Οι διαφορές μεταξύ Microsoft Word, Excel και Access

Παρόλο που το Microsoft Word, το Microsoft Excel και η Microsoft Access μοιράζονται ομοιότητες, όλα είναι κατάλληλα για διαφορετικούς στόχους. Πολλά από αυτά που κάνει μία από τις εφαρμογές, μπορούν να κάνουν και οι άλλες δύο. Ο επαγγελματισμός, η αποτελεσματικότητα και η αποδοτικότητα, ωστόσο, μπορεί να λείπουν από το αποτέλεσμα όταν εκτελούνται από την άλλη εφαρμογή. Οι χρήστες ενδέχεται μερικές φορές να επιλέξουν να ολοκληρώσουν ορισμένες εργασίες σε μία εφαρμογή, περισσότερο λόγω της εξοικείωσης του χρήστη με αυτήν την εφαρμογή παρά λόγω της χρήσης για την οποία προορίζεται η εφαρμογή.

Το κύριο κριτήριο που ξεχωρίζει αυτή την τριλογία είναι ο θεμελιώδης σχεδιασμός των προϊόντων και η χρήση για την οποία προορίζονται οι εφαρμογές. Το MS Excel είναι εξαιρετικό για τη σύνταξη αριθμών και τον χειρισμό υπολογισμών και τύπων. Υποστηρίζει επίσης τη δημιουργία γραφημάτων από διαθέσιμα δεδομένα, συμπεριλαμβανομένων δεδομένων σε εξωτερικούς πίνακες. Η MS Access είναι έμπειρη στο χειρισμό λιστών αλληλένδετων δεδομένων και μπορεί να αποθηκεύσει πολλούς πίνακες και βάσεις δεδομένων. Το MS Word είναι ιδανικό για την παρουσίαση εγγράφων όπως χειρόγραφα και υπομνήματα.

Το Microsoft Word είναι μια εφαρμογή επεξεργασίας κειμένου που χρησιμοποιείται για την πληκτρολόγηση εγγράφων, αναφορών και επιστολών. Όπως και με τις άλλες εφαρμογές, το Word σάς επιτρέπει να ανοίγετε και να κλείνετε αρχεία, να κόβετε, να αντιγράφετε και να επικολλάτε αποσπάσματα. Επίσης λέξεις ή φράσεις "Εύρεση" και "Αντικατάσταση" σε πολλές τοποθεσίες. Χρησιμοποιήστε λειτουργίες στο Word, όπως εργαλεία σχεδίασης, clip art και πίνακες για να κάνετε τα έγγραφα πιο ελκυστικά και αν έχετε μεγάλες λίστες δεδομένων, γράψτε και αριθμήστε αυτά τα σημεία για να τα κάνετε να ξεχωρίζουν. Δημιουργήστε γραφήματα στο Word, όταν χρειάζεται. Ενώ το Word σάς επιτρέπει να οργανώνετε δεδομένα σε στήλες και σειρές και ακόμη και να επεξεργάζεστε εύκολους υπολογισμούς στο Word, η σύνθλιψη αριθμών και η αποθήκευση δεδομένων δεν συγκαταλέγονται στα δυνατά σημεία της εφαρμογής.

Το Microsoft Excel είναι ένα ηλεκτρονικό υπολογιστικό φύλλο που σας βοηθά να οργανώσετε τα δεδομένα μεθοδικά. Ένα ισχυρό χαρακτηριστικό του Excel είναι η ικανότητά του να εκτελεί σύνθετους μαθηματικούς υπολογισμούς αποτελεσματικά και γρήγορα. Για παράδειγμα, με τη χρήση συναρτήσεων, υπολογίστε τον χαμηλότερο ή τον υψηλότερο αριθμό σε ένα εύρος, υπολογίστε τους μέσους όρους ή ακόμη και υπολογίστε τη μελλοντική αξία μιας επένδυσης. Με το Excel, μορφοποιήστε αυτόματα μια σειρά, όπως οι ημέρες της εβδομάδας, ποσά μικρότερα από έναν ορισμένο αριθμό ή μορφοποιήστε υπό όρους κελιά με βάση τα κριτήρια που ορίζετε. Έχετε τη δυνατότητα στο Excel να αναπαραστήσετε τα δεδομένα σας σε γραφήματα ή γραφήματα διαφόρων τύπων, όπως γραφήματα πίτας, γραφήματα ράβδων ή διαγράμματα διασποράς για να προσθέσετε αξία στην παρουσίασή σας. Ενώ μπορείτε να εισάγετε κείμενο στο Excel, η χρήση για την οποία προορίζεται η εφαρμογή δεν περιλαμβάνει την παραγωγή εγγράφων όπως δοκίμια και επιστολές.

Η Microsoft Access είναι μια σχεσιακή εφαρμογή διαχείρισης βάσεων δεδομένων που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση δεδομένων, τα οποία ανακτώνται αργότερα. Σε αντίθεση με το Excel όπου το υπολογιστικό φύλλο είναι κλειδωμένο (εκτός αν είναι ενεργοποιημένη η κοινή χρήση αρχείων) και μπορεί να χρησιμοποιηθεί από έναν μόνο χρήστη κάθε φορά, στην Access η βάση δεδομένων δεν είναι κλειδωμένη και χρησιμοποιείται από περισσότερους από έναν χρήστες ταυτόχρονα – Η Access κλειδώνει μόνο την εγγραφή ΕΠΙΚΑΙΡΟΠΟΙΗΜΕΝΟ. Αυτό επιτρέπει σε πολλούς χρήστες να χρησιμοποιούν την ίδια βάση δεδομένων και να ενημερώνουν τις εγγραφές ταυτόχρονα. Μια σημαντική διαφορά μεταξύ του Excel και της Access είναι η καμπύλη εκμάθησης. Για να επιτευχθεί η βέλτιστη χρήση της Access, απαιτούνται κάποιες γνώσεις προγραμματισμού, ιδιαίτερα η Visual Basic και η SQL. Επομένως, η καμπύλη εκμάθησης για την Access μπορεί να είναι λίγο πιο απότομη από αυτή του Excel.