Χρήσεις Υπολογιστών σε Κυβερνητικά Γραφεία

Όπως οι επιχειρήσεις, τα γραφεία της πολιτείας και της ομοσπονδιακής κυβέρνησης χρησιμοποιούν υπολογιστές. Οι κρατικοί υπάλληλοι πρέπει να οργανώνουν συναντήσεις και να διανέμουν διάφορες εκθέσεις. Οι υπολογιστές βοηθούν αυτούς τους εργαζόμενους να επισπεύσουν αυτές τις εργασίες, καθώς οι περισσότεροι υπολογιστές που έχουν εκδοθεί από την κυβέρνηση περιέχουν πολυάριθμο λογισμικό προγράμματα όπως η επεξεργασία κειμένου, τα υπολογιστικά φύλλα και τα προγράμματα διαχείρισης βάσεων δεδομένων, σύμφωνα με το Bureau of Labor Στατιστική. Οι χρήσεις υπολογιστών στα κυβερνητικά γραφεία περιλαμβάνουν επίσης διάφορες λειτουργίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διανομή πληρωμών, τήρηση αρχείων και ακόμη και συντονισμό αποστολών.

Τα κυβερνητικά γραφεία που διαθέτουν υπολογιστές συνήθως διαθέτουν κάποιο είδος συστήματος email. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιτρέπουν στους κρατικούς υπαλλήλους να συνθέτουν, να στέλνουν ή να διαβάζουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από άλλους εργαζόμενους και άτομα εκτός της εταιρείας. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος του κρατικού γραφείου ανεργίας μπορεί να απαντήσει στην ερώτηση ενός ατόμου σχετικά με την καταλληλότητα μέσω email. Αυτό θα μπορούσε αναπόφευκτα να εξοικονομήσει χρόνο στην εργαζόμενη, καθώς δεν θα χρειαζόταν να μιλήσει με το άτομο μέσω τηλεφώνου. Οι κυβερνητικοί υπάλληλοι ενδέχεται επίσης να χρησιμοποιούν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να διανέμουν αντίγραφα αναφορών ή παρουσιάσεων.

Τα κρατικά και ομοσπονδιακά γραφεία χρησιμοποιούν υπολογιστές για τη διανομή πληρωμών στους ανθρώπους. Αυτές οι πληρωμές μπορούν να αποσταλούν ηλεκτρονικά όπως οι περισσότερες πληρωμές Κοινωνικής Ασφάλισης ή με επιταγή. Για παράδειγμα, η Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων συνήθως εκδίδει επιταγές σε άτομα για επιστροφές χρημάτων. Ομοίως, τα κρατικά γραφεία ταμείου στέλνουν συχνά κρατικές επιταγές επιστροφής χρημάτων. Τα κυβερνητικά γραφεία χρησιμοποιούν επίσης υπολογιστές για την αποστολή ή την εκτύπωση πληρωμών αναπηρίας, Medicare, Medicaid και άλλες πληρωμές. Οι επιταγές συνήθως παράγονται σε διάφορους εκτυπωτές στα κρατικά γραφεία.

Η κυβέρνηση συχνά προσλαμβάνει προγραμματιστές υπολογιστών ή διαχειριστές βάσεων δεδομένων για τη διατήρηση αρχείων εργαζομένων και πολιτών, σύμφωνα με το Γραφείο Στατιστικών Εργασίας. Τα περισσότερα από αυτά τα αρχεία φυλάσσονται σε μεγάλες βάσεις δεδομένων, οι οποίες μπορούν να αποθηκεύουν αρχεία με το φύλο, την ηλικία, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και άλλες σημαντικές πληροφορίες. Τα κυβερνητικά γραφεία διατηρούν επίσης αρχεία με ημερομηνίες, όπως πότε οι άνθρωποι υποβάλλουν φόρους και ποσά που οφείλονται και πληρώνονται. Η τήρηση αρχείων υπολογιστή είναι μια βασική λειτουργία για τα κυβερνητικά γραφεία λόγω της ανάγκης για ακρίβεια και επικαιρότητα - όπως για τις πληρωμές Medicaid.

Ορισμένες κρατικές υπηρεσίες ή γραφεία ενδέχεται να χρησιμοποιούν υπολογιστές για την παραγωγή διαφόρων διαφημιστικών καμπανιών απευθείας αλληλογραφίας. Οι δημόσιοι υπάλληλοι μπορεί να παράγουν αυτά τα διάφορα έγγραφα στον υπολογιστή τους και στη συνέχεια να τα κάνουν επαγγελματικά μέσω του τυπογραφείου τους. Οι δημόσιοι υπάλληλοι θα χρησιμοποιήσουν διάφορα αρχεία ονομάτων και διευθύνσεων για να κανονίσουν την αποστολή και στη συνέχεια θα τα εκτυπώσουν απευθείας σε φακέλους ή φυλλάδια. Για παράδειγμα, η Ταχυδρομική Υπηρεσία των Ηνωμένων Πολιτειών χρησιμοποιεί συχνά προγράμματα μάρκετινγκ απευθείας αλληλογραφίας για την προώθηση των διαφόρων προϊόντων και υπηρεσιών της, όπως αναμνηστικά γραμματόσημα ή Express Mail.