So räumen Sie Ihren Posteingang auf und bewahren ihn vor Unordnung

Wird Ihr Posteingang durch alte Arbeits-E-Mails belastet? Ist es randvoll mit Junk-Mails von zufällig ausgewählten Geschäften, in denen Sie gleichzeitig eingekauft haben? Dann ist es definitiv Zeit für den Frühjahrsputz.

Inhalt

  • Machen Sie weiter und löschen Sie diese Junk-E-Mails massenhaft
  • Archivieren Sie die E-Mails, die Sie noch aufbewahren müssen
  • Kalenderbenachrichtigungen: Löschen Sie die alten und verwalten Sie kommende besser
  • Melden Sie sich von diesen E-Mail-Listen ab
  • Blockieren Sie unerwünschte Absender
  • Erstellen Sie Filter, um die E-Mails zu organisieren, die Sie behalten möchten

Wenn Ihr Posteingang gründlich digital aufgeräumt werden muss, Sie aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, dann ist dies der richtige Leitfaden für Sie. Lesen Sie weiter und wir geben Ihnen Tipps, wie Sie den Posteingang effektiver bereinigen und verhindern können, dass unerwünschte E-Mails Ihren Posteingang erneut verstopfen.

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Gmail-Web-Screenshot, der zeigt, wie man einen bestimmten E-Mail-Typ basierend auf Suchkriterien massenhaft löscht.

Machen Sie weiter und löschen Sie diese Junk-E-Mails massenhaft

Der schnellste Weg, Unordnung zu reduzieren (und ehrlich gesagt wahrscheinlich auch der befriedigendste), ist das Massenlöschen einer Reihe von E-Mails. Und lassen Sie sich nicht von der Phrase „Massenlöschung“ täuschen: Sie können eine Menge E-Mails auf einmal löschen und sie trotzdem gezielt auf bestimmte E-Mail-Typen konzentrieren. Massenlöschung bedeutet nicht zwangsläufig, dass Sie einfach eine große Anzahl von E-Mails löschen. (Das kannst du machen, aber vielleicht möchten Sie das nicht.)

Im Allgemeinen gilt: Wenn Sie gezielt eine bestimmte Art unerwünschter E-Mails massenhaft löschen möchten (z. B. alte Werbe-E-Mails aus Ihrem Lieblingsgeschäft), können Sie in der Regel einfach danach suchen Geben Sie über die Suchleiste Ihres Posteingangs den Namen oder die E-Mail-Adresse Ihres Shops ein, wählen Sie auf der Suchergebnisseite alle E-Mails aus, die Ihren Kriterien entsprechen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Löschen“ oder „Papierkorb“ Ihres E-Mail-Clients. Die von Ihnen ausgewählten E-Mails werden dann möglicherweise in den Papierkorb verschoben, wo sie für einen bestimmten Zeitraum verbleiben und anschließend automatisch dauerhaft gelöscht werden. Oder Sie leeren den Papierkorb einfach selbst, um den endgültigen Löschvorgang zu beschleunigen.

Wenn Sie alle E-Mails, die Sie gerne loswerden möchten, dauerhaft massenhaft gelöscht haben und Ihr Posteingang immer noch überfüllt ist, ist unser nächster Tipp genau das Richtige für Sie.

Ein Gmail-Web-Screenshot mit dem Archivsymbol.

Archivieren Sie die E-Mails, die Sie noch aufbewahren müssen

Manchmal ist Ihr Posteingang überfüllt, aber es sind nur E-Mails, die Sie behalten müssen oder die Sie aus irgendeinem Grund einfach nicht trennen können. (Das ist in Ordnung. Kein Urteil.) In diesem Fall geht es weniger um das Löschen von E-Mails als vielmehr darum, sie aus Ihrem primären Posteingang in ein nicht sichtbares, aber dennoch sicheres und zugängliches Archiv zu verschieben. Auf diese Weise können Sie die Anzahl der E-Mails in Ihrem Posteingang reduzieren und dennoch bei Bedarf auf archivierte E-Mails zugreifen.

Ein gutes Beispiel hierfür ist die Archivierungsfunktion von Gmail, mit der Sie einzelne Nachrichten, mehrere Nachrichten massenhaft archivieren oder Wenn Sie möchten, verschieben Sie sie sogar zurück in Ihren Posteingang. Wenn Sie Nachrichten in Gmail archivieren, werden sie unter „Alle E-Mails“ angezeigt. Diese Nachrichten werden weiterhin in den Suchergebnissen angezeigt, wenn Sie danach suchen. In Gmail können Sie die Archivierung durchführen, indem Sie einfach mit der Maus über die Nachricht fahren und darauf klicken Archiv Symbol, das angezeigt wird. Dieses Symbol sieht aus wie ein 3D-Feld mit einem Abwärtspfeil in der Mitte. Outlook verfügt außerdem über eine Archivierungsfunktion.

Web-Screenshot von Google Kalender, der zeigt, wie die E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen für ein Ereignis bearbeitet werden.

