Πώς να δημιουργήσετε ετικέτες διευθύνσεων

Σε ένα κενό έγγραφο του Word, επιλέξτε το ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα και μετά Ξεκινήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας. Επιλέγω Ετικέτες από το αναπτυσσόμενο μενού.

Προειδοποίηση

Στο Επιλογές ετικέτας διαλόγου, επιλέξτε αυτές τις επιλογές:

• Πληροφορίες εκτυπωτή: Πιθανότατα μπορείτε να διατηρήσετε το. προεπιλεγμένες ρυθμίσεις εδώ, εκτός εάν ο εκτυπωτής σας είναι συνεχής τροφοδοσία. εκτυπωτή αντί για έναν που εκτυπώνει μεμονωμένες σελίδες ή έχετε. πολλαπλούς δίσκους χαρτιού.
  
• Πωλητές ετικετών: Επιλέξτε τον προμηθευτή από την ετικέτα. αναπτυσσόμενο πλαίσιο προμηθευτών και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον αριθμό προϊόντος αυτού του προμηθευτή, για παράδειγμα "5160 Ετικέτες Διεύθυνσης Easy Peel", ένα συνηθισμένο. Avery προϊόν.
  

Εάν το προϊόν σας δεν αναφέρεται στην αναπτυσσόμενη λίστα Αριθμός προϊόντος, επιλέξτε ένα προϊόν που πιστεύετε ότι είναι παρόμοιο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε ένα από τα δύο Λεπτομέριες ή New Label για να ανοίξετε ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο μπορείτε προσαρμόστε μέγεθος σελίδας, περιθώρια, μέγεθος ετικετών και πολλά άλλα.

Κάντε κλικ Εντάξει για να στήσετε τις ετικέτες σας και μετά Εντάξει και πάλι όταν σας ζητηθεί να σας προειδοποιήσει ότι τυχόν περιεχόμενο του εγγράφου θα απορριφθεί.

Μπορεί να μην δείτε καμία αλλαγή στο έγγραφό σας σε αυτό το σημείο, αλλά το Word έχει δημιουργήσει έναν πίνακα για να ορίσει τις ετικέτες σας. Για να δείτε τις γραμμές που ορίζουν τις ετικέτες, επιλέξτε το Σχέδιο καρτέλα και επιλέξτε Προβολή Γραμμών Πλέγματος από την ομάδα του πίνακα.

Πριν χρησιμοποιήσετε το Word για να ρυθμίσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας, βεβαιωθείτε ότι το αρχείο που περιέχει τις διευθύνσεις σας περιέχει τις πληροφορίες που θέλετε.

Εάν οι διευθύνσεις σας βρίσκονται στο Excel, για παράδειγμα, βεβαιωθείτε ότι το έγγραφο Excel περιέχει στήλες με πλήρεις πληροφορίες διεύθυνσης.

Αν οι διευθύνσεις σας είναι στο Outlook, ελέγξτε τα στοιχεία επικοινωνίας σας για να βεβαιωθείτε ότι φαίνονται όπως περιμένετε.

Επιλέγω Επιλέξτε Παραλήπτες από την ομάδα Start Mail Merge στην καρτέλα Mailings. Εδώ, επιλέξτε είτε:

• Πληκτρολογήστε μια νέα λίστα: Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιλογή εάν δεν έχετε πηγή δεδομένων και σκοπεύετε να το κάνετε μη αυτόματα. πληκτρολογήστε τα ονόματα και τις διευθύνσεις κατά τη συγχώνευση αλληλογραφίας.
  
• Χρησιμοποιήστε μια υπάρχουσα λίστα: Επιλέξτε αυτήν την επιλογή εάν έχετε α. αρχείο που περιέχει τα ονόματα και τις διευθύνσεις. Αυτό μπορεί να είναι ένα Excel ή. Πρόσβαση στο αρχείο ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλον τύπο αρχείου δεδομένων, όπως ένα. Αρχείο HTML ή Word που περιέχει έναν μόνο πίνακα ή οποιοδήποτε αρχείο κειμένου με. πεδία διαχωρισμένα με καρτέλες, κόμματα ή άλλους χαρακτήρες.
  
• Επιλέξτε από τις Επαφές του Outlook: Αυτή η επιλογή σας δίνει τη δυνατότητα. για να επιλέξετε συγκεκριμένες επαφές από τις επαφές σας στο Outlook.
  

Υπόδειξη

Το Word δεν κατανοεί αυτόματα πώς θέλετε να σχεδιάζονται οι ετικέτες σας, επομένως το επόμενο βήμα είναι να δημιουργήσετε ένα σύμβολο κράτησης θέσης για να καθορίσετε πού θα εμφανίζονται οι διευθύνσεις σε κάθε ετικέτα. Ενώ μπορείτε να επιλέξετε μεμονωμένα πεδία όπως όνομα, διεύθυνση και πόλη για εμφάνιση στις ετικέτες σας, το Word παρέχει ένα βασικό μπλοκ διευθύνσεων που περιλαμβάνει βασικά στοιχεία διεύθυνσης.

Επιλέγω Μπλοκ διευθύνσεων στην ομάδα Write & Insert Fields για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Insert Address Block. Εδώ, προσαρμόστε τον τρόπο εμφάνισης της διεύθυνσης, όπως τη μορφή για το όνομα του παραλήπτη και εάν θα εισαγάγετε το όνομα της εταιρείας.

Υπόδειξη

Για να προσαρμόσετε τη γραμματοσειρά που χρησιμοποιείται για το κείμενο διεύθυνσης -- εάν, για παράδειγμα, η προεπιλεγμένη κανονική γραμματοσειρά του Word δεν εμφανίζεται καλά -- επιλέξτε το πεδίο <

Στις περισσότερες περιπτώσεις, θα θέλετε επίσης να μειώσετε το διάστημα μεταξύ των γραμμών όταν εκτυπώνετε ετικέτες διευθύνσεων. Ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Παράγραφος κάνοντας κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος και, στη συνέχεια, προσαρμόστε το διάστημα στο Διάστημα Ενότητα.

Όταν ρυθμιστούν η μορφοποίηση και τα πεδία της ετικέτας, κάντε κλικ Ενημέρωση ετικετών από την ομάδα Write & Insert Fields. Αυτό διαδίδει το <> πεδίο σε όλες τις ετικέτες στο φύλλο.

Επιλέγω Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων από την ομάδα Αποτελέσματα προεπισκόπησης στην καρτέλα Αποστολές. Χρησιμοποιήστε το δεξί και το αριστερό βέλη για να δείτε επιπλέον σελίδες. Εάν το κείμενο απαιτεί περαιτέρω μορφοποίηση, κάντε κλικ Προεπισκόπηση αποτελέσματος ξανά για να απενεργοποιήσετε την προεπισκόπηση και στη συνέχεια να διαμορφώσετε ξανά όπως χρειάζεται.

Επιλέγω Finish & Merge στην ομάδα Finish για να ολοκληρώσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας και να εκτυπώσετε τις ετικέτες.