Πώς να εκτυπώσετε ετικέτες χρησιμοποιώντας το Word

Για πολύ καιρό, το Microsoft Word έχει συμπεριλάβει πρότυπα για εκτυπώσιμα φύλλα ετικετών καθώς και για κοινά έγγραφα όπως γράμματα. Με διατάξεις ετικετών για τους διάφορους προμηθευτές, το Word μπορεί είτε να εκτυπώσει μια μεμονωμένη καταχώρηση σε μια συγκεκριμένη ετικέτα είτε να παράγει ένα ολόκληρο φύλλο ετικετών ταυτόχρονα.

Εάν έχετε μια λίστα επαφών στο βιβλίο διευθύνσεων του Outlook ή ένα υπολογιστικό φύλλο Excel ή μια βάση δεδομένων της Access, το Mail Merge μπορεί να εισαγάγει τις πληροφορίες για να δημιουργήσει αυτόματα μια σειρά ετικετών. Εναλλακτικά, μπορείτε να δημιουργήσετε τη δική σας λίστα αλληλογραφίας απευθείας στο Word κατά τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Η συγχώνευση αλληλογραφίας της Microsoft δεν είναι μαγική, αλλά μπορεί να λειτουργήσει σχεδόν τόσο γρήγορα.

Προφανώς, το Mail Merge περιλαμβάνει τόνους πλεονεκτημάτων για ταχυδρομικούς οίκους και μεγάλες εταιρείες που πραγματοποιούν μαζικές αποστολές. Αλλά είναι πολύ βολικό ακόμη και για τους απλούς ανθρώπους. Εάν δεν χρειάζεται πλέον να απευθύνετε χειρόγραφα σε κάθε φάκελο, η οικογένειά σας μπορεί να επιστρέψει στο πνεύμα της αποστολής όμορφων εορταστικών καρτών (σε χαρτί) κάθε Δεκέμβριο. Εάν βοηθήσετε στη λειτουργία του τοπικού PTA ή ενός στρατεύματος Προσκόπων, το Mail Merge θα μπορούσε να είναι πολύ χρήσιμο για την αποστολή φυλλαδίων.

Υπάρχουν τρία έγγραφα που εμπλέκονται σε μια συγχώνευση αλληλογραφίας. Όσον αφορά τις ετικέτες, το κύριο έγγραφο είναι αυτό που χρησιμοποιείτε για να ρυθμίσετε τη διάταξη, συμπεριλαμβανομένου ενός λογότυπου εταιρείας ή της διεύθυνσης επιστροφής σας στις ετικέτες αποστολής, εάν θέλετε να τις συμπεριλάβετε. Η λίστα αλληλογραφίας σας, η οποία περιέχει τις διευθύνσεις που θα εκτυπωθούν στις ετικέτες, είναι η πηγή δεδομένων. Αυτά τα δύο έγγραφα, συνδυασμένα, παράγουν τις ετικέτες διευθύνσεων. Εδώ είναι ένα διάγραμμα:

Υπάρχουν κάποιες απροσδόκητες «γκότσες».

Εάν χρησιμοποιείτε το Excel, το Outlook ή την Access ως πηγή δεδομένων, για παράδειγμα, πρέπει να λάβετε υπόψη ορισμένους κανόνες που μπορεί να μην είναι αμέσως προφανείς. Για παράδειγμα, όταν χρησιμοποιείτε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι η στήλη για ταχυδρομικούς κώδικες ή ταχυδρομικούς κώδικες έχει μορφοποιηθεί ως κείμενο, ώστε να μην χάσετε κανένα μηδενικό.

Επίσης, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις επαφές σας στο Outlook ως πηγή δεδομένων, εκτός εάν έχετε ορίσει το Outlook ως προεπιλεγμένο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Μπορεί να είναι απλούστερο να χρησιμοποιείτε απλώς το Word ως πηγή δεδομένων, ειδικά εάν έχετε εμπειρία στο Word αλλά δεν έχετε βαθιά γνώση των άλλων εργαλείων παραγωγικότητας γραφείου της Microsoft.

Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε και να εκτυπώσετε γρήγορα βασικές ετικέτες αλληλογραφίας στις περισσότερες εκδόσεις του Word, όλες εντός του Word, χωρίς να περάσετε από την πιο χρονοβόρα ρουτίνα του Οδηγού συγχώνευσης αλληλογραφίας βήμα προς βήμα.

Στο Word, μεταβείτε στο μενού Αρχείο. Επιλέξτε Νέο έγγραφο και μετά Κενό έγγραφο.

