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Outlook ist ein Manager für persönliche Informationen, der von Microsoft als Teil des Office Suite-Softwarepakets bereitgestellt wird. Dieses handliche Programm hat viele Facetten. Es bietet E-Mail-Kommunikation, einen Kalender und einen Task-Manager. Eine der wichtigsten Funktionen von Outlook ist die Möglichkeit, eine Kontaktdatenbank zu verwalten. Dies funktioniert als elektronisches Telefonbuch mit E-Mail-Funktionen. Outlook kann als eigenständige Anwendung oder in Verbindung mit anderer Software des Office-Pakets verwendet werden. Das Starten einer Datenbank mit Outlook ist ein einfacher Vorgang, der Ihnen hilft, organisiert zu bleiben und Zeit zu sparen.
Datenbank einrichten
Schritt 1
Öffnen Sie Outlook auf Ihrem Computer.
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Schritt 2
Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf "Datei". Bewegen Sie Ihren Mauszeiger nach unten auf "Neu und klicken Sie dann auf "Kontakt". Dadurch wird ein leeres Kontaktformular geöffnet.
Schritt 3
Füllen Sie die Informationen im Kontaktformular aus. Um mehrere Einträge für ein Feld einzugeben, z. B. zwei Telefonnummern, verwenden Sie den Abwärtspfeil neben dem Feld. Dadurch wird eine zweite Zeile hinzugefügt. Legen Sie für mehrere Postanschriften einen Standard für den Seriendruck fest, indem Sie das Kontrollkästchen "Dies ist die Postanschrift" neben dem entsprechenden Eintrag aktivieren.
Schritt 4
Benennen Sie den Kontakt, indem Sie Daten in das Feld "DisplayAs" eingeben. Alle Nachrichten, die an diesen Client gesendet werden, führen diesen Namen im Abschnitt "An:" auf. Wenn Sie beispielsweise ein Kontaktformular für FlowersRUs ausfüllen, kann dies der Name des Unternehmens sein, Sie möchten jedoch möglicherweise Nachrichten an John, den Manager, richten. Johns Name würde im Feld "DisplayAs" erscheinen.
Schritt 5
Wählen Sie nach jedem Kontakt die Schaltfläche "Hinzufügen" am unteren Rand des Formulars, um ihn zu speichern.
Schritt 6
Doppelklicken Sie auf den Kontaktnamen auf der linken Seite des Outlook-Bildschirms, um die Informationen zu bearbeiten.
Schritt 1
E-Mail-Nachricht öffnen.
Schritt 2
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Absenders, das Optionsmenü wird geöffnet.
Schritt 3
Klicken Sie auf die Option "Zu Kontakten hinzufügen", die im Menü neben Ihrem Cursor angezeigt wird.
Datenbankgruppen erstellen
Schritt 1
Erstellen Sie einen Gruppenordner. Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf "Datei" und wählen Sie dann "Neu" und "Ordner".
Schritt 2
Weisen Sie dem Ordner im angezeigten Feld einen Namen zu.
Schritt 3
Wählen Sie "Kontaktelemente" aus dem Feld Ordner enthält. Klicken Sie auf den Pfeil neben Ordner enthält, um die Liste zu öffnen und Kontaktelemente zu markieren.
Schritt 4
Legen Sie fest, wo Sie den Ordner speichern möchten. Klicken Sie auf den Speicherort auf Ihrer Festplatte und dann auf die Schaltfläche "Ok", um ihn zu speichern.
Schritt 5
Ziehen Sie die einzelnen Kontakte per Drag & Drop in den neuen Ordner.
