Κάντε κλικ στο κουμπί "Εμφάνιση/Απόκρυψη" -- το σύμβολο της παραγράφου στην ενότητα Παράγραφος της καρτέλας Αρχική σελίδα -- για να εμφανιστούν σύμβολα μορφοποίησης στο έγγραφό σας. Αυτά τα σύμβολα διευκολύνουν την εύρεση των διαλειμμάτων.
Τοποθετήστε τον κέρσορα ακριβώς μπροστά από τη σειρά των κουκκίδων που υποδηλώνουν διάλειμμα και πατήστε "Del" για να αφαιρέσετε το διάλειμμα. Η τοποθέτηση του δρομέα μετά από ένα διάλειμμα και το πάτημα του "Backspace" δεν θα λειτουργήσει, καθώς το πλήκτρο "Backspace" αγνοεί τις διακοπές και αντ' αυτού διαγράφει το επόμενο γράμμα.
Κάντε κλικ στην "Αντικατάσταση" στην ενότητα Επεξεργασία της καρτέλας "Αρχική σελίδα" ή πατήστε "Ctrl-H" για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση, το οποίο μπορεί να αναζητήσει και να αφαιρέσει πολλές διακοπές ταυτόχρονα.
Πατήστε το κουμπί "Περισσότερα" -- το οποίο αλλάζει σε "Λιγότερο" αφού κάνετε κλικ σε αυτό -- για να ανοίξετε πρόσθετες επιλογές. Κάντε κλικ στο "Ειδικό" και επιλέξτε έναν τύπο διαλείμματος για εύρεση, όπως "Αλλαγή ενότητας". Όταν επιλέγετε μια επιλογή, το Word εισάγει έναν κωδικό που αντιπροσωπεύει τη διακοπή στο πεδίο "Βρείτε τι", όπως "^b" για μια αλλαγή ενότητας ή "^m" για μια αλλαγή σελίδας. Ως συντόμευση, πληκτρολογήστε έναν από αυτούς τους κωδικούς με το χέρι.
Κάντε κλικ στο "Αντικατάσταση όλων" για να διαγράψετε κάθε αλλαγή του επιλεγμένου τύπου. Για να αντικαταστήσετε τις διακοπές με άλλο τύπο μορφοποίησης, τοποθετήστε πρώτα τον κέρσορα στο πεδίο "Αντικατάσταση με" και πατήστε "Ειδικό" για να επιλέξετε μια επιλογή, όπως "Μη αυτόματη αλλαγή γραμμής" -- "^l".
Για να αναζητήσετε και να αντικαταστήσετε τα διαλείμματα ένα κάθε φορά, κάντε κλικ στην επιλογή "Εύρεση επόμενου" αντί για "Αντικατάσταση όλων". Όταν το Word επισημαίνει ένα συγκεκριμένο διάλειμμα, κάντε κλικ είτε στο "Αντικατάσταση" για να το αντικαταστήσετε ή πατήστε ξανά "Εύρεση επόμενου" για παράβλεψη το.
Στο παράθυρο Εύρεση και αντικατάσταση, πληκτρολογήστε "^13" για αλλαγή παραγράφου ή "^n" για αλλαγή στήλης. Ο κώδικας "^m", που χρησιμοποιείται συνήθως για την εύρεση αλλαγών σελίδας, μπορεί να βρει αλλαγές σελίδας και ενότητας εάν ενεργοποιήσετε τη "Χρήση χαρακτήρων μπαλαντέρ".
Το Word επιβάλλει έναν περιορισμό στην εύρεση και αντικατάσταση σπασίματος: Δεν μπορείτε να αντικαταστήσετε υπάρχον κείμενο ή αλλαγές με μια νέα αλλαγή ενότητας. Ο κώδικας "^b" λειτουργεί μόνο στο πεδίο "Εύρεση τι" και η τοποθέτηση "^m" στο πεδίο "Αντικατάσταση με" δημιουργεί πάντα αλλαγές σελίδας. Για να προσθέσετε νέες αλλαγές ενοτήτων, τοποθετήστε τις με το χέρι με το κουμπί "Διακοπές" στην καρτέλα Διάταξη σελίδας.
Όταν διαγράφετε ένα διάλειμμα μεταξύ δύο ενοτήτων, το Word χρησιμοποιεί τη μορφοποίηση από την τελευταία ενότητα για τη νέα συνδυασμένη ενότητα. [Δείτε την αναφορά 2.] Εάν διαγράψετε όλες τις αλλαγές ενότητας με Εύρεση και αντικατάσταση, ολόκληρο το έγγραφό σας θα λάβει τη μορφοποίηση της τελικής ενότητας.
