010) για 400 $. Τώρα αναρωτηθείτε, από πού προήλθε; Προήλθε από τον τραπεζικό λογαριασμό σας, επομένως πιστώστε τον τραπεζικό λογαριασμό (#1010) 400 $.
Στο λογαριασμό Utilities βάλτε #1010 για το Post Ref και στον τραπεζικό λογαριασμό βάλτε #3010 για τον αριθμό λογαριασμού.
