Ανοίξτε το έγγραφο του Microsoft Word και σαρώστε κάθε σελίδα για συντομογραφίες που θέλετε να ενσωματώσετε σε μια λίστα. Κάντε διπλό κλικ ή κάντε κλικ και σύρετε μέσα σε μια λέξη ή φράση που αποτελεί σημαντική συντομογραφία, επιλέγοντάς την στο κείμενο.
Πατήστε "Shift-Alt-X" ή μεταβείτε στην καρτέλα "Αναφορές" της κορδέλας του Microsoft Word και κάντε κλικ στο στοιχείο "Σήμανση καταχώρισης" της ενότητας "Ευρετήριο", για να δημιουργήσετε μια καταχώριση ευρετηρίου με βάση την επιλογή κειμένου σας. Στο παράθυρο διαλόγου Επισήμανση καταχώρισης ευρετηρίου, κάντε κλικ στο κουμπί "Σήμανση" για να προσθέσετε τον όρο που επιλέξατε. Η πράξη επισήμανσης μιας καταχώρισης ευρετηρίου εισάγει κρυφούς κωδικούς στο έγγραφό σας για να προσδιορίσει την επιλογή. Συνεχίστε τη διαδικασία Mark Entry για να επισημάνετε κάθε όρο που πληροί τις προϋποθέσεις για τη λίστα σας ως προσθήκη στο Ευρετήριο.
Πατήστε "Ctrl-End" για να πλοηγηθείτε στο τέλος του εγγράφου σας. Πατήστε "Enter" για να προσθέσετε μια κενή γραμμή μετά το τέλος του κειμένου σας. Κάντε κλικ στο στοιχείο "Εισαγωγή ευρετηρίου" στην ενότητα Ευρετήριο της καρτέλας Αναφορά για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Ευρετήριο. Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" χωρίς να αλλάξετε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις ευρετηρίου.
Επιλέξτε το κείμενο του ευρετηρίου. Πατήστε "Ctrl-C" για να το αντιγράψετε στο πρόχειρο. Πατήστε "Ctrl-Alt-V" ή μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα της κορδέλας του Microsoft Word και κάντε κλικ στο βέλος στοιχείου "Επικόλληση" της ομάδας Πρόχειρου, για να αποκτήσετε πρόσβαση στην επιλογή "Ειδική επικόλληση". Επιλέξτε "Μη μορφοποιημένο κείμενο" ως λειτουργία επικόλλησης. Επιλέξτε το κείμενο που επικολλήσατε και αντιγράψτε το ξανά στο πρόχειρο.
Δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο του Microsoft Word και επικολλήστε το κείμενο ευρετηρίου που έχετε αντιγράψει ξανά σε αυτό. Κάντε κύλιση στο κείμενο και βρείτε την καταχώρηση ευρετηρίου με τον μεγαλύτερο αριθμό σελίδας μετά από αυτήν. Μετρήστε τον αριθμό των ψηφίων στον αριθμό σελίδας.
Πατήστε "Ctrl-H" για πρόσβαση στο Find and Replace. Πληκτρολογήστε ένα κόμμα ακολουθούμενο από ένα κενό στο πλαίσιο "Βρείτε τι". Μετά το διάστημα, πληκτρολογήστε τον συνδυασμό "^#," χωρίς τα σημεία στίξης, μία φορά για κάθε ψηφίο στον υψηλότερο αριθμό σελίδας στη λίστα. Για παράδειγμα, εάν η τελευταία καταχώριση εμφανίστηκε στη σελίδα 53 του κύριου εγγράφου Word, πληκτρολογήστε "^#^#" χωρίς τα εισαγωγικά.
Κάντε κλικ στο κουμπί "Αντικατάσταση όλων" για να αφαιρέσετε όλους τους αριθμούς σελίδων με το υψηλότερο ευρετήριο. Διαγράψτε το τελευταίο "^#" από το κείμενο Εύρεσης και κάντε ξανά κλικ στο κουμπί "Αντικατάσταση όλων" για να αφαιρέσετε το επόμενο σύνολο αριθμών. Συνεχίστε να συντομεύετε το κείμενο Εύρεση και να αντικαθιστάτε τους δείκτες αριθμού σελίδας ευρετηρίου μέχρι να τους αφαιρέσετε όλους.
