Microsoft Word verfügt über eine Seriendruckfunktion, die ein Word-Dokument mit Informationen verknüpft, die in einer Datendatei gespeichert sind, die als Datenquelle bezeichnet wird. Die Datenquelle kann eine Datenbank sein. Vor der Zusammenführung können Sie eine Datenbank in Word erstellen und verwalten. Die Datenbank wird als Access-Datenbankdatei in Word gespeichert.
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Sie werden den Seriendruck nicht wirklich durchführen, Sie müssen jedoch den Typ des Seriendruckdokuments auswählen, das Sie erstellen, bevor Sie die Datenbank erstellen.
Hauptdokument-Layout
Öffnen Sie ein leeres Word-Dokument.
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Auf der Mailings Registerkarte, klicken Sie Seriendruck starten und wählen Sie Verzeichnis. EIN Verzeichnis Der Dokumenttyp weist Word an, eine Liste zu erstellen und Felder aus einer Datenquelle, beispielsweise einer Datenbank, zu verwenden.
Datenbankfelder anpassen
Klicken Empfänger auswählen und wählen Sie Geben Sie Neue Liste ein die öffnen Neue Adressliste Dialogbox. Verwenden Sie es, um die Felder anzupassen, die in der Datenbank verwendet werden. Klicken
Spalten anpassen. Die Adressliste anpassen Dialogfeld erscheint.- Um Feldnamen zu entfernen, wählen Sie den Feldnamen aus, klicken Sie auf Löschen und klicke Jawohl um den Feldnamen zu entfernen.
- Um Feldnamen zu bearbeiten, wählen Sie den Feldnamen aus, klicken Sie auf Umbenennen, das Feld umbenennen Dialogfeld erscheint, ändern Sie den Feldnamen und klicken Sie auf OK.
- Um zusätzliche Feldnamen hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen, das Feld hinzufügen Dialogfeld erscheint, geben Sie einen neuen Feldnamen ein und klicken Sie auf OK.
- Um die Reihenfolge der Feldnamen zu ändern, markieren Sie einen Feldnamen und klicken Sie auf Nach oben verschieben oder Sich abwärts bewegen.
Klicken OK wenn du fertig bist. Die Neue Adressliste Dialogfeld zeigt die benutzerdefinierten Feldnamen in einer Tabelle an.
Geben Sie die Datenbankinformationen ein
Geben Sie Daten in jedes Feld ein. Verwenden Sie die Tabulatortaste, um von einem Feld zum anderen zu wechseln. Klicken Neuer Eintrag um zum nächsten Datensatz in der Datenbank zu wechseln. Klicken Sie nach der Eingabe des letzten Datensatzes nicht auf Neuer Eintrag um zu einem neuen Datensatz zu wechseln.
Überprüfen Sie die Aufzeichnungen und nehmen Sie Änderungen vor
- Um einen Datensatz zu bearbeiten, markieren Sie die Daten und geben Sie die Änderungen ein.
- Um nach einem Datensatz zu suchen, klicken Sie auf Finden, das Eintrag finden Dialogfeld erscheint, geben Sie Suchwort(e) ein und klicken Sie auf Nächstes finden.
- Um einen Datensatz zu löschen, klicken Sie auf das Quadrat links neben dem ersten Feld, klicken Sie auf Eintrag löschen und klicke Jawohl um den Datensatz zu entfernen.
Klicken OK wenn fertig.
Datenbank und Hauptdokument speichern
Die Adressliste speichern Dialogfeld erscheint. Wählen Sie aus, wo Sie die Datenbankdatei speichern möchten, geben Sie den Dateinamen ein und klicken Sie auf Speichern.
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Geben Sie nur den Dateinamen ein und Word fügt die Erweiterung .mdb hinzu und speichert die Datei als Microsoft Access-Datenbankdatei.
Speichern Sie das Hauptdokument, ein leeres Verzeichnis, das auf die Datenbank verweist, falls Sie später einen Seriendruck durchführen möchten. Schließen Sie das Hauptdokument und Wort verlassen.
Datenbank anzeigen
Navigieren Sie zur Access-Datenbankdatei und öffnen Sie sie. Microsoft Access wird geöffnet. Klicken Office_Address_List unter dem Tabellen Überschrift und die in Word erstellte Datenbanktabelle werden angezeigt.
Zurück zur Datenbank und Daten bearbeiten
Öffnen Sie das Hauptdokument in Worten. Die Microsoft Word Dialogfeld erscheint. Klicken Jawohl damit das Hauptdokument Informationen aus der Datenbank abrufen kann. Auf der Mailings Registerkarte, klicken Sie Empfängerliste bearbeiten. Die SeriendruckEmpfänger Dialogfeld erscheint. Wählen Sie unter der Überschrift Datenquelle den Namen der Datenbankdatei aus. Klicken Bearbeiten und der Datenquelle bearbeiten Dialogfeld erscheint. Bearbeiten Sie die Daten. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK und klicke Jawohl um die Datenbank zu aktualisieren. Im SeriendruckEmpfänger Dialogfeld können Sie die Datenbankinformationen mit verfeinern Sortieren, Filter, Duplikate finden, FindenEmpfänger und Adressen validieren Optionen.
Klicken OK wenn fertig. Schließen Sie das Hauptdokument. Klicken Speichern. Wort verlassen.
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Sie können einen Verzeichnis-Seriendruck in Word mit der erstellten Datenbank und dem Hauptdokument durchführen.
