So berechnen Sie Felder in einem MS Access-Bericht

Microsoft Access-Bericht in der Entwurfsansicht

Das Erstellen von Berichten in Microsoft Access kann dem Benutzer helfen, die Ergebnisse von Daten zu ermitteln, die durch Abfragen gefiltert und/oder in Tabellen gespeichert wurden. Wenn eine Access-Benutzerin immer besser mit der Verwendung von Access-Berichten vertraut wird, stellt sie fest, dass die Daten nicht nur angezeigt, aber durch eine Reihe von Funktionen berechnet, die in die Microsoft Access-Bibliothek integriert sind. Die Beherrschung dieser Funktionen und der Reportfunktionen kann jeden mittelmäßigen Report in ein professionelles Kunstwerk verwandeln.

Schritt 1

Öffnen Sie Microsoft Access. Öffnen Sie den Bericht, dem Sie das Berechnungsfeld hinzufügen möchten. Da es sich bei der Frage um Berichte handelt, sollte der Benutzer bereits eine Tabelle und eine Abfrage für den Bericht zum Lesen erstellt haben.

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Schritt 2

Gehen Sie in die "Designansicht". Fügen Sie im Abschnitt "Seitenfuß" des Berichts ein Textfeld hinzu.

Schritt 3

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Textfeld (nicht auf das mit dem Textfeld verknüpfte Label) und wählen Sie die Option "Eigenschaften". Das "Eigenschaftenblatt" wird auf der rechten Seite des Fensters geöffnet. Wählen Sie die Option "Kontrollquelle" im Abschnitt "Alle" im "Eigenschaftenblatt". Drück den Knopf. Dadurch wird der Ausdrucks-Generator geöffnet.

Schritt 4

Doppelklicken Sie in der rechten Spalte auf den Ordner "Funktionen". Der Baum "Funktionen" wird geöffnet. Wählen Sie den Ordner "Integrierte Funktionen".

Schritt 5

Wählen Sie aus der Liste ganz rechts die gewünschte Funktion aus. Die mittlere Spalte unterteilt die verschiedenen Funktionen in separate Kategorien.

Doppelklicken Sie auf die Funktion "Summe".

Im Ausdrucksfenster sehen Sie "Summe (<>)." Dies weist den Bericht an, alle Werte aus einer bestimmten Datenquelle hinzuzufügen.

Schritt 6

Markieren Sie "<>“ und drücken Sie die Taste „Löschen“. Doppelklicken Sie auf den Ordner "Abfragen", um den Abfragebaum zu öffnen, der alle Ihre Projektabfragen anzeigt. Klicken Sie einmal auf den Abfrageordner und eine Liste der verfügbaren Abfragen wird in der mittleren Spalte angezeigt. Doppelklicken Sie auf die Abfrage, die Sie für Ihre Datenquelle verwenden. Die Abfrage wird "WeeklyCosts" heißen.

Schritt 7

Das Ausdrucksfenster lautet jetzt "Sum (WeeklyCosts)".

Schritt 8

Klicken Sie im "Expression Builder" auf die Schaltfläche "OK", um das Fenster zu schließen. Die Formel Summe (Wochenkosten) wird in der Kontrollquelle des Eigenschaftenblatts angezeigt.

Schritt 9

Führen Sie den Bericht aus, um Ihre Ergebnisse anzuzeigen.

Spitze

Wenn Sie die Funktionen kennen, die Sie aufrufen möchten, können Sie die Daten einfach in die Control Source eingeben und nicht den Ausdrucksgenerator durchlaufen. Bis Sie mit Access besser vertraut sind, empfiehlt es sich, den Ausdrucksgenerator zu verwenden.

Warnung

Dieser Artikel wurde für erfahrene Access-Benutzer geschrieben.