Πατήστε "Ctrl-C" για να αντιγράψετε το επεξεργασμένο κείμενο ευρετηρίου στο πρόχειρο. Επικολλήστε το κείμενο ξανά στο κύριο έγγραφο του Word.
Δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο του Microsoft Word στο οποίο θα αφαιρέσετε τους αριθμούς σελίδων από το κείμενο που δημιουργήσατε ως ευρετήριο, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση Κατάργηση όλων για να εξαλείψετε τους αριθμούς. Εάν εκτελέσετε αυτήν τη λειτουργία σε ένα αρχείο Word που περιέχει άλλο κείμενο, διαγράφετε οποιοδήποτε αριθμητικό περιεχόμενο από αυτό.
Εάν το έγγραφό σας στο Microsoft Word περιέχει ήδη ένα ευρετήριο, δημιουργήστε ένα αντίγραφο του εγγράφου και διαγράψτε τις υπάρχουσες καταχωρήσεις ευρετηρίου από το διπλότυπο αρχείο. Για να βρείτε και να διαγράψετε τους δείκτες ευρετηρίου, μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχική σελίδα" της κορδέλας του Word, εντοπίστε την ομάδα "Παράγραφος" και κάντε κλικ στο στοιχείο "Εμφάνιση/Απόκρυψη σημείων επεξεργασίας". Επιλέξτε κάθε καταχώρηση ευρετηρίου, συμπεριλαμβανομένων των αγκύλων που την περιβάλλουν και διαγράψτε την από το αντίγραφο του εγγράφου. Αφού αφαιρέσετε τις αρχικές καταχωρήσεις ευρετηρίου, μπορείτε να εισαγάγετε τις δικές σας για να επισημάνετε τις συντομογραφίες.
Αντί να χρησιμοποιήσετε την εντολή "Ειδική επικόλληση" για να εισαγάγετε το περιεχόμενο ευρετηρίου στο αρχείο Word σας ως κανονικό κείμενο, μπορείτε να εκκινήσετε ένα εφαρμογή επεξεργασίας κειμένου όπως το Σημειωματάριο, ανοίξτε ένα νέο έγγραφο και επικολλήστε το κείμενο ευρετηρίου που αντιγράψατε από το Word στο έγγραφο παράθυρο. Επιλέξτε το κείμενο που επικολλήσατε, αντιγράψτε το ξανά στο πρόχειρο, επιστρέψτε στο Word και επικολλήστε το κείμενο στο έγγραφό σας. Αυτή η διαδικασία επικόλλησης/αντιγραφής καταγράφει το κείμενο των καταχωρήσεων και διακόπτει τη σύνδεσή τους με το κωδικοποιημένο περιεχόμενο ενός ευρετηρίου του Word.
Κάντε κλικ στο κουμπί "Περισσότερα" στη λειτουργία Αντικατάσταση για να αποκτήσετε πρόσβαση στο κουμπί "Ειδικό", το οποίο σας δίνει πρόσβαση στους κωδικούς που βρίσκουν ειδικούς χαρακτήρες και ακολουθίες στο κείμενό σας, συμπεριλαμβανομένου του κώδικα που βρίσκει οποιονδήποτε ψηφίο. Αυτή η επιλογή κωδικού εισάγει "^#" στο πεδίο Εύρεση.
Εάν αντιγράψετε το κείμενο ενός ευρετηρίου από ένα έγγραφο του Word και το επικολλήσετε σε άλλο αρχείο του Word, θα δείτε το μήνυμα "Δεν βρέθηκαν καταχωρήσεις ευρετηρίου". Αυτό συμβαίνει επειδή το κείμενο ευρετηρίου συνδέεται απευθείας με το έγγραφο. Το κωδικοποιημένο κείμενό του δεν θα μεταφραστεί σε άλλο έγγραφο του Word επειδή το Word συσχετίζει το περιεχόμενό του μόνο με το αρχείο στο οποίο το δημιουργείτε.
Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Microsoft Word 2013. Μπορεί να διαφέρει ελαφρώς ή σημαντικά με άλλες εκδόσεις ή προϊόντα.
