Erst vor ein paar Tagen, wie versprochen, Microsoft rollt neue Sicherheitsfunktionen für Outlook.com. Das Unternehmen gab Anfang des Monats bekannt, dass sein Online-E-Mail-Client bald E-Mail-Verschlüsselung und eine Funktion zur Verhinderung der E-Mail-Weiterleitung einführen wird, um Nachrichten für alle Outlook.com-Benutzer besser zu schützen.
Es überrascht nicht, dass der Rollout danach erfolgt Google hat eine Überarbeitung vorgenommen seines webbasierten Gmail-Clients. Jetzt präsentiert Microsoft auch einige neue Funktionen für Outlooks Desktop, iOS und Android mobile Apps sowie den Outlook.com-Webmail-Dienst. Viele dieser Updates richten sich an Geschäftsanwender, da diese die primäre Zielgruppe von Outlook darstellen.
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Aus Sicherheitsgründen sorgt die neue E-Mail-Verschlüsselungskomponente im Wesentlichen dafür, dass die Nachricht verschlüsselt bleibt von Ende zu Ende und verhindert, dass Hacker Ihre E-Mails lesen, wenn sie Ihre E-Mails abfangen und durchsickern lassen Kommunikation. Empfänger, die Outlook.com oder Office 365 nicht verwenden, erhalten einen Link zu einer vertrauenswürdigen Office 365-Webseite, um entweder einen einmaligen Passcode zum Lesen der Nachricht zu erhalten oder sich bei einem vertrauenswürdigen Anbieter erneut zu authentifizieren. Andernfalls können Nachrichten über Outlook.com, die Outlook-Apps für Mobilgeräte und Outlook für den Desktop entschlüsselt werden.
„Beim Verfassen einer E-Mail in Outlook.com können vertrauliche Informationen wie Sozialversicherungsnummern erkannt werden, um Ihnen einen Vorschlag zum verschlüsselten Senden zu unterbreiten.“ Kirk Königsbauer, Corporate Vice President für Microsoft 365, sagte in einer Erklärung.
Was die Funktion „Weiterleitung verhindern“ anbelangt, legt diese Komponente Ihren E-Mails die Leine und verhindert, dass Empfänger E-Mails, die Sie über Outlook.com senden, weiterleiten und/oder kopieren. Darüber hinaus werden alle über Outlook.com gesendeten Anhänge mit aktivierter Funktion „Weiterleitung verhindern“ verschlüsselt.
Wenn ein Empfänger Ihre angehängte Datei herunterlädt und an eine andere Person sendet, kann sie nicht geöffnet werden. Die gleiche Einschränkung gilt, wenn der Empfänger Ihre E-Mail als Datei speichert und als Anhang versendet. Dadurch bleiben die zwischen Ihnen und dem Empfänger ausgetauschten Gespräche und Daten vertraulich und eine Weitergabe wird verhindert (außer natürlich durch Sie).
Die beiden neuen Funktionen werden auf Outlook.com angezeigt, sobald Sie eine neue Nachricht erstellen. Das Dropdown-Menü „Verschlüsseln“ befindet sich neben der Schaltfläche „Anhängen“ und bietet Optionen zum einfachen Verschlüsseln der Nachricht oder zum Verschlüsseln und Verhindern der Weiterleitung.
Die Nachricht kommt, nachdem Google eine Überarbeitung seines webbasierten Gmail-Clients gestartet hat. Es handelt sich hauptsächlich um ein Interface-Upgrade, damit Sie Ihr E-Mail-Volumen schneller und einfacher verwalten können. Bewegen Sie beispielsweise den Cursor über eine E-Mail und sehen Sie ein neues Overlay mit Optionen zum Archivieren, Löschen, Markieren als gelesen/ungelesen und Schlummern der Nachricht.
„Gmail wird Sie außerdem mit kurzen Erinnerungen, die neben Ihren E-Mail-Nachrichten erscheinen, dazu anregen, Nachrichten nachzuverfolgen und zu beantworten, um sicherzustellen, dass nichts untergeht.“ sagte Gmail-Produktmanager Matthew Izatt.
Gmail bietet derzeit keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselungskomponente oder verhindert, dass Empfänger Ihre E-Mails weiterleiten. Um Nachrichten zu verschlüsseln, müssen Gmail-Benutzer eine Erweiterung in Chrome installieren, z Secure Mail von Streak. Die Erweiterung fügt neben der Schaltfläche „Verfassen“ eine Sperrschaltfläche ein und fordert Sie auf, ein Kennwort zu generieren, das der Empfänger zum Öffnen der Nachricht benötigt. Der Empfänger muss die Erweiterung auch in Chrome installiert haben.
Die beiden neuen Funktionen, die Outlook.com hinzugefügt wurden, sind Teil eines größeren Sicherheitsupdates für Office 365. Zu den neuen Extras gehören die Dateiwiederherstellung für persönliche OneDrive-Konten, die Erkennung und Wiederherstellung von Ransomware, passwortgeschützte Freigabelinks und mehr.
Was die anderen Updates betrifft, hat Microsoft Outlook.com Rechnungserinnerungen hinzugefügt, die als Kalendereinträge angezeigt werden, falls Outlook eine per E-Mail erhaltene Rechnung erkennt. Das Fälligkeitsdatum wird Ihrem Kalender automatisch hinzugefügt und Outlook sendet Ihnen zwei Tage vor Fälligkeit der Zahlung eine Erinnerungs-E-Mail. Der Kalender bietet auch Vorschläge für Besprechungsorte und füllt diese Vorschläge automatisch mit Daten von Bing.
Ebenso erhöht Microsoft den Einsatz bei RSVP und der Nachverfolgung der Anwesenheit bei Besprechungen – Sie können Antworten auf eine Besprechung sehen, auch wenn Sie diese nicht organisiert haben. Außerdem werden Benutzer bald eine verbesserte Zeitzonenunterstützung vorfinden – Outlook für Windows unterstützt die Anzeige von drei Zeitzonen, während die Mac-Version zwei unterstützt. Und in einem besonders nützlichen Update fügt Microsoft eine Funktion hinzu, die Sie warnt, wenn Sie versuchen, auf eine E-Mail zu antworten, auf die Sie einen Bcc-Befehl erhalten haben. Das könnte jede Menge peinlicher Situationen vermeiden.
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In Outlook für iOS können Benutzer bald E-Mail-Entwürfe synchronisieren, sodass Sie eine E-Mail auf Ihrem Mobilgerät beginnen und auf einem Desktop beenden können. Und was Outlook für Android betrifft, so erhält die App Unterstützung für die Office Lens-Technologie, die es Ihnen ermöglicht, eine Sie können ein Foto von einem Whiteboard oder einem Blatt Papier kopieren und es automatisch so zuschneiden lassen, dass es professionell aussieht gescannt.
Aktualisiert am 1. Mai: Neuigkeiten zu weiteren Outlook-Updates hinzugefügt.
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