Η διατήρηση της γραφειοκρατίας σε ένα ενιαίο σύστημα σημαίνει ότι δεν θα αποδιοργανωθεί.
Το σύστημα αρχειοθέτησης είναι μια μέθοδος οργάνωσης εγγράφων και εγγράφων για αποθήκευση. Φυλάσσεται ένα ντουλάπι ή κουτί που περιέχει έντυπες εκδόσεις εγγράφων, ενώ ένα ηλεκτρονικό σύστημα διατηρεί δεδομένα σε υπολογιστή. Αυτά τα δεδομένα μπορεί να είναι μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή σαρωμένα έγγραφα. Μόλις ρυθμιστεί το σύστημα, είναι σημαντικό να διατηρηθεί, ώστε να παραμένει σε τάξη με τακτικά να προστίθενται ενημερωμένες πληροφορίες. Για να διατηρήσετε το σύστημα, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε μια διαδικασία για τη χρήση και των δύο συστημάτων.
Αρχειοθέτηση σε έντυπη μορφή
Βήμα 1
Τοποθετήστε ετικέτα σε κάθε φάκελο, αρχείο και συρτάρι ή κουτί. Ο τίτλος πρέπει να περιλαμβάνει το θέμα της τεκμηρίωσης, συν την ημερομηνία έναρξης της γραφειοκρατίας. Για παράδειγμα, "Αποδείξεις Ιούνιος 2010 - σήμερα" ή "Φάκελος Ανθρώπινου Δυναμικού Φεβρουάριος 2008".
Το βίντεο της ημέρας
Βήμα 2
Δημιουργήστε νέους φακέλους, αρχεία και συρτάρια ή κουτιά όταν έχετε μια νέα κατηγορία χαρτιών για αποθήκευση ή όταν οι παλιότεροι φάκελοι, αρχεία και συρτάρια είναι γεμάτα. Χρησιμοποιήστε χρωματική κωδικοποίηση για να κάνετε διαφοροποίηση μεταξύ ετών ή μηνών.
Βήμα 3
Προσθέστε νέα έγγραφα στον πιο σχετικό φάκελο ή συρτάρι. Η τυχαία τοποθέτηση εγγράφων σε φακέλους θα καταστρέψει το σύστημα αρχειοθέτησης, καθώς οι πληροφορίες θα αναζητηθούν σε λάθος μέρος. Εάν το σύστημα παραγγέλνει τα έγγραφα με αλφαβητική σειρά, συνεχίστε να χρησιμοποιείτε αυτήν τη διαδικασία αντί να μεταβείτε σε άλλη μορφή.
Βήμα 4
Αφαιρέστε παλιά, περιττά έγγραφα κάθε χρόνο. Καθώς συνεχίζετε να προσθέτετε στα αρχεία, ορισμένες πληροφορίες θα γίνουν άσχετες και ξεπερασμένες. Κόψτε το και ελευθερώστε επιπλέον χώρο αποθήκευσης.
Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση
Βήμα 1
Δημιουργήστε φακέλους ή καταλόγους στον υπολογιστή σας. Ενοποιήστε τα δεδομένα σε τακτική βάση, ώστε να μην αποδιοργανώνονται. Η ύπαρξη πολλών μονάδων δίσκου δικτύου ή πολλών φακέλων που περιέχουν παρόμοιες πληροφορίες δεν είναι αποτελεσματικός τρόπος οργάνωσης των δεδομένων.
Βήμα 2
Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων τακτικά. Χρησιμοποιήστε DVD, μια μονάδα USB, έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο ή μια εξωτερική εταιρεία για να το κάνετε αυτό. Αυτό προστατεύει τα δεδομένα από απώλεια.
Βήμα 3
Ασφαλίστε τα δεδομένα κλειδώνοντας κάθε αρχείο, παραχωρώντας πρόσβαση σε εξουσιοδοτημένους χρήστες ή προσθέτοντας έναν κωδικό πρόσβασης κατά το άνοιγμα ενός αρχείου. Αυτό αποτρέπει την κακή χρήση των δεδομένων, την απάτη ή τη μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Επιπλέον, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι το χρησιμοποιούν μόνο άτομα που γνωρίζουν πώς λειτουργεί το σύστημα.
Βήμα 4
Γράψτε μια διαδικασία για τη χρήση του συστήματος ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης. Συμπεριλάβετε οδηγίες βήμα προς βήμα για τον τρόπο εύρεσης, αναφοράς, κατηγοριοποίησης και αρχειοθέτησης των δεδομένων, ώστε κάθε χρήστης να λειτουργεί το σύστημα με τον ίδιο τρόπο. Διατηρήστε το ενημερωμένο εάν κάνετε πιο συγκεκριμένο το σύστημα για να αποτρέψετε τη σύγχυση μεταξύ των χρηστών.
Βήμα 5
Ελέγξτε το σύστημα αρχειοθέτησης κάθε δύο χρόνια. Ελέγξτε ότι λειτουργεί καλά -- αυτό μπορεί να οριστεί από το πόσο αποτελεσματική είναι η κατάθεση, πόσο εύκολο είναι να βρείτε δεδομένα και πόσο οργανωμένη είναι. Επίσης, διαγράψτε τα ανεπιθύμητα αρχεία και ελαχιστοποιήστε την ηλεκτρονική ακαταστασία.
Πράγματα που θα χρειαστείτε
Ντουλάπι αρχείων ή κουτί
Φάκελοι
Κενές ετικέτες
Στυλό ή μαρκαδόρους
Υπολογιστή
Υπόδειξη
Κάντε μια ομαδική ημέρα εκπαίδευσης για να εξηγήσετε πώς λειτουργεί κάθε σύστημα αρχειοθέτησης, ώστε να μπορεί να διαχειρίζεται και να συντηρείται καθημερινά.
Ζητήστε σχόλια σχετικά με τον τρόπο ανάπτυξης του συστήματος αρχειοθέτησης ώστε να είναι πιο φιλικό προς τον χρήστη ή καλύτερα οργανωμένο.
