Το Excel μπορεί να μειώσει τα λάθη αυτοματοποιώντας τους υπολογισμούς.
Πίστωση εικόνας: rgbdigital/iStock/Getty Images
Το Excel έχει φήμη για χρήση σε λογιστικά τμήματα και ενώ οι μαθηματικές του συναρτήσεις είναι ζωτικής σημασίας για την τήρηση βιβλίων, τα υπολογιστικά φύλλα και τα γραφήματα του προγράμματος βοηθούν με τα πάντα, από τη δημιουργία μιας λίστας παντοπωλείων έως την επιστημονική ανάλυση εγγραφές. Η μετάβαση από το Word στο Excel για καθημερινές εργασίες μπορεί να φαίνεται τρομακτική στην αρχή, αλλά μόλις συνηθίσετε να εργάζεστε σε υπολογιστικό φύλλο, το Excel κάνει την οργάνωση και τους υπολογισμούς πολύ πιο απλούς.
Δημιουργήστε μια λίστα για το σπίτι ή την εργασία
Μία από τις απλούστερες αλλά και πιο θεμελιώδεις ικανότητες του Excel είναι οργάνωση δεδομένων. Το Excel δεν μπορεί να ανταγωνιστεί Microsoft Access για τη δημιουργία πολύπλοκων βάσεων δεδομένων, αλλά για την καθημερινή οργάνωση, το Excel έχει πολλές δυνατότητες και είναι πολύ πιο εύκολο στη χρήση. Για να δημιουργήσετε μια λίστα, απλώς γράψτε σε όποια κελιά χρειάζεστε -- είτε χρειάζεστε μια βασική λίστα παντοπωλείων δύο στηλών ή ένα απόθεμα ή ένα
κατάλογο ολόκληρης της βιβλιοθήκης σας, το Excel βοηθά στη διατήρηση των δεδομένων σας στη θέση τους και παρέχει ταξινόμηση και αναζήτηση.Το βίντεο της ημέρας
Για πιο εντυπωσιακή διάταξη χωρίς επιπλέον δουλειά, ξεκινήστε με ένα πρότυπο κάνοντας αναζήτηση στη σελίδα "Νέο" του μενού Αρχείο στο Excel 2010 ή 2013. Η Microsoft παρέχει πολλά δωρεάν πρότυπα για λίστες κτιρίων, που κυμαίνονται από αθλητικούς καταλόγους μέχρι τιμολόγια και τηλεφωνικούς καταλόγους.
Γράφημα τα δεδομένα σας σε ένα γράφημα
Εισαγάγετε ένα εύρος δεδομένων στο Excel και το πρόγραμμα μπορεί να το απεικονίσει αυτόματα ως γράφημα ή γράφημα. Αφού πληκτρολογήσετε τα δεδομένα σας, επιλέξτε τα και επιλέξτε ένα από τα στυλ γραφήματος στην καρτέλα Εισαγωγή. Το Excel 2013 κάνει τη διαδικασία ακόμα πιο εύκολη με το "Προτεινόμενα γραφήματακουμπί " που σαρώνει τα δεδομένα σας και κάνει προεπισκόπηση των πιο σχετικών γραφημάτων.
Η σωστή διάταξη δεδομένων για ένα γράφημα απαιτεί κάποια εξάσκηση. Για παράδειγμα, για να δημιουργήσετε ένα γράφημα πίτας, χρησιμοποιήστε δύο στήλες: η πρώτη περιέχει ετικέτες και η δεύτερη περιέχει ποσοστά. Ομοίως, ένα γραμμικό γράφημα χρησιμοποιεί μόνο δύο στήλες: μία για ετικέτες και μία για σημεία στον άξονα Υ. Εάν τα δεδομένα σας περιλαμβάνουν συντεταγμένες X και Y, χρησιμοποιήστε αντί αυτού ένα διάγραμμα διασποράς.
Αυτοματοποίηση της τήρησης βιβλίων με λειτουργίες
Οι λειτουργίες του Excel αυτοματοποιούν μαθηματικούς τύπους, απλοποιώντας την τήρηση βιβλίων, τη λογιστική και την παρακολούθηση άλλων δεδομένων. Μία από τις πιο κοινές λειτουργίες, το SUM, προσθέτει άλλα κελιά μαζί και έχει μια συντόμευση με ένα κουμπί: επιλέξτε μια ομάδα κελιών και πατήστε "Alt-Equals" για να συμπληρώσετε το άθροισμα. Ορισμένες λειτουργίες αναλύουν τα περιεχόμενα των κελιών και μπορούν ακόμη και να λειτουργήσουν με κείμενο. Για παράδειγμα, το EXACT ελέγχει εάν δύο κελιά έχουν το ίδιο περιεχόμενο και επιστρέφει "TRUE" ή "FALSE".
Για να εισαγάγετε μια συνάρτηση, πληκτρολογήστε ένα σύμβολο ίσον, το όνομα της συνάρτησης και μια ανοιχτή παρένθεσηκαι, στη συνέχεια, συμπληρώστε τις μεταβλητές του κάνοντας κλικ σε άλλα κελιά για να αναφερθείτε στα περιεχόμενά τους. Για μια καθοδηγούμενη εξήγηση σχετικά με τη χρήση οποιασδήποτε συνάρτησης, επιλέξτε την από τη Βιβλιοθήκη συναρτήσεων στην καρτέλα Τύποι.
Υπολογίστε με σύνθετους τύπους
Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις λειτουργίες του Excel, συνδέστε τα μαζί σε τύπους πολλών τμημάτων για να ολοκληρώσετε πολύπλοκους υπολογισμούς. Σχεδόν κάθε σύνολο λειτουργιών μπορεί να λειτουργήσει μαζί. Για παράδειγμα, προσθέστε μια στήλη κελιών και στη συνέχεια στρογγυλοποιήστε την στην πλησιέστερη εκατοντάδα συνδυάζοντας το SUM με το ROUND: =ΣΤΡΟΓΓΥΛΟ(SUM(A1:A5), -2) στρογγυλοποιεί το άθροισμα των κελιών A1 έως A5 σε δύο θέσεις αριστερά από το δεκαδικό, με αποτέλεσμα να σχηματιστεί ένα στρογγυλό μέρος εκατοντάδων.
Οι τύποι μπορούν επίσης να αναφέρονται σε άλλους τύπους. Μία χρήση είναι να παρακολουθείτε γρήγορα τις χρεώσεις και τις πληρωμές για την επιχείρησή σας. Αθροίστε τα τιμολόγια ενός πελάτη σε μια στήλη, αθροίστε τις πληρωμές σε μια δεύτερη στήλη και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση IF για να δώσετε μια απλή απάντηση: =IF(B10>=A10,"ΠΛΗΡΩΜΕΝΟ","ΜΗ ΠΛΗΡΩΜΕΝΟ") ελέγχει εάν το άθροισμα των πληρωμών στο Β10 ανταποκρίνεται ή υπερβαίνει το άθροισμα των χρεώσεων στο Α10 και αναφέρει είτε "ΠΛΗΡΩΜΕΝΟ" ή "ΜΗ ΠΛΗΡΩΜΕΝΟ" σε απλό κείμενο.
