Πώς να αποθηκεύσετε έγγραφα του Word χωρίς σημάνσεις

Η λειτουργία αναθεώρησης του Microsoft Word – που συνήθως αναφέρεται από το πιο δημοφιλές χαρακτηριστικό του, «Παρακολούθηση αλλαγών» – επιτρέπει στους χρήστες να μοιράζονται και να συνεργάζονται σε έγγραφα. Η ενεργοποίηση της δυνατότητας κάνει το Word να σημειώνει τυχόν τροποποιήσεις που έγιναν στο έγγραφο από εκείνο το σημείο και μετά και σας επιτρέπει να αφήνετε σχόλια για άλλους χρήστες που βλέπουν το έγγραφο. Ωστόσο, αν και μπορεί να είναι επωφελές να παρακολουθείτε τις αλλαγές στο Word, μπορεί να είναι ενοχλητικό ή ακόμα και καταστροφικό να στείλετε ένα έγγραφο του Word σε έναν πελάτη, εκπαιδευτή τάξης ή συνάδελφο, μόνο για να ενημερωθεί ότι όλη η σήμανση και τα σχόλια είναι ορατά κατά το άνοιγμα του έγγραφο. Μπορείτε να αποτρέψετε αυτό από το να συμβεί απενεργοποιώντας τις αλλαγές κομματιών στο Word, αλλά πρέπει να καταλάβετε ότι το Word μπορεί να εξακολουθεί να παρακολουθεί τις αλλαγές, ακόμη και όταν δεν μπορείτε να τις δείτε.

Οι περισσότεροι από τους χρήστες που καταλήγουν να στέλνουν κατά λάθος έγγραφα που εξακολουθούν να εμφανίζουν σήμανση το κάνουν για έναν απλό λόγο. Η απόκρυψη των παρακολουθούμενων αλλαγών από την προβολή δεν καταργεί αυτές τις αλλαγές από το έγγραφο. Το Microsoft Word επιτρέπει στους χρήστες να κρύβουν και να αποκαλύπτουν σημειώσεις εγγράφων από την καρτέλα "Επισκόπηση" όπως επιθυμούν για να επιταχύνουν ανεβάστε το πρόγραμμα και ελαχιστοποιήστε τους περισπασμούς που μπορεί να προκύψουν με κάθε τροποποίηση και νέα πρόταση καταγεγραμμένος. Αυτό επιτυγχάνεται μέσω των αναπτυσσόμενων μενού στην καρτέλα Αναθεώρηση, στα δεξιά του κουμπιού "Παρακολούθηση αλλαγών". Ακόμη και όταν το πρόγραμμα δεν εμφανίζει τις αλλαγές καθώς συμβαίνουν, εάν η δυνατότητα έχει ενεργοποιηθεί, το Word εξακολουθεί να τις παρακολουθεί και να τις καταγράφει στο έγγραφο. Μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα έγγραφο με τις αλλαγές να είναι κρυφές από την προβολή σας, αλλά εξακολουθούν να εμφανίζονται για άλλους χρήστες, εκτός εάν τις διαγράψετε σωστά.

Ενώ παλαιότερα ήταν πολύπλοκο να αποθηκεύσετε ένα έγγραφο του Word χωρίς σήμανση, η σουίτα του Microsoft Office 2016 κάνει τη διαδικασία απλή. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Έλεγχος" στο μενού πάνω από το έγγραφο για να ξεκινήσει η διαδικασία και επιλέξτε το κουμπί "Παρακολούθηση αλλαγών" στο μενού Λειτουργία αναθεώρησης για να απενεργοποιήσετε την παρακολούθηση. Εάν δεν μπορείτε να δείτε ένα αρχείο καταγραφής των αλλαγών στο έγγραφο, κάντε κλικ στο επάνω αναπτυσσόμενο μενού στα δεξιά του κουμπιού Παρακολούθηση αλλαγών. Θα πρέπει να διαβάζει "Χωρίς σήμανση" εάν δεν είναι ορατές αλλαγές. Επιλέξτε "Όλη η σήμανση" για να αποκαλύψετε τυχόν αλλαγές που έχουν καταγραφεί για το έγγραφο. Αυτό εμφανίζει επίσης τα σχόλια στο έγγραφο, εάν υπάρχουν. Κοιτάξτε το παράθυρο στη δεξιά πλευρά της οθόνης. Πρέπει να επιλύσετε ή να απορρίψετε καθεμία από τις αλλαγές ή τα σχόλια για να τα παραβλέψετε. Εάν θέλετε να το κάνετε γρήγορα, επιλέξτε τα αναπτυσσόμενα μενού κάτω από τα κουμπιά "Αποδοχή" ή "Απόρριψη" στο παράθυρο Αλλαγές, καθώς και το κουμπί "Διαγραφή" στο παράθυρο σχολίων. Κάνοντας κλικ στην επιλογή αποδοχής, απόρριψης ή διαγραφής όλων των αλλαγών ή σχολίων, η επίλυση των αλλαγών είναι πολύ πιο γρήγορη.

Αφού επιλύσετε τις αλλαγές και διαγράψετε τυχόν σχόλια, αποθηκεύστε το έγγραφό σας και ανοίξτε το ξανά στο Word. Εάν εξακολουθούν να υπάρχουν αλλαγές που παρακολουθούνται, το Word εμφανίζει τις σημειώσεις σήμανσης κατά τη φόρτωση του εγγράφου – επιτρέποντάς σας να τις εντοπίσετε και να τις επιλύσετε ή να τις διαγράψετε όπως απαιτείται. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Document Inspector του Word για να ελέγξετε το έγγραφο στο σύνολό του, για να διαγράψετε οποιοδήποτε πληροφορίες που μπορεί να μην θέλετε να κοινοποιήσετε, όπως προσωπικά στοιχεία που είναι κλειδωμένα στο έγγραφο ή είναι κρυμμένα κείμενο. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτό κάνοντας κλικ στο "Αρχείο" από το μενού στο επάνω μέρος του παραθύρου του Word και επιλέγοντας "Πληροφορίες", ακολουθούμενο από "Έλεγχος για ζητήματα" και τέλος "Επιθεώρηση εγγράφου".