Τρόπος χρήσης πολλαπλών δηλώσεων IF στο Microsoft Excel

Μια δήλωση IF στο Excel εκτελεί μια λογική δοκιμή που επιστρέφει μια τιμή εάν πληρούται μια συνθήκη και μια άλλη τιμή εάν δεν πληρούται. Η χρήση μιας μεμονωμένης δήλωσης IF του Excel μπορεί να φιλοξενήσει μόνο βασικές λειτουργίες, αλλά εάν ενσωματώσετε πολλές δηλώσεις IF, μπορείτε να εκτελέσετε περίπλοκες εργασίες. Το μόνο μειονέκτημα είναι ότι πρέπει να είστε προσεκτικοί κατά την κατασκευή του τύπου για να αποφύγετε να κάνετε λάθη. Οι εναλλακτικές συναρτήσεις του Excel μπορούν να κάνουν την ίδια δουλειά με μικρότερο κίνδυνο σφάλματος. Μάθετε τα βασικά των ένθετων δηλώσεων IF στο Excel και τις εναλλακτικές λύσεις για να βρείτε την καλύτερη προσέγγιση για τις ανάγκες σας.

Η συνάρτηση IF στο Excel λέει ουσιαστικά "εάν αυτό είναι αληθές, επιστρέψτε την τιμή x, αλλά εάν δεν είναι, επιστρέψτε την τιμή y." Για παράδειγμα, εάν ελέγχατε εάν υπάρχουν διάφορα τμήματα στην επιχείρησή σας ήταν κάτω ή πάνω από τον προϋπολογισμό, θα μπορούσατε να συγκρίνετε τις δαπάνες τους με τους προϋπολογισμούς τους χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση και να επιστρέφει "Πέρα από τον προϋπολογισμό" εάν το τμήμα ξόδεψε πάρα πολλά ή "Εντός προϋπολογισμού" εάν δεν το έκανε. Σε γενικές γραμμές, χρησιμοποιείτε τελεστές σύγκρισης για να σχηματίσετε τη δήλωση σας, όπως:

• = (ίσο με)

• (μεγαλύτερος από)

• = (μεγαλύτερο ή ίσο με)

• < (μικρότερο από)
• <= (μικρότερο από ή ίσο με)
• <> (όχι ίσο με)

Η κατανόηση της σύνταξης της πρότασης Excel IF είναι ένα κρίσιμο βήμα προς την εκμάθηση της σωστής χρήσης της. Η μορφή για τη συνάρτηση είναι IF (λογικό_δοκιμή, τιμή_αν_αληθές, [τιμή_εάν_λάθος]) όπου οι αγκύλες υποδεικνύουν ότι αυτό το τελευταίο όρισμα είναι προαιρετικό. Αυτά είναι εύκολο να ερμηνευτούν: Το λογικό_τεστ σημαίνει τη δήλωση που θέλετε να δοκιμάσετε, value_if_true είναι το σημείο για αυτό που θέλετε να δείξει το Excel εάν η δοκιμή είναι αληθής και [value_if_false] είναι το προαιρετικό σημείο για αυτό που θέλετε να εμφανίζει το Excel εάν η δοκιμή είναι ψευδής.

Αυτό αρκεί για να χρησιμοποιήσετε τον τύπο του Excel για δηλώσεις if-then, ο οποίος μπορεί να αποδειχθεί χρησιμοποιώντας το προηγούμενο παράδειγμα "Υπέρ προϋπολογισμού/εντός προϋπολογισμού". Φανταστείτε ότι έχετε το ποσό που δαπανήθηκε από διάφορα τμήματα στη στήλη Β και το ποσό που έχει προϋπολογιστεί στη στήλη Γ, με τις τιμές να ξεκινούν από τη δεύτερη σειρά. Στο κελί D2, θα πληκτρολογήσετε =IF(B2>C2, "Υπέρ προϋπολογισμού", "Εντός προϋπολογισμού") για να επιστρέψετε το αποτέλεσμα που αναζητάτε (σημειώνοντας ότι πρέπει να χρησιμοποιήσετε εισαγωγικά για να επιστρέψετε το κείμενο μέσα). Το πρώτο μέρος λέει "εάν η αξία στο B2 είναι μεγαλύτερη από την αξία στο C2" (αν η δαπάνη είναι μεγαλύτερη από τον προϋπολογισμό), το δεύτερο μέρος λέει "τότε επιστρέψτε το κείμενο Πάνω από τον προϋπολογισμό και το τρίτο μέρος λέει «αν όχι, τότε επιστρέψτε Εντός προϋπολογισμού."

