Εάν διευθύνετε μια μικρή επιχείρηση, η μισθοδοσία είναι ένα δαπανηρό και χρονοβόρο μέρος των λειτουργιών.
Πίστωση εικόνας: ijeab/iStock/GettyImages
Εάν διευθύνετε μια μικρή επιχείρηση, η μισθοδοσία είναι ένα δαπανηρό και χρονοβόρο μέρος των λειτουργιών. Ωστόσο, χάρη στην τεχνολογία, δεν χρειάζεται να πληρώσετε μια υπηρεσία τρίτων ή να επενδύσετε σε ακριβό λογισμικό για να δημιουργήσετε επιταγές σε χαρτί. Μπορείτε εύκολα να εκτυπώσετε επιταγές μισθοδοσίας από το Excel, αλλά είναι απαραίτητο να έχετε το σωστό χαρτί και μελάνι για εκτύπωση, ώστε να διασφαλίσετε ότι οι υπάλληλοί σας μπορούν να καταθέσουν την αμοιβή τους.
Ελέγξτε το Πρότυπο εκτύπωσης Excel
Το πρώτο βήμα εάν θέλετε να εκτυπώσετε επιταγές μισθοδοσίας από το Excel είναι να βρείτε ένα πρότυπο. Μπορείτε να τα βρείτε εύκολα μέσω μιας αναζήτησης στο διαδίκτυο. Τα βασικά πρότυπα που παρέχονται με το Excel δεν περιλαμβάνουν ελέγχους, αλλά μπορείτε να βρείτε χρήσιμα πρότυπα για την υποστήριξη τεκμηρίωσης, όπως φύλλα χρόνου.
Το βίντεο της ημέρας
Μόλις βρείτε και κατεβάσετε ένα πρότυπο εκτύπωσης επιταγών για το Excel, εισάγετε πληροφορίες που αφορούν τον παραλήπτη και τα χρήματα που εκταμιεύονται. Αποθηκεύετε την επιταγή ως PDF, την οποία μπορείτε στη συνέχεια να εκτυπώσετε και να τη διανείμετε στον υπάλληλο.
Δεν αρκεί να έχετε ένα πρότυπο PDF εκτύπωσης ελέγχου. Τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα είναι επιμελή όσον αφορά την πρόληψη της απάτης, επομένως δεν μπορείτε να εκτυπώσετε μια επιταγή σε απλό χαρτί και να τη μεταβιβάσετε ως επίσημη. Εάν είναι δυνατόν, λάβετε τις απαιτήσεις από τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα που χρησιμοποιούν οι υπάλληλοί σας για να βεβαιωθούν ότι οι επιταγές σας δεν θα απορριφθούν. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν προδιαγραφές χαρτιού, μεγέθους και γραμματοσειράς.
Εύρεση του σωστού χαρτιού
Αφού χρησιμοποιήσετε το πρότυπο εκτύπωσης επιταγών στο Excel και δημιουργήσετε τις επιταγές σε μορφή PDF, το επόμενο Το βήμα είναι να επιβεβαιώσετε ότι το χαρτί και το μελάνι που πρέπει να χρησιμοποιήσετε για τους ελέγχους λειτουργούν με τον εκτυπωτή που έχετε ήδη έχω. Εάν όχι, πρέπει να ψωνίσετε για νέο εκτυπωτή.
Όταν εκτυπώνετε την επιταγή σε εκτυπωτή, πρέπει να είναι σε βαρύτερο χαρτί από αυτό που χρησιμοποιείτε για την καθημερινή εκτύπωση. Για παράδειγμα, η τράπεζα της Αμερικής απαιτεί οι έλεγχοι να γίνονται σε χαρτί με τις ακόλουθες προδιαγραφές:
- Διαστάσεις μεταξύ 7,75 επί 2,75 ίντσες και 8,75 επί 3,667 ίντσες
- Μεταξύ 24 λίβρες. και 44 λίβρες. βάρος
- Ο κόκκος χαρτιού τρέχει οριζόντια.
Τα καλά νέα είναι ότι μπορείς αγοράχαρτί επιταγής εκτύπωσης που ικανοποιεί τις περισσότερες τραπεζικές απαιτήσεις. Επισκεφτείτε ένα τοπικό κατάστημα ειδών γραφείου ή ψωνίστε στο διαδίκτυο και βεβαιωθείτε ότι το χαρτί είναι συμβατό με τον τύπο του εκτυπωτή που έχετε.
Εύρεση του σωστού μελανιού
Δεν μπορείτε απλώς να κάνετε τους ελέγχους σας μέσω ενός εκτυπωτή χρησιμοποιώντας τυπικά δοχεία μελάνης. Οι τράπεζες απαιτούν Αναγνώριση χαρακτήρων με μαγνητική μελάνη μελάνι ή τόνερ για ελέγχους. Εάν εκτυπώνετε σε εκτυπωτή inkjet, χρειάζεστε μελάνι MICR, ενώ η εκτύπωση των επιταγών σας σε εκτυπωτή λέιζερ απαιτεί τόνερ MICR.
Εάν σκοπεύετε να εκτυπώσετε επιταγές μισθοδοσίας από το Excel, θα πρέπει να δώσετε προσοχή και στις απαιτήσεις της τράπεζας για μελάνι. Με την Bank of America, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία διπλής όψης για να εκτυπώσετε τις επιταγές σας. Εάν οι επιταγές μισθοδοσίας σας είναι διπλής όψης, το πίσω μέρος πρέπει να είναι τυπωμένο με μελάνι χωρίς MICR. Εάν εκμεταλλευτείτε τα χαρακτηριστικά ασφαλείας για την αποφυγή παραβίασης, όπως υδατογραφήματα ή χημικά κενά, βεβαιωθείτε ότι η διαδικασία εκτύπωσης συμμορφώνεται με τους κανονισμούς των τραπεζών προορισμού.
