Τα δεδομένα μπορούν να έρθουν σε εσάς σε πολλές διαφορετικές μορφές από πολλές διαφορετικές πηγές. Είτε πρόκειται για λίστα επαφών, πίνακα εγγραφών λογαριασμού ή ευρετήριο αποθέματος, μερικές φορές χρειάζεται να μεταφέρετε δεδομένα από το Microsoft Word σε μια βάση δεδομένων της Microsoft Access. Οι εισαγωγές είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να μετακινήσετε δεδομένα από ένα έγγραφο του Word σε έναν πίνακα ή μια βάση δεδομένων της Access. Αυτές οι οδηγίες ισχύουν για το Microsoft Word 2010 και τη Microsoft Access 2010.
Βήμα 1
Προετοιμάστε τα δεδομένα στο έγγραφο του Word για εισαγωγή. Δομήστε τα δεδομένα σε μορφή οριοθετημένου ή σταθερού πλάτους. Οι οριοθετημένες μορφές χωρίζουν τα πεδία με έναν μόνο χαρακτήρα, όπως κόμμα ή ερωτηματικό. Οι μορφές σταθερού πλάτους τακτοποιούν τα δεδομένα έτσι ώστε το πλάτος κάθε πεδίου να παραμένει σταθερό για να υποδηλώνει πότε τελειώνει το ένα πεδίο και ξεκινά το επόμενο. Και οι δύο μορφές απαιτούν κάθε εγγραφή να βρίσκεται σε ξεχωριστή γραμμή. Αυτές οι μορφές λένε στην Access πού να τοποθετήσει τα δεδομένα μετά την εισαγωγή.
Το βίντεο της ημέρας
Βήμα 2
Αποθηκεύστε το έγγραφο του Word ως αρχείο απλού κειμένου. Η Access μπορεί να διαβάσει μόνο δεδομένα που είναι σε μορφή απλού κειμένου, CSV ή Excel. Μόλις αποθηκευτεί, κλείστε το αρχείο.
Βήμα 3
Εκκινήστε τη Microsoft Access και ανοίξτε μια νέα βάση δεδομένων ή μια υπάρχουσα βάση δεδομένων όπου θα αποθηκεύσετε τα εισαγόμενα δεδομένα. Επιλέξτε έναν νέο πίνακα ή έναν υπάρχοντα πίνακα στον οποίο θα αποθηκεύσετε τα δεδομένα. Εάν επιλέξετε έναν υπάρχοντα πίνακα, η Access θα προσαρτήσει τα δεδομένα στον υπάρχοντα πίνακα στην υπάρχουσα μορφή. Τα εισαγόμενα δεδομένα πρέπει να ταιριάζουν με τη μορφή και τη δομή του υπάρχοντος πίνακα.
Βήμα 4
Μεταβείτε στην καρτέλα "Εξωτερικά δεδομένα", εντοπίστε την ομάδα "Εισαγωγή" και κάντε κλικ στο εικονίδιο "Αρχείο κειμένου". Αυτό ανοίγει το παράθυρο διαλόγου "Λήψη εξωτερικών δεδομένων - αρχείο κειμένου".
Βήμα 5
Περιηγηθείτε ή πληκτρολογήστε το όνομα του αρχείου κειμένου που ετοιμάσατε νωρίτερα στο πλαίσιο "Όνομα αρχείου". Καθορίστε πού θέλετε να αποθηκεύονται τα δεδομένα. Για νέο πίνακα, κάντε κλικ στην επιλογή "Εισαγωγή των δεδομένων προέλευσης σε νέο πίνακα στην τρέχουσα βάση δεδομένων." Για ένα υπάρχον πίνακα, κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη αντιγράφου των εγγραφών στον πίνακα" και επιλέξτε τον κατάλληλο πίνακα από το αναπτυσσόμενο μενού λίστα.
Βήμα 6
Κάντε κλικ στο "OK" για να συνεχίσετε και ανοίξτε τον "Οδηγό εισαγωγής κειμένου". Η Access θα σαρώσει τα δεδομένα και θα προτείνει μια δομή αρχείου. Επιβεβαιώστε ή επιλέξτε την επιλογή που ταιριάζει με τη μορφή του αρχείου σας: "Οριοθετημένο" ή "Σταθερό πλάτος". Κάντε κλικ στο "Επόμενο".
Βήμα 7
Εάν χρησιμοποιείτε οριοθετημένη μορφή, επιλέξτε τον χαρακτήρα που χρησιμοποιείται για την οριοθέτηση των πεδίων. Εάν το αρχείο περιέχει προσδιοριστικό κειμένου, επιλέξτε τον προσδιορισμό που έχετε χρησιμοποιήσει στο πλαίσιο "Προκριματικό κειμένου". Εάν η πρώτη σειρά του εγγράφου του Word περιέχει τα ονόματα πεδίων, επιλέξτε "Η πρώτη σειρά περιέχει ονόματα πεδίων". Αν είσαι χρησιμοποιώντας μια μορφή σταθερού πλάτους, ελέγξτε τα δεδομένα και τη δομή που εμφανίζονται και προσαρμόστε τη θέση της στήλης εάν είναι απαραίτητο. Κάντε κλικ στο "Επόμενο".
Βήμα 8
Ελέγξτε τα δεδομένα και τη δομή άλλη μια φορά πριν συνεχίσετε. Εάν πρέπει να καθορίσετε πρόσθετες πληροφορίες για οποιοδήποτε από τα πεδία, κάντε κλικ στην κεφαλίδα του πεδίου και εισαγάγετε τα κατάλληλα δεδομένα για το "Όνομα πεδίου" και τον "Τύπος δεδομένων". Για να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο στο επιλεγμένο πεδίο, ορίστε το "Ευρετήριο" σε "Ναι". Για να εξαιρέσετε το επιλεγμένο πεδίο στην εισαγωγή, επιλέξτε "Να μην γίνει εισαγωγή πεδίου (Παράλειψη)." Κάντε κλικ "Επόμενο."
Βήμα 9
Δημιουργήστε ένα πρωτεύον κλειδί εάν κάνετε εισαγωγή σε νέο πίνακα. Μπορείτε να επιλέξετε "Να επιτρέπεται η πρόσβαση να προσθέσει πρωτεύον κλειδί", το οποίο συμπληρώνει αυτόματα μια ακολουθία αναγνωριστικών, να επιλέξετε το δικό σας πρωτεύον κλειδί από ένα από τα πεδία προέλευσης ή να επιλέξετε "Χωρίς πρωτεύον κλειδί". Κάντε κλικ στο "Επόμενο".
Βήμα 10
Για νέο πίνακα, επιβεβαιώστε ή τροποποιήστε το όνομα για τον νέο πίνακα στο πλαίσιο "Εισαγωγή σε πίνακα". Κάντε κλικ στο "Τέλος" για να εισαγάγετε τα δεδομένα. Θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου για να υποδείξει την κατάσταση της εισαγωγής.
Πράγματα που θα χρειαστείτε
Υπολογιστή
Microsoft Word 2010
Microsoft Access 2010
