Η ενεργοποίηση της αυτόματης συμπλήρωσης βοηθά στον εξορθολογισμό της διαδικασίας εισαγωγής δεδομένων.
Ενεργοποιήστε τις συνδέσεις μεταξύ των πινάκων για να διασφαλίσετε ότι μοιράζονται μια σχέση -- χωρίς σχεσιακά δεδομένα, δεν μπορείτε να συμπληρώσετε αυτόματα την Access 2013. Συσχετίστε πίνακες μπαίνοντας στον Σχεδιαστή Πίνακα και προβάλλοντας τον πίνακα της επιλογής σας. Στην καρτέλα Τύπος δεδομένων, επιλέξτε "Αναζήτηση" από το αναπτυσσόμενο μενού για να εκκινήσετε το παράθυρο "Οδηγός αναζήτησης". Επιλέξτε την επιλογή "Θέλω το πεδίο αναζήτησης να λάβει τις τιμές από άλλο πίνακα ή ερώτημα." Βεβαιωθείτε ότι αυτή η επιλογή είναι ενεργοποιημένη για όλους τους πίνακες που θέλετε να συνδέσετε.
Επιλέξτε τον συνδεδεμένο πίνακα της επιλογής σας στην Προβολή πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Φύλλο ιδιοτήτων. Επιλέξτε "Εκδήλωση". Στην ενότητα After Update, κάντε κλικ στο κουμπί με τις ελλείψεις και επιλέξτε "Code Builder" από το μενού που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK" για να επιβεβαιώσετε την επιλογή.
Πληκτρολογήστε το όνομα του πεδίου για το οποίο θέλετε να ενεργοποιήσετε την αυτόματη συμπλήρωση. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να συμπληρώσετε τα πεδία που έχετε ονομάσει "ProductName" και "Serial" με βάση τα υπάρχοντα δεδομένα, πληκτρολογήστε "ProductName" και "Serial" -- ακριβώς όπως έχετε γράψει αυτά τα πεδία, συμπεριλαμβανομένης της κατάλληλης πεζογραφίας -- στο μορφή. Ενώστε τα πεδία με "=", αφήνοντας ένα κενό σε κάθε πλευρά του "=." Τώρα, όταν πληκτρολογείτε ένα όνομα προϊόντος σε νέο πίνακα ή ενημέρωση υπάρχοντος πίνακα, η Access θα συμπληρώσει αυτόματα το πεδίο σειριακού αριθμού. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε από τις προηγούμενες τιμές μέσω ενός αναπτυσσόμενου μενού.
Υπόδειξη
Ως εναλλακτικός τρόπος σύνδεσης και δημιουργίας σχέσεων μεταξύ πινάκων, αποκτήστε πρόσβαση στο Σχεδιασμό πινάκων και σύρετε και αποθέστε το στοιχείο της επιλογής σας από έναν πίνακα σε έναν άλλο πίνακα.
Για να περιορίσετε την αυτόματη συμπλήρωση μόνο σε μία στήλη ενός πεδίου, πληκτρολογήστε τον αριθμό της στήλης σε παρένθεση δίπλα στο όνομα του πεδίου στη φόρμα Μετά την ενημέρωση -- "Σειρά (2)", για παράδειγμα. Θυμηθείτε, στην Access 2013, οι αριθμοί στηλών ξεκινούν από "0" αντί "1".
Η αυτόματη συμπλήρωση δεν είναι η μόνη αυτόματη λειτουργία σε αυτό το εργαλείο βάσης δεδομένων. Όταν δημιουργείτε έναν νέο πίνακα ή ενημερώνετε έναν υπάρχοντα πίνακα στην Access 2013, το πρόγραμμα δημιουργεί αυτόματα δύο διαφορετικές προβολές – μια προβολή λίστας τύπου φόρμας και μια προβολή φύλλου δεδομένων που μοιάζει με υπολογιστικό φύλλο. Δεν χρειάζεται να κάνετε κάποια ειδική ενέργεια για να ενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα.
