Unterschied zwischen Kontakten und dem Adressbuch in Outlook

Während die meisten Leute, die mit Microsoft Outlook vertraut sind, es hauptsächlich zum Senden und Empfangen von E-Mails verwenden, Outlook ist eine leistungsstarke Anwendung mit vielen praktischen Tools, darunter Kalender, Aufgabenverwaltung und Notizen Besonderheit. Ein weiteres Schlüsselelement von Outlook ist die Möglichkeit, die persönlichen Informationen Ihrer Kontakte zu organisieren, unabhängig davon, ob es sich um Kollegen oder Personen außerhalb Ihres Unternehmens handelt. Sie tun dies mit den Tools Kontakte und Adressbuch.

Sowohl die Kontaktfunktion von Outlook als auch das globale Adressbuch ähneln einem elektronischen Rolodex, in dem Sie auf Kontaktinformationen von Personen zugreifen können, mit denen Sie wahrscheinlich regelmäßig zu tun haben. Die Kontaktfunktion ist jedoch normalerweise eine Liste externer Kontakte, während das Adressbuch Informationen für Personen enthält, die in Ihrem Unternehmen arbeiten. Dies ist in der Geschäftswelt üblich, da die Adressbücher auf einem Exchange-Server gespeichert werden und für alle im Unternehmen freigegeben werden können.

Die Funktion "Kontakte" soll Ihnen helfen, schnell auf Informationen von Personen zuzugreifen, mit denen Sie bereits Kontakt hatten, aber nicht unbedingt für Ihr Unternehmen arbeiten. Die Globale Adressliste wurde entwickelt, um Sie schnell mit Kollegen oder unternehmensdefinierten Adresslisten in Kontakt zu bringen.

Während sowohl die Kontakte- als auch die Adressbuch-Tools Kontaktinformationen enthalten, können nur die Kontakte von Benutzern bearbeitet werden, da sie auf Ihrem Computer gespeichert sind. Sie können neue Kontakte hinzufügen, Informationen zu bestehenden Kontakten bearbeiten und Kontakte löschen. Das Adressbuch hingegen kann normalerweise nur von einem Systemadministrator bearbeitet werden. Für Heimanwender sind die Listen beide editierbar.

Das Adressbuch enthält normalerweise eine Liste aller Mitarbeiter und Abteilungen innerhalb eines Unternehmens, einschließlich E-Mail-Adresse, Telefondurchwahl oder Telefonnummer, Titel und Standort. Wenn Sie auf einen einzelnen Eintrag klicken, erhalten Sie zusätzliche Kontaktdaten, wie eine zweite Geschäftsnummer und eine Postanschrift. Eine Kontaktliste enthält einen Namen, einen Anzeigenamen und eine E-Mail-Adresse. Wenn Sie auf einen einzelnen Kontakt klicken, öffnet sich ein Formular mit Feldern zur Eingabe weiterer Informationen, darunter Firma, Postanschrift, Berufsbezeichnung, Telefonnummern und ein Foto.

Sowohl Kontakte als auch das Adressbuch helfen Ihnen, Kontaktinformationen zu Personen schnell zu finden, damit Sie Sie müssen keine Zeit damit verschwenden, nach Visitenkarten zu suchen oder in Firmenverzeichnissen zu blättern. Oben auf der Programmoberfläche haben Sie wahrscheinlich ein kleines Symbol, das wie ein offenes Buch aussieht. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Suchfeld. Sie können einen Namen in dieses Suchfeld eingeben und wählen, ob Sie im Adressbuch oder in der Kontaktliste suchen möchten.