Πίστωση εικόνας: Jupiterimages/Pixland/Getty Images
Το αφεντικό σας μόλις σας έδωσε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel με περισσότερα από 100 ονόματα. Θέλει να δημιουργήσετε ετικέτες αλληλογραφίας για όλα αυτά. Η πληκτρολόγηση τους ή ακόμα και η αντιγραφή και επικόλλησή τους σε ένα πρότυπο ετικέτας μπορεί να διαρκέσει ώρες. Επιπλέον, μια τέτοια μέθοδος είναι επιρρεπής σε σφάλματα εισαγωγής δεδομένων. Το Microsoft Office κάνει τη διαδικασία πολύ πιο εύκολη. Χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας του Microsoft Word, μπορείτε να εκτυπώσετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel ως ετικέτες αλληλογραφίας. Αυτή η δυνατότητα θα σας βοηθήσει να εξαλείψετε τις ώρες κουραστικής εισαγωγής δεδομένων.
Βήμα 1
Ανοίξτε το Microsoft Word. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αλληλογραφία" και επιλέξτε "Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας". Επιλέξτε "Ετικέτες".
Το βίντεο της ημέρας
Βήμα 2
Επιλέξτε τον κατασκευαστή των ετικετών σας από το αναπτυσσόμενο μενού. Επιλέξτε τον αριθμό προϊόντος των ετικετών σας. Κάντε κλικ στο "OK".
Βήμα 3
Κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογή παραληπτών" στην καρτέλα "Αλληλογραφία". Επιλέξτε "Χρήση υπάρχουσας λίστας". Μεταβείτε στο υπολογιστικό φύλλο του Excel που περιέχει τα δεδομένα για τις ετικέτες αλληλογραφίας σας. Επιλέξτε το αρχείο και κάντε κλικ στο κουμπί "Άνοιγμα".
Βήμα 4
Επιλέξτε το φύλλο εργασίας του υπολογιστικού φύλλου Excel που περιέχει τα δεδομένα αλληλογραφίας. Αποεπιλέξτε το πλαίσιο "Η πρώτη σειρά δεδομένων περιέχει κεφαλίδες στηλών" εάν το φύλλο εργασίας σας δεν έχει κεφαλίδες. (Ένα παράδειγμα κεφαλίδας είναι η κεφαλίδα Όνομα. Θα πρέπει να βρίσκεται στην πρώτη σειρά του φύλλου εργασίας. Εάν η πρώτη σειρά του υπολογιστικού φύλλου σας ξεκινά με ένα πραγματικό όνομα, άτομο ή μέρος, δεν έχετε κεφαλίδες.)
Βήμα 5
Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να συνεχίσετε. Θα δείτε ότι όλες οι ετικέτες σας εκτός από την πρώτη εμφανίζουν τώρα τη φράση <
Βήμα 6
Κάντε κλικ στο "Μπλοκ διεύθυνσης" στην καρτέλα "Αλληλογραφία". Κάντε κλικ στο κουμπί "Αντιστοίχιση πεδίων" εάν η προεπισκόπηση σας δεν φαίνεται σωστή. Αντιστοιχίστε τα ονόματα μπλοκ διευθύνσεων στα αριστερά με τα πεδία από το υπολογιστικό φύλλο Excel στα δεξιά. Εάν δεν υπάρχει αντιστοίχιση στο υπολογιστικό φύλλο σας, επιλέξτε "Δεν ταιριάζει". Κάντε κλικ στο "OK". Επαναλάβετε αυτό το βήμα έως ότου η προεπισκόπηση του μπλοκ διευθύνσεων ταιριάζει με την εμφάνιση της ετικέτας σας.
Βήμα 7
Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να συνεχίσετε. Η πρώτη σας ετικέτα θα διαβάζει τώρα <
Βήμα 8
Κάντε κλικ στην "Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων" στην καρτέλα "Αλληλογραφία" για να δείτε πώς θα μοιάζουν οι ετικέτες σας. Κάντε κλικ στο "Τέλος & συγχώνευση" στην καρτέλα "Αλληλογραφία". Επιλέξτε "Εκτύπωση εγγράφων". Κάντε κλικ στο "OK".
Βήμα 9
Επιλέξτε τον εκτυπωτή σας. Βεβαιωθείτε ότι το απόθεμα ετικέτας έχει τοποθετηθεί σωστά. Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να ξεκινήσετε την εκτύπωση των ετικετών σας.
