Χαρακτηριστικά & Λειτουργίες του Microsoft Excel

Είτε για εργασία είτε για οικιακή χρήση, ένα υπολογιστικό φύλλο Excel είναι το καλύτερο εργαλείο στο Microsoft Office για την οργάνωση δεδομένων και τη δημιουργία λιστών. Παρόλο που τα έγγραφα του Word μπορούν να περιλαμβάνουν πίνακες και στήλες, το Excel κάνει τη διάταξη των πληροφοριών πολύ πιο εύκολη. Το Excel διαθέτει επίσης μια σειρά από λειτουργίες για το σχεδιασμό τύπων που αυτοματοποιούν τους υπολογισμούς. Αν και το Excel φαίνεται τρομακτικό στην αρχή, η διάταξη του προγράμματος είναι παρόμοια με άλλες εφαρμογές του Office, οπότε αν έχετε χρησιμοποιήσει το Word, θα νιώσετε σαν στο σπίτι σας μετά από μια ματιά τριγύρω. Για να λάβετε επιπλέον βοήθεια με ένα συγκεκριμένο κουμπί στην κορδέλα του Excel, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από αυτό για να δείτε μια συμβουλή.

Το κύριο τμήμα του παραθύρου του Excel αποτελείται από ένα υπολογιστικό φύλλο -- ή φύλλο εργασίας -- των κυττάρων. Ακριβώς όπως με ένα υπολογιστικό φύλλο χαρτιού, κάθε κελί μπορεί να περιέχει οποιουσδήποτε αριθμούς ή οποιοδήποτε κείμενο -- σε αντίθεση με την εργασία με μια βάση δεδομένων της Access, το Excel σάς επιτρέπει να κάνετε απλά κλικ σε οποιοδήποτε κελί και να το συμπληρώσετε με όποιον τρόπο ταιριάζει καλύτερα έργο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, όπως για την παρακολούθηση των δαπανών, θα θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια οργανωμένη σειρά σειρών και στηλών. Άλλες φορές, όπως η δημιουργία λίστας μελών της ομάδας, η σειρά και η τοποθέτηση κελιών δεν θα παίξουν σημαντικό ρόλο. Ένα πλεονέκτημα του Excel είναι πόσο απλή κάνει την αναδιοργάνωση δεδομένων: επιλέξτε ένα κελί και σύρετε το περίγραμμά του για να το μετακινήσετε σε ένα νέο σημείο στο φύλλο.

Κάθε αρχείο Excel, που ονομάζεται α ΤΕΤΡΑΔΙΟ ΕΡΓΑΣΙΩΝ, περιέχει ένα ή περισσότερα φύλλα εργασίας. Για εναλλαγή μεταξύ φύλλων σε ένα βιβλίο εργασίας, χρησιμοποιήστε τις καρτέλες στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου. Από το Excel 2007, τα περισσότερα βιβλία εργασίας χρησιμοποιούν την επέκταση αρχείου XLSX, ενώ χρησιμοποιήθηκαν παλαιότερες εκδόσεις XLS αρχεία. Τα νέα αντίγραφα του Excel μπορούν να διαβάσουν αυτά τα παλιά αρχεία, αλλά για να ανοίξετε ένα νέο βιβλίο εργασίας σε μια παλιά έκδοση, ο παλιός υπολογιστής χρειάζεται Πακέτο συμβατότητας γραφείου.

Όπως και με το υπόλοιπο Office από το 2007, η Microsoft έχει αντικαταστήσει τα μενού του Excel με καρτέλες κορδέλας. Μπορείτε να σκεφτείτε τις καρτέλες ως οπτικά μενού που παραμένουν ανοιχτά -- κάθε καρτέλα περιέχει ένα σύνολο σχετικών λειτουργιών με επεξηγηματικά εικονίδια. Για παράδειγμα, η καρτέλα Αρχική σελίδα περιέχει τις πιο συνηθισμένες επιλογές, όπως γραμματοσειρά και χρώμα κειμένου, ενώ η καρτέλα Εισαγωγή προσφέρει τρόπους εισαγωγής πινάκων, πλαισίων κειμένου και γραφημάτων. Μία καρτέλα, το Αρχείο, συμπεριφέρεται διαφορετικά. Το αρχείο εξακολουθεί να περιέχει βασικές εργασίες όπως "Νέο", "Άνοιγμα" και "Αποθήκευση", αλλά εμφανίζει αυτές τις εργασίες σε μια περιοχή πλήρους οθόνης με επιπλέον επιλογές, που ονομάζεται θέα στα παρασκήνια. Για παράδειγμα, το κουμπί "Νέο" στην προβολή παρασκηνίου προσφέρει μια επιλογή προτύπων με δυνατότητα αναζήτησης για νέα βιβλία εργασίας.

Εκτός από το ότι περιέχουν απλό κείμενο και αριθμούς, τα κελιά μπορούν να περιέχουν ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΟΙ τυποι, που ξεκινούν πάντα με ίσον. Με έναν τύπο, το Excel εμφανίζει το αποτέλεσμα μιας εξίσωσης σε ένα κελί, αλλά διατηρεί αυτόματα αυτό το αποτέλεσμα ενημερωμένο καθώς αλλάζετε τα στοιχεία του. Ένας βασικός τύπος μπορεί να πάρει τη θέση μιας αριθμομηχανής: γράψτε "=2+4" και το Excel εμφανίζει "6". Οι τύποι λειτουργούν επίσης με δεδομένα σε άλλα κελιά: "=A1+B1" προσθέτει τις τιμές των κελιών A1 και B1.

Για διαδικασίες εκτός της άμεσης αριθμητικής, χρησιμοποιήστε λειτουργίες για να εκτελέσετε διάφορες λειτουργίες σε δεδομένα. Οι δυνατότητες των συναρτήσεων κυμαίνονται από απλά μαθηματικά, όπως "AVERAGE" έως τον μέσο όρο ενός εύρους κελιών, έως την τροποποίηση κειμένου, όπως "LOWER" για τη μετατροπή μιας γραμμής σε πεζά. Οι δύο όροι συχνά συγχέονται, αλλά να θυμάστε ότι κάθε κελί μπορεί να περιέχει μόνο ένα τύπος, αλλά κάθε τύπος μπορεί να χρησιμοποιεί πολλαπλούς λειτουργίες, όπως "=AVERAGE(A1, B1)+SUM(A2, B2)" για να προσθέσετε το άθροισμα δύο κελιών στον μέσο όρο δύο άλλων κελιών.