Πώς μπορώ να μειώσω το μέγεθος των αρχείων Excel;

Η προσθήκη μεγάλου εύρους δεδομένων, ενσωματωμένων εικόνων ή πολύπλοκης μορφοποίησης αυξάνει ελαφρώς το μέγεθος ενός αρχείου Excel. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ωστόσο, τα μεγέθη αρχείων του Excel βγαίνουν εκτός ελέγχου χωρίς φαινομενικά κανένα λόγο. Συχνά, αυτό το πρόβλημα προκαλείται από την αποθήκευση ρυθμίσεων μορφοποίησης του Excel για κελιά πολύ έξω από το εύρος των πραγματικών δεδομένων. Για να διορθώσετε το πρόβλημα, διαγράψτε τις σειρές και τις στήλες μετά το τέλος των δεδομένων σας. Για περαιτέρω εξοικονόμηση χώρου, μετατρέψτε παλιά αρχεία Excel στη μορφή XLSX ή τη μορφή Βιβλίο εργασίας Binary.

Κατά τη μορφοποίηση πολλών κελιών -- όπως η αλλαγή του χρώματος φόντου για ένα ολόκληρο φύλλο εργασίας -- συνήθως μόνο το Excel αποθηκεύει πληροφορίες σχετικά με κελιά που περιέχουν δεδομένα, παρόλο που εφαρμόζει οπτικά την αλλαγή σε όλα τα επιλεγμένα κύτταρα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, όπως εάν έχετε μια εσφαλμένη τιμή σε μια μακρινή στήλη, το Excel αποθηκεύει υπερβολικά δεδομένα μορφοποίησης και δημιουργεί μεγάλα αρχεία. Για να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου, επιλέξτε τη στήλη στα δεξιά της τελευταίας συμπληρωμένης στήλης, πατήστε "Ctrl-Shift-Δεξιά" για να επιλέξετε τις υπόλοιπες στήλες, κάντε δεξί κλικ στην επιλεγμένη περιοχή και επιλέξτε "Διαγραφή". Επιλέξτε τις πλεονάζουσες σειρές κάτω από τα δεδομένα σας με "Ctrl-Shift-Down και επαναλάβετε τα βήματα που χρησιμοποιήθηκαν για στήλες..

Τα αρχεία που δημιουργήθηκαν με εκδόσεις του Excel πριν από το 2007, που χρησιμοποιούν την επέκταση XLS, μπορεί να καταλαμβάνουν έως και περισσότερο από το διπλάσιο χώρο σε σχέση με αυτά με τη νεότερη επέκταση XLSX. Εφόσον δεν χρειάζεστε συμβατότητα προς τα πίσω με παλιές εκδόσεις του Excel, μετατρέψτε το αρχείο εκτελώντας "Αποθήκευση ως..." και επιλέγοντας "Βιβλίο εργασίας Excel" στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο "Αποθήκευση ως τύπος... ." Μπορείτε να συρρικνώσετε ακόμα περισσότερο τα αρχεία και να βελτιώσετε την ταχύτητα αποθήκευσης χρησιμοποιώντας τον τύπο αρχείου Excel Binary Workbook, αλλά αυτό εμποδίζει τα εναλλακτικά προγράμματα υπολογιστικών φύλλων να φορτώσουν το αρχείο.