Ένα υπολογιστικό φύλλο excel και μια αριθμομηχανή.
Πίστωση εικόνας: Minerva Studio/iStock/Getty Images
Όταν εργάζεστε σε μεγάλα υπολογιστικά φύλλα στο Excel 2013, ιδιαίτερα σε αργό υπολογιστή, η διαδικασία υπολογισμού μπορεί να διαρκέσει πολύ για να ολοκληρωθεί. Ένας εύκολος τρόπος για να "κόψετε το χρόνο αναμονής" είναι να αλλάξετε τη λειτουργία υπολογισμού στο Excel. Μάθετε για τους διαθέσιμους τύπους υπολογισμών, γιατί ένας χρήστης του Excel μπορεί να θέλει να αλλάξει από τη μια λειτουργία στην άλλη και μερικές από τις παγίδες που πρέπει να προσέξετε με τον μη αυτόματο υπολογισμό.
Τύποι υπολογισμών που είναι διαθέσιμοι στο Excel
Υπάρχουν τρεις τύποι υπολογισμών διαθέσιμοι στο Excel. Η προεπιλεγμένη ρύθμιση είναι "Αυτόματη". Σε αυτήν τη λειτουργία, όλοι οι τύποι στο υπολογιστικό φύλλο υπολογίζονται εκ νέου κάθε φορά που αλλάζουν δεδομένα.
Το βίντεο της ημέρας
Σε μικρά αρχεία, η χρονική καθυστέρηση για τον επανυπολογισμό είναι απαρατήρητη. Για μεγάλα αρχεία με πολλούς πίνακες δεδομένων, η χρονική καθυστέρηση μπορεί να είναι τεράστια. Για το λόγο αυτό, η επιλογή "Αυτόματα εκτός από πίνακες δεδομένων" μπορεί να είναι χρήσιμη. Οι πίνακες δεδομένων απορροφούν πόρους του συστήματος. Πολλοί πίνακες δεδομένων σε ένα υπολογιστικό φύλλο μπορεί να χρειαστούν μερικά δευτερόλεπτα για να ανανεωθούν ο καθένας με κάθε αλλαγή που γίνεται στο υπολογιστικό φύλλο.
Ο "Μη αυτόματος" υπολογισμός κρατά όλες τις ενημερώσεις μέχρι να είστε έτοιμοι για αυτές. Το κλειδί συντόμευσης για την ενημέρωση ολόκληρου του αρχείου είναι "F9", που ονομάζεται επίσης "Υπολογισμός τώρα". Το μειονέκτημα αυτής της επιλογής είναι ότι οι ενημερώσεις υπολογισμών μπορούν να ξεχαστούν και να εμφανίζονται εσφαλμένα δεδομένα.
Χρήση της κορδέλας για την αλλαγή των λειτουργιών υπολογισμού
Το πιο γρήγορο μέρος για να αλλάξετε τη λειτουργία υπολογισμού είναι στην κορδέλα Formula του Excel. Στην ομαδοποίηση Υπολογισμός, στη δεξιά πλευρά της κορδέλας, υπάρχει ένα αναπτυσσόμενο κουμπί για τις "Επιλογές Υπολογισμού". Επιλέξτε μια επιλογή που λειτουργεί καλύτερα για το τρέχον αρχείο. Υπάρχουν δύο άλλα σημαντικά κουμπιά στην ομαδοποίηση Υπολογισμός. Το "Υπολογισμός τώρα" ενημερώνει ολόκληρο το βιβλίο εργασίας. Το "Υπολογισμός φύλλου εργασίας" ενημερώνει μόνο το τρέχον φύλλο, το οποίο είναι πολύ πιο γρήγορο σε ένα μεγάλο αρχείο.
Χρήση του Μενού για Αλλαγή Επιλογών Υπολογισμού
Για όσους προτιμούν να χρησιμοποιούν το μενού τους για να κάνουν την αλλαγή, οι λειτουργίες υπολογισμού βρίσκονται στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογές Excel στην καρτέλα τύπου. Αυτό μπορεί να βρεθεί στο μενού Αρχείο.
Η Microsoft εξετάζει την επιλογή κάτω από τον Μη αυτόματο υπολογισμό για "Επανυπολογισμός βιβλίου εργασίας πριν από την αποθήκευση" στην τέταρτη λειτουργία υπολογισμού, αλλά δεν είναι διαθέσιμη από την Κορδέλα. Το να διατηρείτε επιλεγμένο το πλαίσιο είναι ανεκτίμητο για τις στιγμές που η ρύθμιση Manual έχει ξεχαστεί.
Για όσους προτιμούν να χρησιμοποιούν το πληκτρολόγιο, το "Alt-F" ανοίγει το μενού "Αρχείο" και μετά το "T" επιλέγει Επιλογές Excel. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος για να μεταβείτε στους τύπους στο πλαίσιο διαλόγου. Τέλος, επιλέξτε μια λειτουργία υπολογισμού: "Alt-A" για Αυτόματο, "Alt-D" για Αυτόματο με πίνακες δεδομένων ή "Alt-M" για μη αυτόματο υπολογισμό.
Σημαντικά ζητήματα σχετικά με τις λειτουργίες υπολογισμού
Είναι ζωτικής σημασίας να θυμάστε ότι μια αλλαγή στη λειτουργία υπολογισμού επηρεάζει όλα τα ανοιχτά αρχεία, ανεξάρτητα από τον τρόπο με τον οποίο αποθηκεύτηκαν αρχικά. Τα πρότυπα είναι η μόνη εξαίρεση σε αυτό. διατηρούν τον τρόπο υπολογισμού με τον οποίο δημιουργήθηκαν, μέχρι να αποθηκευτούν ξανά. Για παράδειγμα, εάν το "Φύλλο 1" του αρχείου Α είναι ενεργό αλλά το αρχείο Β είναι επίσης ανοιχτό, όταν αλλάξει ο τρόπος υπολογισμού στο Αρχείο Α, επηρεάζει κάθε φύλλο και στα δύο αρχεία. Για το λόγο αυτό, εάν σκοπεύετε να αλλάξετε τη λειτουργία υπολογισμού, κλείστε πρώτα τυχόν περιττά αρχεία.
