Η ύπαρξη ενός ψηφιακού συστήματος διαχείρισης αρχείων έχει ισχυρά επιχειρηματικά πλεονεκτήματα.
Καθώς η επιχείρησή σας περνά σε μια εποχή ψηφιακής διανομής, θα χρειαστεί να αποφασίσετε εάν θα κάνετε ή όχι τη μετάβαση από ένα σύστημα αρχειοθέτησης σε χαρτί σε ένα ψηφιακό σύστημα διαχείρισης αρχείων. Ενώ η αλλαγή σε ένα εξ ολοκλήρου ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης μπορεί να φαίνεται τρομακτική, τα έντονα πλεονεκτήματα της ύπαρξης ενός ψηφιακού συστήματος αρχειοθέτησης έχουν επηρεάσει πολλούς στην πραγματοποίηση της μετάβασης.
Μειωμένο κόστος
Λόγω του κόστους της ενοικίασης ακινήτου για την τεκμηρίωση αποθήκευσης, η ψηφιακή αρχειοθέτηση αρχίζει να εξοφλείται αμέσως μόλις εφαρμοστεί. Καθώς δεν υπάρχει φυσική γραφειοκρατία, το κόστος χειρισμού και μεταφοράς εγγράφων εμπρός και πίσω μειώνεται σημαντικά. Αυτό επιτρέπει επίσης τα έγγραφα που πρέπει να αποθηκευτούν ως χαρτί να αρχειοθετούνται σε μικρότερες και λιγότερο ακριβές τοποθεσίες.
Το βίντεο της ημέρας
Στρέφομαι στην οικολογία
Η μείωση του αποτυπώματος άνθρακα της επιχείρησής σας μπορεί να είναι ένας σημαντικός παράγοντας για την προσέγγιση της σημερινής πράσινης καταναλωτικής βάσης. Μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την εικόνα της εταιρείας, να δώσει φορολογικά οφέλη και να μειώσει το κόστος των προμηθειών. Ένα ψηφιακό σύστημα αρχειοθέτησης μπορεί να αλλάξει θετικά το σύνολο της βάσης για μια επιχείρηση και η μετάβαση σε ένα πιο «πράσινο» σύστημα μπορεί να δώσει άφθονες ευκαιρίες διαφήμισης.
Ομαλή ροή εργασίας
Η ανάκτηση έντυπων αντιγράφων εγγράφων που έχουν αρχειοθετηθεί και αποθηκευτεί φυσικά μπορεί να είναι μια χρονοβόρα διαδικασία που είναι ανοιχτή σε ανθρώπινο λάθος, προβλήματα ασφάλειας και σωματικές απώλειες. Αυτό δεν συμβαίνει με ένα ψηφιακό σύστημα. Μέσα σε λίγα λεπτά, είναι δυνατή η πρόσβαση σε ένα έγγραφο στο γραφείο του ατόμου που το χρειάζεται. Αυτό οδηγεί σε μικρότερη περίοδο εργασίας, επιτρέποντας ταχύτερη πρόοδο και περισσότερο χρόνο για την ανάπτυξη έργων.
Ανώτερη ασφάλεια
Ενώ ένα παραδοσιακό σύστημα αρχειοθέτησης σε χαρτί μπορεί να ανοίξει και να εξεταστεί από οποιονδήποτε έχει πρόσβαση σε αυτό, α Το ψηφιακό σύστημα αρχειοθέτησης μπορεί να παρέχει διαφορετικά επίπεδα προστασίας που μπορούν να διατηρήσουν έγγραφα εμπιστευτικός. Χρησιμοποιώντας κωδικούς πρόσβασης, καθορισμένους φακέλους για διαφορετικούς χρήστες, κρυπτογράφηση δεδομένων και διαδρομές ελέγχου που σας επιτρέπουν να διατηρείτε καταγραφή του ποιος έχει πρόσβαση σε ποια αρχεία και πότε, ένα σύστημα διαχείρισης αρχείων μπορεί να διατηρήσει τα έγγραφά σας πολύ πιο ασφαλή.
Αξιόπιστη αρχειοθέτηση
Έγγραφα έγγραφα και αρχεία μπορούν να καταστραφούν μέσω υπερβολικού χειρισμού, ζημιών από πυρκαγιά, ζημιών από πλημμύρες και άλλων φυσικών καταστροφών. Δεδομένου ότι τα δεδομένα μπορούν να αποθηκευτούν σε διακομιστές οπουδήποτε στον κόσμο, μπορείτε να αρχειοθετήσετε τα έγγραφα της επιχείρησής σας με ασφάλεια χωρίς να χρειάζεται να αγχώνεστε για πιθανές ζημιές ιδιοκτησίας. Μπορείτε επίσης να κάνετε τα αρχειοθετημένα δεδομένα σας φορητά, χρησιμοποιώντας πράγματα όπως αποσπώμενους σκληρούς δίσκους, USB stick και CD.