Η αξιοποίηση στο έπακρο του εργαλείου δηλώσεων IF του Excel σημαίνει ότι μπορείτε να συνδυάσετε πολλές δηλώσεις IF όταν έχετε μια εργασία που είναι κατάλληλη για αυτήν. Μπορείτε να συμπεριλάβετε μια δεύτερη δήλωση IF στην αρχική σας δήλωση IF και μπορείτε να συμπεριλάβετε μια άλλη δήλωση IF σε αυτήν και ούτω καθεξής. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν θέλετε να κατηγοριοποιήσετε κάτι σε μία από πολλές ομάδες χρησιμοποιώντας έναν μόνο τύπο. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένθετες δηλώσεις IF για να μετατρέψετε τις βαθμολογίες που πέτυχαν οι μαθητές σε ένα τεστ σε βαθμό.

Για να χρησιμοποιήσετε σωστά πολλές εντολές IF, σκεφτείτε τη λογική αυτού που ζητάτε από το Excel. Ουσιαστικά, μετά την συνθήκη σας (το πρώτο όρισμα στη συνάρτηση), μπορείτε να προσθέσετε μια άλλη δήλωση IF στο value_if_true ή value_if_false διαστήματα, για να πείτε στο Excel τι να κάνει στη συνέχεια. Σκεφτείτε αυτό σαν να ζητάτε από το Excel να ελέγχει το κελί σε σχέση με ένα δεύτερο κριτήριο εάν το εν λόγω κελί δεν πληροί το πρώτο κριτήριο (ή όντως, αν πληροί το πρώτο) και μπορείς να συνεχίσεις αυτή τη διαδικασία για πολύ χρόνος. Με άλλα λόγια, μετατρέπετε το «αν αυτό, τότε εκείνο» σε «αν αυτό και αυτό, τότε εκείνο» ή «αν όχι αυτό αλλά αυτό, τότε εκείνο».

Φανταστείτε ότι έχετε δώσει στους μαθητές ένα τεστ όπου η βαθμολογία 85 τοις εκατό ή υψηλότερη είναι Α, μεταξύ 70 και 85 τοις εκατό είναι Β, μεταξύ 55 και 70 τοις εκατό είναι Γ, μεταξύ 40 τοις εκατό και 55 τοις εκατό είναι Δ και οτιδήποτε χαμηλότερο είναι Αποτυγχάνω. Οι βαθμολογίες βρίσκονται στη στήλη Β, από τη σειρά 2 έως τη σειρά 11. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια προσεκτικά κατασκευασμένη συνάρτηση Excel IF με πολλαπλές συνθήκες για να κατηγοριοποιήσετε τις βαθμολογίες των μαθητών.

Το πρώτο μέρος είναι εύκολο (για μια βαθμολογία στο Β2, σε αυτό το παράδειγμα): =IF(B2>=85, "A") λέει στο Excel να επιστρέψει ένα A εάν ο μαθητής σημείωσε 85 ή υψηλότερη βαθμολογία. Η ένθεση σάς δίνει τη δυνατότητα να προσθέσετε άλλους βαθμούς, χρησιμοποιώντας το τρίτο όρισμα (τι να κάνετε εάν η συνθήκη είναι ψευδής) για να προσθέσετε επιπλέον συνθήκες: =IF(B2>=85, "A", IF(B2>=70, "B")), το οποίο λέει στο Excel να επιστρέψει ένα A για βαθμολογίες 85 ή υψηλότερες, αλλά αν όχι, επιστρέψτε ένα B εάν η βαθμολογία είναι μεγαλύτερη από 70. Συνεχίστε με αυτόν τον τρόπο για να ολοκληρώσετε τον τύπο, χρησιμοποιώντας το τρίτο όρισμα για μια νέα δήλωση IF κάθε φορά: =IF(B2>=85, "A", IF(B2>=70, "B",IF(B2>=55, "C", IF(B2>=40, "D", "Αποτυχία")) ))

Αυτό φαίνεται περίπλοκο, οπότε η διάσπασή του θα πρέπει να εδραιώσει την ιδέα. Τα δύο πρώτα επιχειρήματα λένε "αν η βαθμολογία στο Β2 είναι 85 ή περισσότερο, τότε ο μαθητής παίρνει ένα Α" και το τρίτο λέει, "αλλιώς, ελέγξτε την ακόλουθη συνθήκη". ο το δεύτερο IF οδηγεί σε αυτή τη δήλωση, "(για μαθητές που βαθμολογούν λιγότερο από 85) εάν η βαθμολογία στο B2 είναι 70 ή υψηλότερη, τότε ο μαθητής παίρνει ένα B και εάν όχι ελέγξτε το η ακόλουθη συνθήκη." Το τρίτο IF λέει, "(για μαθητές που βαθμολογούν λιγότερο από 70) εάν η βαθμολογία στο Β2 είναι 55 ή υψηλότερη, ο μαθητής που βαθμολογείται παίρνει ένα C και αν όχι, ελέγξτε η ακόλουθη συνθήκη" και η τέταρτη λέει "(για μαθητές που βαθμολογούν λιγότερο από 55) εάν η βαθμολογία στο Β2 είναι μεγαλύτερη από 40, ο μαθητής παίρνει ένα D, εάν όχι, ο μαθητής αποτυγχάνει».