στην καρτέλα Mailings, μεταβείτε στην ομάδα Start Mail Merge και επιλέξτε Start Mail Merge, Labels. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ετικέτας, ελέγξτε εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε εκτυπωτή συνεχούς τροφοδοσίας ή τροφοδοσίας φύλλων.

Στη συνέχεια, στην ενότητα Πληροφορίες ετικέτας, επιλέξτε τον προμηθευτή ετικετών και τον αριθμό προϊόντος που αντιστοιχεί στη συσκευασία των ετικετών που θα χρησιμοποιήσετε. Πατήστε OK.

Μεταβείτε στην επιλογή Επιλογή παραληπτών και επιλέξτε Πληκτρολογήστε μια νέα λίστα.

Στο παράθυρο διαλόγου Νέα λίστα διευθύνσεων που εμφανίζεται, πληκτρολογήστε πληροφορίες για κάθε μέλος της λίστας αλληλογραφίας σας σε κάθε στήλη ανάλογα με την περίπτωση. (Το έχουμε κάνει παρακάτω με μια σύντομη λίστα φανταστικών χαρακτήρων.)

Χρησιμοποιήστε το πλήκτρο Tab είτε για να μετακινηθείτε από τη μια στήλη στην επόμενη είτε για να προχωρήσετε στην επόμενη σειρά του πίνακα. Για να δημιουργήσετε μια νέα σειρά στον πίνακα, επιλέξτε Νέα καταχώρηση ή πατήστε ALT+N.

Μια εύχρηστη λειτουργία που ονομάζεται Προσαρμογή στηλών σάς δίνει μεγάλη ευελιξία σχετικά με τις πληροφορίες που πρέπει να συμπεριλάβετε στις ετικέτες αλληλογραφίας σας. Όπως υποδεικνύεται παρακάτω, μπορείτε να αφαιρέσετε στήλες όπως Τίτλος ή Γραμμή Διεύθυνσης 2. Μπορείτε επίσης να αφαιρέσετε αριθμούς τηλεφώνου και διευθύνσεις email, καθώς ούτως ή άλλως δεν χρειάζονται συνήθως στις ετικέτες διευθύνσεων.

Επίσης, στην Προσαρμογή στηλών, μπορείτε να προσθέσετε νέες στήλες, να μετονομάσετε υπάρχουσες στήλες ή να αλλάξετε τη σειρά των στηλών στη λίστα. Αφού κάνετε όλες τις αλλαγές που θέλετε στις στήλες, επιλέξτε ΟΚ.

Όταν ολοκληρώσετε την προσθήκη όλων των ατόμων που θέλετε στη λίστα σας, κάντε κλικ στο OK.

Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση λίστας διευθύνσεων, δώστε ένα όνομα στο νέο σας αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση.

Αφού προσθέσετε όλες τις διευθύνσεις στη λίστα αλληλογραφίας σας, θα καταλήξετε τελικά με μια λίστα παραληπτών συγχώνευσης αλληλογραφίας που μοιάζει κάπως έτσι:

Το Word δεν γνωρίζει απαραίτητα πώς θέλετε να σχεδιάζονται οι ετικέτες σας. Στο επόμενο βήμα, μεταβείτε στο Address Block για να καθορίσετε πού θα εμφανίζονται οι διευθύνσεις στις ετικέτες.

Αφού επιλέξετε Μπλοκ διεύθυνσης, κάντε κλικ στο OK. Το Word θα εισαγάγει το μπλοκ διευθύνσεων στην πρώτη ετικέτα διεύθυνσης στη σελίδα. Μετά από αυτό, επιλέξτε Ενημέρωση όλων των ετικετών για να αντιγράψετε το βιβλίο διευθύνσεων σε όλες τις ετικέτες σε όλη τη σελίδα.

Στη σελίδα Αποτελέσματα προεπισκόπησης, θα πρέπει να δείτε μια προεπισκόπηση όλων των διευθύνσεων στη σελίδα.

Αν όλα φαίνονται σαν ταμπάκο, μεταβείτε στο Finish & Merge για να εκτυπώσετε τις ετικέτες σας. Εάν έχετε συναντήσει κάποιο snafus ή εάν έχετε αποφασίσει ότι θέλετε ετικέτες με πιο όμορφες εμφανίσεις, επιστρέψτε στο μενού Αρχείο και ξεκινήστε ένα νέο κενό έγγραφο.

Επιστρέψτε στην ομάδα "Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας", αυτή τη φορά επιλέγοντας τον οδηγό -- φυσικά αυτόν στο Mail Merge, όχι αυτόν στη Χώρα του Οζ της Dorothy.