Η Access μπορεί να υπολογίσει αυτόματα τις τιμές στην αναφορά σας.
Η Microsoft Access διαθέτει πολλά ενσωματωμένα εργαλεία για να προσαρμόσετε τις αναφορές σας και να αυξήσετε τη χρηστικότητά τους. Αντί να προσθέτει μη αυτόματα τιμές στην αναφορά σας, η Access υπολογίζει τα σύνολα και τα υποσύνολα των ομάδων. Οι τιμές θα ενημερώνονται αυτόματα κάθε φορά που προσθέτετε, αφαιρείτε ή τροποποιείτε εγγραφές για την αναφορά σας. Δεν θα χρειαστεί να αφιερώσετε χρόνο στην οργάνωση, ταξινόμηση ή επανυπολογισμό των πεδίων σας. Αφού ρυθμίσετε τα σύνολα και τα δευτερεύοντα σύνολα, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να εκτυπώσετε την αναφορά και να παρουσιάσετε τα στοιχεία σας.
Βήμα 1
Ανοίξτε την αναφορά σας στην "Προβολή σχεδίασης" κάνοντας δεξί κλικ στον τίτλο στο "Παράθυρο πλοήγησης" και επιλέγοντας "Design View." Αυτή η λειτουργία σάς επιτρέπει να κάνετε αλλαγές στο περιεχόμενο, τη δομή και την εμφάνισή σας κανω ΑΝΑΦΟΡΑ. Κάντε κλικ στο κουμπί "Ομαδοποίηση και ταξινόμηση" στην καρτέλα "Σχεδίαση" της κορδέλας στο επάνω μέρος της σελίδας για να κάνετε αλλαγές στην οργάνωση της αναφοράς σας.
Το βίντεο της ημέρας
Βήμα 2
Κάντε κλικ στην "Προσθήκη ομάδας" για να ομαδοποιήσετε τις εγγραφές σας κατά συγκεκριμένα πεδία. Επιλέξτε το πεδίο που θα καθορίσει το υποσύνολο σας στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο δίπλα στην επιλογή "Ομαδοποίηση". Κάντε κλικ στο κουμπί "Περισσότερα" για να επιλέξετε πρόσθετες επιλογές.
Βήμα 3
Κάντε κλικ στο "χωρίς σύνολα" και επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου που καθορίζουν τη θέση των υποσυνόλων σας. Επιλέξτε "Εμφάνιση μεγάλου συνόλου" για να δημιουργήσετε μια έκφραση συνόλων για ολόκληρη την αναφορά. Επιλέξτε "Εμφάνιση υποσυνόλου στην κεφαλίδα ομάδας" ή "Εμφάνιση υποσυνόλου στο υποσέλιδο ομάδας" για να τοποθετήσετε την έκφραση του υποσυνόλου στην αναφορά σας.
Βήμα 4
Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο "Σύνολο ενεργό" για να επιλέξετε το πεδίο που περιέχει τους αριθμούς για το σύνολο σας. Στην ενότητα "Τύπος", επιλέξτε εάν θέλετε να μετρήσετε τον αριθμό των εγγραφών ή τις τιμές σε αυτό το πεδίο. Αποθηκεύστε την αναφορά σας και μεταβείτε στην "Προβολή αναφοράς" από την καρτέλα "Προβολή" στην κορδέλα για να ελέγξετε τις αλλαγές.
Υπόδειξη
Μπορείτε να ταξινομήσετε τις υποομάδες σας επιλέγοντας "Προσθήκη Ταξινόμησης" κάτω από την κεφαλίδα της ομάδας στις επιλογές "Ομάδα & Ταξινόμηση".