Με την προϋπόθεση ότι εισάγετε σωστά τον τύπο για τη δήλωση IF, θα επιστρέψει μία από τις επιλογές που έχετε δώσει στο Excel. Ωστόσο, εάν κάνετε λάθος, ο τύπος μπορεί να επιστρέψει a 0 ή #ΟΝΟΜΑ? στο κελί που περιέχει τον τύπο σας.

ΕΝΑ 0 σφάλμα σημαίνει ότι είτε το value_if_true ή value_if_false το όρισμα είναι κενό. Διορθώστε αυτό το πρόβλημα διασφαλίζοντας ότι μια τιμή έχει εισαχθεί και στα δύο ορίσματα ή τουλάχιστον στο value_if_true διαφωνία. ο value_if_false Το όρισμα μπορεί να αφαιρεθεί εντελώς και θα επιστρέψει FALSE αν δεν βάλετε δεύτερο κόμμα μετά το value_if_true πεδίο.

ΕΝΑ #ΟΝΟΜΑ? Το σφάλμα σάς λέει ότι πιθανότατα έχετε γράψει λάθος ή πληκτρολογήσατε κάτι στον τύπο. Αυτό μπορεί να είναι λίγο πιο δύσκολο να διορθωθεί επειδή μπορεί να είναι οποιοδήποτε μέρος του τύπου, αλλά η καλύτερη συμβουλή είναι να ελέγξετε ξανά τα πάντα ή να γράψετε ξανά τον τύπο.

Το προηγούμενο παράδειγμα ένθετο τύπος συνάρτησης IF πήρε αρκετά μεγάλο μήκος, το οποίο είναι ένα από τα σημαντικότερα μειονεκτήματα της χρήσης πολλαπλών δηλώσεων IF στο Excel. Μπορούν να γίνουν περίπλοκα και είναι εύκολο να κάνεις λάθος γιατί πρέπει να ακολουθήσεις προσεκτικά τη λογική για να βεβαιωθείς ότι όλα λειτουργούν με τον τρόπο που σκοπεύεις. Η Microsoft επισημαίνει ότι μια λανθασμένα ένθετη φόρμουλα μπορεί να επιστρέψει το σωστό αποτέλεσμα τις περισσότερες φορές, αλλά εσφαλμένα αποτελέσματα σε σπάνιες περιπτώσεις. Αυτά είναι δύσκολο να εντοπιστούν.

Το να μην βάλεις τις συνθήκες στη σωστή σειρά είναι συνηθισμένο λάθος. Στο παράδειγμα των διαβαθμισμένων δοκιμών, αν ξεκινήσατε με τη χαμηλότερη βαθμολογία =IF(B2>=40, "D",…" και προχώρησε στην απαρίθμηση των άλλων με αύξουσα σειρά, ακόμη και μια βαθμολογία 100 θα επέστρεφε ένα D. Αυτό συμβαίνει επειδή η πρώτη συνθήκη ελέγχεται πρώτα, οπότε αν ξεκινήσατε με "εάν το κελί B2 είναι 40 ή υψηλότερο, επιστρέψτε ένα D" θα ταξινομήσει οποιαδήποτε βαθμολογία από 40 ή περισσότερο ως D χωρίς να ελέγξει τίποτα άλλο επειδή πληροί την πρώτη κατάσταση. Αυτό είναι ένα τέλειο παράδειγμα του γιατί πρέπει να ακολουθήσετε τη λογική του τύπου σας.

Πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι έχετε προσθέσει τον σωστό αριθμό αγκύλων στο τέλος πολλών δηλώσεων IF για να κλείσετε σωστά τον τύπο. Το Excel βοηθά σε αυτό συντονίζοντας τα χρώματα και επισημαίνοντας τις αγκύλες καθώς εργάζεστε.

