Κάντε κλικ και σύρετε για να επιλέξετε τα κελιά για τον πίνακά σας. Για παράδειγμα, επιλέξτε τα κελιά "A2:E50" για να επιλέξετε μια περιοχή με 5 στήλες και 50 σειρές.
Κάντε κλικ στην καρτέλα "Εισαγωγή" στην κορδέλα εντολών και κάντε κλικ στο "Πίνακας" στην ομάδα Πίνακες για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου. Επιλέξτε "Ο πίνακάς μου έχει κεφαλίδες" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK" για να δημιουργήσετε στήλες με δυνατότητα ταξινόμησης με κουμπιά βέλους για ταξινόμηση.
Εισαγάγετε τις κεφαλίδες της κατηγορίας, όπως Όνομα, Επώνυμο, Διεύθυνση και Email.
Κάντε κλικ στον πίνακα για να εμφανιστεί η κορδέλα Εργαλεία πίνακα με την καρτέλα Σχεδίαση. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Σχεδίαση" για να εμφανίσετε τα εργαλεία στυλ, όπως τη συλλογή των μικρογραφιών στην ομάδα Στυλ πίνακα. Για παράδειγμα, κάντε κλικ στο κουμπί "Περισσότερα" στα Στυλ πίνακα για να ανοίξετε το γράφημα που περιλαμβάνει τις ενότητες Προσαρμοσμένο, Ελαφρύ και Μεσαίο και, στη συνέχεια, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από ένα δείγμα χρώματος για να κάνετε προεπισκόπηση του εφέ. Επιλέξτε την προτιμώμενη μικρογραφία για να ενημερώσετε το χρώμα και το σχέδιο του πίνακα.
Κάντε κλικ σε ένα κελί, πληκτρολογήστε τα δεδομένα και, στη συνέχεια, πατήστε "Tab" για να μετακινήσετε τον κέρσορα στο επόμενο κελί.
Πατήστε "Ctrl-S" για να αποθηκεύσετε αυτό το βιβλίο εργασίας.
Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" στην κορδέλα εντολών και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Νέο" για να ανοίξετε τη λίστα προτύπων.
Εισαγάγετε "βιβλίο διευθύνσεων" (χωρίς εισαγωγικά) στο πλαίσιο "Αναζήτηση διαδικτυακών προτύπων" και πατήστε "Enter" για να εμφανιστούν οι μικρογραφίες στα αποτελέσματα αναζήτησης. Στα παραδείγματα περιλαμβάνονται τα "Βιβλίο διευθύνσεων", "Προσωπικό βιβλίο διευθύνσεων" και "Λίστα επαφών με πελάτες".
Κάντε κλικ σε μια προτιμώμενη μικρογραφία προτύπου για να κάνετε προεπισκόπηση μιας μεγεθυσμένης έκδοσης με την περιγραφή, το μέγεθος λήψης και τη βαθμολογία της. Κάντε κλικ στο "Δημιουργία" για να αντιγράψετε αυτό το πρότυπο σε ένα νέο βιβλίο εργασίας.
Κάντε κλικ στον πίνακα και ενημερώστε τη μορφή, τη διάταξη ή το στυλ με τα εργαλεία κορδέλας και τις επιλογές Εργαλεία πίνακα. Για παράδειγμα, κάντε τα δεδομένα πιο ευανάγνωστα στις γραμμές και τις στήλες επιλέγοντας ή αποεπιλέγοντας επιλογές, όπως π.χ. "Ζωνοποιημένες γραμμές" και "Στήλες με ζώνη" στην ομάδα Επιλογές στυλ πίνακα στην καρτέλα Σχεδίαση των Εργαλείων πίνακα ταινία.
Κάντε κλικ σε ένα κελί, εισαγάγετε τα δεδομένα της επαφής και, στη συνέχεια, πατήστε "Tab" για να μετακινήσετε τον κέρσορα στο κελί της επόμενης στήλης πίνακα.
Πατήστε "Ctrl-S" για να αποθηκεύσετε αυτό το βιβλίο εργασίας.
Το φύλλο εργασίας του Excel παρέχει την πηγή δεδομένων για την επιλογή συγχώνευσης αλληλογραφίας του Microsoft Word για τη δημιουργία ετικετών αλληλογραφίας. Καθώς σχεδιάζετε τις κατηγορίες των φύλλων εργασίας σας, βεβαιωθείτε ότι αυτές οι κατηγορίες θα ταιριάζουν με τα πεδία που απαιτούνται στη συγχώνευση αλληλογραφίας. Για πρότυπα που εμφανίζουν το όνομα ως κεφαλίδα μιας κατηγορίας, εισαγάγετε μια νέα στήλη για να διατηρήσετε τα ονόματα και τα επώνυμα σε ξεχωριστές στήλες για γράμματα φόρμας. Η κορδέλα του Word περιλαμβάνει την καρτέλα Αλληλογραφία με τις επιλογές της ομάδας Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας.
Για να ελέγξετε για διπλά δεδομένα, όπως καταχωρήσεις με το ίδιο επίθετο, κάντε κλικ στον πίνακα για να εμφανιστεί ο πίνακας Κορδέλα εργαλείων, κάντε κλικ στην καρτέλα "Σχεδίαση" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Κατάργηση διπλότυπων" στην ομάδα Εργαλεία για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου κουτί. Επιλέξτε τα φίλτρα στηλών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK" για να φιλτράρετε και να αφαιρέσετε τα διπλότυπα δεδομένα.
Αποθηκεύστε μια έκδοση του φύλλου εργασίας ως πρότυπο για να δημιουργήσετε μελλοντικά βιβλία διευθύνσεων με συνεπές στυλ. Επιλέξτε "Πρότυπο Excel (.xltx)" στο πεδίο Αποθήκευση ως Τύπος στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως. Για να βρείτε αυτό το πρότυπο, πατήστε "Windows-F" για να εμφανιστεί το πλαίσιο αναζήτησης και πληκτρολογήστε ".xltx" (χωρίς εισαγωγικά). Πατήστε "Enter" για να εμφανιστεί η λίστα αναζήτησης και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πρότυπο.
Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Microsoft Excel 2013, Small Office Premium. Μπορεί να διαφέρει ελαφρώς ή σημαντικά με άλλες εκδόσεις ή προϊόντα.