Kalenderbenachrichtigungen: Löschen Sie die alten und verwalten Sie kommende besser

Wenn Sie eine Kalender-App verwenden, die mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpft ist, erhalten Sie wahrscheinlich E-Mail-Benachrichtigungen für alle geplanten Besprechungen und Ereignisse. Während diese Benachrichtigungen nützliche Erinnerungen sein können, die Sie über Ihre Verpflichtungen auf dem Laufenden halten, verlieren sie schnell ihren Nutzen und werden unübersichtlich, sobald diese Ereignisse vorbei sind. Daher ist es wichtig, sie zu löschen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen. Und wenn Sie sie nicht zwischendurch gelöscht haben, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, sie massenhaft zu löschen.

Was aber, wenn Sie diese E-Mail-Benachrichtigungen gar nicht erst benötigen? Möglicherweise können Sie den Versand dieser E-Mail-Benachrichtigungen überhaupt verhindern. Wenn Sie beispielsweise Google Kalender verwenden, können Sie die Benachrichtigungseinstellungen für ein bestimmtes Ereignis bearbeiten und beispielsweise E-Mail-Benachrichtigungen dafür entfernen. Sie können die E-Mail-Benachrichtigungen sogar durch eine andere Art von Erinnerung ersetzen, beispielsweise eine Desktop- oder Telefonbenachrichtigung. Auf diese Weise können Sie weiterhin an Ihre bevorstehenden Veranstaltungen erinnert werden, jedoch ohne unnötige E-Mails.

Melden Sie sich von diesen E-Mail-Listen ab

In diesem Tipp geht es mehr um die Prävention, die der Schlüssel dazu ist, Ihren Posteingang sauber (und einfacher zu verwalten) zu halten, nachdem Sie ihn erst einmal mühsam entrümpelt haben. Ihr Posteingang wird wahrscheinlich mit Werbe-E-Mails und Nachrichten von E-Mail-Listen von Unternehmen und Organisationen überschwemmt, mit denen Sie wahrscheinlich nicht mehr viel interagieren. Es ist Zeit, sich von ihnen abzumelden. In vielen Fällen liegt der Schlüssel zum Abbestellen dieser E-Mails in den beleidigenden E-Mails selbst: Ein kleiner Abmeldelink am Ende der Nachricht. Stellen Sie daher sicher, dass die E-Mail legitim ist, bevor Sie sie öffnen (Vorsicht vor Malware und Betrug). Wenn dies sicher ist, öffnen Sie die Nachricht, scrollen Sie nach unten und suchen Sie nach einer Abbestellen Schaltfläche oder Textlink. Klicken Sie auf diesen Link. In den meisten Fällen sollten Sie nicht viel mehr tun müssen.

Gmail bietet für diese Art von E-Mails auch eine eigene Schaltfläche zum Abbestellen an (nicht immer, aber meistens). Um es zu verwenden, öffnen Sie einfach eine Nachricht aus einer dieser E-Mail-Listen und suchen Sie über der Nachricht nach der E-Mail-Adresse des Absenders. Gmails Abbestellen Die Schaltfläche sollte sich rechts neben der E-Mail-Adresse des Absenders befinden.

Ein Gmail-Web-Screenshot, der zeigt, wie man einen Absender blockiert.

Blockieren Sie unerwünschte Absender

Ein weiterer Tipp zur Vermeidung von Unordnung im Posteingang: Nicht jeder muss Zugriff auf Sie haben. Wenn Sie einzelne Personen daran hindern möchten, Ihnen E-Mails zu senden, verwenden Sie dazu die Blockierungsfunktion Ihres E-Mail-Clients. Normalerweise können Sie dies mit nur wenigen Klicks erledigen.

Hier ist ein weiteres Gmail-Beispiel So blockieren Sie die E-Mails eines unerwünschten Absenders: Öffnen Sie eine Nachricht des Absenders, den Sie blockieren möchten, und klicken Sie auf das vertikale Symbol mit den drei Punkten auf der rechten Seite der Nachricht. Wählen Sie im angezeigten Menü die Option aus [Name des Absenders] blockieren. Nachrichten von blockierten Absendern landen normalerweise im Spam-Ordner.

Gmail-Web-Screenshot, der zeigt, wie man einen Filter über das Suchfeld erstellt.

Erstellen Sie Filter, um die E-Mails zu organisieren, die Sie behalten möchten

Außerdem können Sie Ihre eingehenden E-Mails mithilfe von Filtern besser verwalten. Anstatt einfach jede Nachricht in Ihrem Posteingang eingehen zu lassen, können Sie Filter erstellen, die diese Nachrichten automatisch für Sie löschen oder archivieren. Auf diese Weise können Sie Ihren Posteingang übersichtlich halten, ohne viel tun zu müssen.

In Gmail können Sie über das Suchfeld einen Filter erstellen. Klicken Sie einfach auf Suchoptionen anzeigen Symbol im Suchfeld. Dieses Symbol sieht aus wie drei übereinander gestapelte Schalter. Geben Sie im angezeigten Formular Ihre Suchkriterien ein und klicken Sie auf Filter erstellen. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Aktion, die Gmail ausführen soll, wenn eine E-Mail empfangen wird, die Ihren Suchkriterien entspricht. Klicken Sie dann auf Filter erstellen Taste. Mit dieser Methode können Sie Gmail anweisen, eingehende E-Mails, die Ihren aufgelisteten Kriterien entsprechen, automatisch zu löschen oder zu archivieren.

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