So komprimieren Sie Dateien vor dem Senden per E-Mail

Wenn Sie große Dateien in einer E-Mail-Nachricht übertragen, besteht die Gefahr, dass die Größenbeschränkung für Anhänge überschritten wird, wodurch der Versand fehlschlägt. Durch das Komprimieren von Dateien wird ihre Größe verringert, sodass sie einfacher gesendet werden können, ohne diese Grenzen zu erreichen. Einige der besten Kandidaten für die Komprimierung sind große Multimediadateien wie Videos, Fotos und Audiodateien, da diese dazu neigen, allein die Größenbeschränkungen zu überschreiten – insbesondere Videos.

Häufig werden mehrere Komprimierungsformate verwendet, und die Auswahl des richtigen hängt von einigen verschiedenen Faktoren ab. Die ZIP-Komprimierung wird am häufigsten unterstützt und ist universeller als andere, bietet jedoch weniger Komprimierung als Formate wie RAR und 7Z. Diese Formate erfordern jedoch spezielle Programme, um die Dateien zu dekomprimieren. Die Formate, die der Empfänger Ihrer Datei dekomprimieren kann, spielen eine große Rolle bei Ihrer Entscheidung. In den meisten Fällen ist ZIP daher die beste Wahl, da die ZIP-Komprimierung in Windows integriert ist und zusätzliche Plug-Ins oder Downloads überflüssig werden.

Der genaue Prozess der Dateikomprimierung variiert je nach verwendetem Programm. Um die integrierte ZIP-Komprimierung von Windows in Windows 7 zu verwenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, bewegen Sie die Maus über "Senden an" und wählen Sie dann "Komprimierter (gezippter) Ordner" aus dem resultierenden Dropdown-Menü. Wählen Sie unter Windows 8 die Datei aus und klicken Sie auf "Freigeben", gefolgt von "Zip". In anderen Programmen erstellen Sie normalerweise das Archiv, fügen Dateien hinzu und weisen das Programm dann an, zu komprimieren. Spezifische Anweisungen finden Sie in der Dokumentation Ihres Archivierungsprogramms.

Wie klein die komprimierte Datei sein muss, hängt vom E-Mail-Dienst ab, den Sie zum Senden verwenden. Die Beschränkungen variieren von Anbieter zu Anbieter, daher müssen Sie sich an Ihren jeweiligen Anbieter wenden, um genaue Informationen zu erhalten. Beliebte Optionen wie Gmail und Yahoo begrenzen Sie auf 25 MB pro E-Mail, während Outlook.com Sie auf 10 MB pro E-Mail begrenzt. E-Mail-Clients sind oft ähnlich, wobei Microsoft Outlook Sie auf 20 MB pro Anhang beschränkt, Windows Live Mail Sie sind auf 10 GB pro E-Mail und nicht mehr als 50 MB pro Datei beschränkt, und Mozilla Thunderbird bietet unbegrenzte Größe.

Cloud-Speicher bietet eine solide Alternative, wenn Ihre Datei immer noch Ihre Größenbeschränkung überschreitet, unabhängig davon, wie stark Sie sie komprimieren. Indem Sie die komprimierte Datei auf einem Cloud-Server wie OneDrive, Google Drive oder Dropbox speichern und einen Download-Link an die Empfängers sparen Sie die Zeit, die zum Anhängen der Datei und zum Versenden großer Dateien erforderlich wäre – selbst solche, die sich auf mehrere Gigabyte erstrecken Gebiet. Dies ist auch eine bequemere Möglichkeit, die Datei für mehrere Personen freizugeben, da sie nur einmal hochgeladen werden muss. Ihre Empfänger können die Datei dann nach Belieben herunterladen.