Μπορείτε να οργανώσετε το βιβλίο διευθύνσεών σας σε έναν πίνακα Access.
Η Microsoft Access παρέχει μια ιδανική τοποθεσία για την αποθήκευση των επαφών του βιβλίου διευθύνσεών σας. Αντί να αναζητάτε επαφές στο email σας ή σε ένα σωρό γραφικά, κρατήστε τις επαφές σας σε μια κεντρική τοποθεσία. Αφού δημιουργήσετε ένα βιβλίο διευθύνσεων στην Access, μπορείτε να στείλετε επιστολές και email από τη βάση δεδομένων. Είτε χρησιμοποιείτε την Access προσωπικά είτε επαγγελματικά, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα και να τον συμπληρώσετε με δεδομένα για να δημιουργήσετε ένα βιβλίο διευθύνσεων.
Βήμα 1
Δημιουργήστε μια νέα βάση δεδομένων της Microsoft Access ή ανοίξτε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων από την καρτέλα "Αρχείο" της κορδέλας στο επάνω μέρος της σελίδας. Μπορείτε να ενσωματώσετε το βιβλίο διευθύνσεών σας με άλλους πίνακες για να μεγιστοποιήσετε τις δυνατότητες της βάσης δεδομένων σας χρησιμοποιώντας μια υπάρχουσα βάση δεδομένων της Access. Εάν θέλετε μόνο η βάση δεδομένων να αποθηκεύει τις επαφές σας, δημιουργήστε μια νέα βάση δεδομένων από την αρχή.
Το βίντεο της ημέρας
Βήμα 2
Επιλέξτε την καρτέλα "Δημιουργία" της κορδέλας και κάντε κλικ στο κουμπί "Σχεδίαση πίνακα". Αυτό δημιουργεί έναν πίνακα από ένα κενό πρότυπο και σας επιτρέπει να εισάγετε τα κατάλληλα πεδία και τύπους δεδομένων. Ένας πίνακας μοιάζει με υπολογιστικό φύλλο του Excel, αλλά έχει μια καθορισμένη εσωτερική δομή που προσδιορίζετε στην "Προβολή σχεδίασης" του πίνακα.
Βήμα 3
Πληκτρολογήστε τα πεδία που θέλετε να είναι διαθέσιμα στη στήλη "Όνομα πεδίου" του πλέγματος σχεδίασης πίνακα. Τα πεδία σας πρέπει να περιλαμβάνουν "Όνομα", "Αριθμός τηλεφώνου", "Διεύθυνση οδού", "Email" και όλα τα άλλα κατάλληλα πεδία. Αφήστε τον "Τύπος δεδομένων" ως "Κείμενο" για τα περισσότερα από τα πεδία σας, εκτός από τυχόν αριθμητικά πεδία όπως "Αριθμός τηλεφώνου".
Βήμα 4
Κάντε δεξί κλικ στο μοναδικό αναγνωριστικό και επιλέξτε "Πρωτεύον κλειδί". Τα "Πρωτεύοντα κλειδιά" σάς επιτρέπουν να δημιουργείτε σχέσεις μεταξύ πινάκων. Δεδομένου ότι το πεδίο "Κύριο κλειδί" έχει ένα μοναδικό σύνολο χαρακτήρων για κάθε εγγραφή, οι χαρακτήρες βοηθούν στον εντοπισμό εγγραφών στον πίνακά σας.
Βήμα 5
Επιλέξτε την καρτέλα "Αρχική σελίδα" της κορδέλας, κάντε κλικ στο "Προβολή" και επιλέξτε "Προβολή φύλλου δεδομένων". Εισαγάγετε όλες τις πληροφορίες του βιβλίου διευθύνσεών σας στον πίνακα και πατήστε το εικονίδιο "Αποθήκευση" στην επάνω αριστερή γωνία. Κάντε κλικ στο βέλος στην κεφαλίδα του πεδίου και επιλέξτε "Ταξινόμηση Α σε Ω" ή "Ταξινόμηση Ζ σε Α" για να αναδιατάξετε τη σειρά.
Υπόδειξη
Μορφοποιήστε το πεδίο "Αριθμός τηλεφώνου" για να εμφανίζονται όλοι οι αριθμοί τηλεφώνου σας σε συνεπή μορφή. Επιλέξτε τον "Οδηγό μάσκας εισόδου" από τις "Ιδιότητες πεδίου" του πίνακα "Προβολή σχεδίασης" και επιλέξτε "Αριθμός τηλεφώνου".
