Ανακατεύθυνση του Outlook Vs. Προς τα εμπρός

Σε ορισμένες περιπτώσεις — όπως όταν λείπετε από το γραφείο αλλά πρέπει να ελέγξετε το email σας ή όταν κάνετε ζογκλέρ πολλαπλοί λογαριασμοί email — Το Microsoft Outlook χρησιμοποιεί ένα σύνολο εντολών που ονομάζονται κανόνες για την προώθηση ή την ανακατεύθυνση των εισερχόμενων μηνυμάτων αυτομάτως. Η προώθηση και η ανακατεύθυνση αλληλογραφίας μπορούν επίσης να εφαρμοστούν σε μεμονωμένα μηνύματα χωρίς τη δημιουργία κανόνα.

Το Outlook χρησιμοποιεί εντολές προγράμματος, γνωστές ως κανόνες ή φίλτρα, για να βοηθήσει στη διαχείριση email, στην οργάνωση των μηνυμάτων και στη διατήρηση της εργασίας. Ο ενσωματωμένος Οδηγός κανόνων και ειδοποιήσεων επιτρέπει στους χρήστες να καθορίζουν συνθήκες υπό τις οποίες το Outlook θα εκτελεί αυτόματα μία ή περισσότερες ενέργειες ή εργασίες. Οι δημοφιλείς κανόνες περιλαμβάνουν τη μετακίνηση μηνυμάτων από ένα συγκεκριμένο άτομο σε έναν καθορισμένο φάκελο, την επισήμανση μηνυμάτων από συγκεκριμένο αποστολέα για παρακολούθηση και αποστολή ειδοποίησης μέσω κινητού τηλεφώνου κατά τη λήψη ενός email που περιέχει ορισμένα λόγια. Μεταξύ των κανόνων που δημιουργούνται από τον χρήστη είναι εντολές για αυτόματη προώθηση και ανακατεύθυνση εισερχόμενων μηνυμάτων.

Όταν προωθείται το email, εμφανίζεται ένα "FW:" στην αρχή της γραμμής θέματος και από προεπιλογή, το σώμα του email περιέχει το αρχικό μήνυμα και τις λεπτομέρειες του ιστορικού του μηνύματος. Το αρχικό μήνυμα παραμένει στα εισερχόμενά σας ή στον καθορισμένο φάκελο. Δημιουργήστε έναν κανόνα για την αυτόματη προώθηση μηνυμάτων από ή προς έναν συγκεκριμένο λογαριασμό, εάν υπάρχουν συγκεκριμένες πληροφορίες κοινοποιείται τακτικά με συναδέλφους ή άλλα μέρη και θέλετε να γνωστοποιήσετε ότι είστε μέρος του μηνύματος ιστορία. Για παράδειγμα, ένας βοηθός που είναι υπεύθυνος για το συντονισμό των εβδομαδιαίων μεσημεριανών συναντήσεων μπορεί να θέσει έναν κανόνα Αυτόματη προώθηση email από την εταιρεία τροφοδοσίας που περιέχουν τη λέξη "τιμολόγιο" στο λογιστήριο τμήμα.

Ένα μήνυμα συχνά ανακατευθύνεται όταν λαμβάνεται κατά λάθος. Η κύρια διαφορά μεταξύ προώθησης και ανακατεύθυνσης είναι ότι ενώ η προώθηση πραγματοποιεί αυτόματα αλλαγές στο email σας και περιλαμβάνει λεπτομέρειες σχετικά με το μήνυμα ιστορικό, η ανακατεύθυνση αποστέλλει διακριτικά το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο ενδιαφερόμενο μέρος στην αρχική του γραπτή κατάσταση, κάνοντάς το να φαίνεται σαν να ελήφθη απευθείας από το πρωτότυπο αποστολέας. Αυτή είναι μια χρήσιμη λειτουργία εάν το ενδιαφερόμενο μέρος δεν χρειάζεται να γνωρίζει ότι λάβατε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για τα αρχεία σας, η ανακατεύθυνση αφήνει επίσης ένα αντίγραφο του μηνύματος στα εισερχόμενά σας ή στον καθορισμένο φάκελο. Ορίστε έναν κανόνα για αυτόματη ανακατεύθυνση αλληλογραφίας εάν χρειάζεται τακτικά να αναδρομολογείτε τα μηνύματα σε άλλα μέρη. Για παράδειγμα, ένας απόφοιτος κολεγίου, ο οποίος εξακολουθεί να λαμβάνει μηνύματα που αποστέλλονται στον λογαριασμό email του σχολείου του, μπορεί να ορίσει έναν κανόνα για αυτόματη ανακατεύθυνση αλληλογραφίας σε μια νέα διεύθυνση email.

Μερικές φορές οι αποστολείς χρησιμοποιούν τη Διαχείριση δικαιωμάτων πληροφοριών, μια επιλογή της Microsoft που παρέχει δικαιώματα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εμποδίζοντας τους παραλήπτες από την προώθηση, την ανακατεύθυνση ή την κοινή χρήση του μηνύματος με άλλους τρόπους. Είναι βέλτιστη πρακτική σε αυτές τις περιπτώσεις να ειδοποιήσετε τον αποστολέα ότι δεν είστε ο προβλεπόμενος παραλήπτης, σε περίπτωση που λάβατε το email κατά λάθος. Ο αποστολέας μπορεί να αφαιρέσει ή να αλλάξει τις άδειες ή μπορεί να στείλει ξανά το μήνυμα οι ίδιοι. Επίσης, για όσους προωθούν ένα μήνυμα, ειδικά αν το email περιέχει ευαίσθητα δεδομένα, επαναδρομολόγηση η αλληλογραφία σε μια διεύθυνση εκτός του δικτύου της εταιρείας σας ενδέχεται να παραβιάζει τις εσωτερικές πολιτικές και το απόρρητο του νόμου.