Τεχνικά, μπορείτε να τοποθετήσετε έως και 64 συναρτήσεις IF σε έναν τύπο, αλλά η Microsoft δεν συνιστά τη χρήση της συνάρτησης όπως αυτή για τους παραπάνω λόγους. Τα πράγματα περιπλέκονται γρήγορα και το πιθανότερο είναι ότι εάν προσπαθείτε να ενσωματώσετε περισσότερες από 10 δηλώσεις IF, υπάρχει πιθανώς ένα καλύτερο εργαλείο για την εργασία που περιλαμβάνεται ήδη στο Excel.

Η πιο βολική εναλλακτική λύση στη συνάρτηση IF είναι η συνάρτηση IFS, η οποία είναι μια έκδοση του λειτουργία που εκτελεί την ίδια εργασία με την ένθεση σε μια μεμονωμένη συνάρτηση και μπορεί να χειριστεί έως και 127 συνθήκες. Η συνάρτηση IFS έχει μια απλούστερη σύνταξη: =IFS(logical_test1, value_if_true1, [logical_test2, value_if_true2], [logical_test3, value_if_true3]…) και ούτω καθεξής. Ουσιαστικά, αυτό λειτουργεί σαν ένθετες εντολές IF, με τη διαφορά ότι οι επόμενες εντολές IF καταλαμβάνουν το χώρο μετά την τιμή "αν είναι αληθής" χωρίς να χρειάζεται να εμφανιστεί ξανά η συνάρτηση.

Ο τύπος στο παράδειγμα βαθμού δοκιμής μπορεί να γραφτεί πολύ πιο απλά με τη συνάρτηση IFS. Αντί:

=IF(B2>=85, "A", IF(B2>=70, "B",IF(B2>=55, "C", IF(B2>=40, "D", "Αποτυχία")) ))

απλά γράψε

=IFS(B2>=85, "A", B2>=70, "B", B2>=55, "C", B2>=40, "D", TRUE, "Αποτυχία")

ο ΑΛΗΘΗΣ στο σημείο πριν από το τελευταίο λέει "εάν καμία από τις άλλες τιμές δεν πληρούται, τότε επιστρέψτε την επόμενη τιμή."

Αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη μόνο στο Excel 2019 ή στο Excel για Office 365.

Η συνάρτηση VLOOKUP στο Excel είναι συχνά μια απλούστερη εναλλακτική σε πολλαπλές δηλώσεις IF και είναι διαθέσιμη σε οποιαδήποτε έκδοση του Excel από το 2007 και μετά. Δεν είναι ιδανικό για όλες τις καταστάσεις γιατί είτε επιστρέφει αποτελέσματα για μια ακριβή αντιστοίχιση είτε για την πλησιέστερο αριθμός, επομένως δεν μπορούσε να χρησιμοποιηθεί για βαθμούς όπως το προηγούμενο παράδειγμα. Ωστόσο, σε πολλές περιπτώσεις, μπορεί να σας εξοικονομήσει πολλή δουλειά γράφοντας έναν τύπο, αν και πρέπει να δημιουργήσετε έναν πίνακα με πιθανές τιμές σε έναν στήλη, όπως προϊόντα που πουλά το κατάστημά σας και τι θέλετε να επιστρέψει η συνάρτηση, όπως η τιμή του προϊόντος, σε μια άλλη στήλη, για παράδειγμα.

Η σύνταξη για το VLOOKUP είναι =VLOOKUP(τιμή_αναζήτησης, πίνακας_πίνακας, αριθμός_ευρετηρίου, [αναζήτηση_περιοχής]) και η εκμάθηση καθενός από τα στοιχεία σας δείχνει πώς να το χρησιμοποιήσετε. ο αναζήτηση_τιμής Το όρισμα είναι η τιμή που θέλετε να ελέγξετε, η οποία πρέπει να είναι ένα κελί στην ίδια στήλη με την αρχή του πίνακα στον οποίο θέλετε να ελέγξετε, είτε πάνω είτε κάτω από αυτόν. ο πίνακας_συστοιχίας είναι το εύρος των κελιών που περιέχουν τον πίνακα πληροφοριών σας, όπως προϊόντα και τις αντίστοιχες τιμές τους και col_index_number είναι η στήλη στην οποία θέλετε να αναζητήσει το Excel για να βρει την τιμή που θα επιστρέψει, με 1 υποδεικνύοντας την αριστερή στήλη, 2 υποδεικνύοντας το επόμενο και ούτω καθεξής. Τελικά, [range_lookup] είναι προαιρετικό, αλλά πληκτρολογήστε "TRUE" εάν θέλετε το Excel να βασίζει την απάντηση στην πλησιέστερη τιμή ή "FALSE" εάν θέλετε μόνο μια ακριβή αντιστοίχιση.