Geben Sie Ihrer Kalkulationstabelle mehr Gewicht mit einer eingebetteten PDF-Datei.
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Datensätze in Excel haben mehr Bedeutung, wenn der Leser unterstützende Dokumentationen wie Referenzmaterial oder eine Präsentation über die Bedeutung der Daten sehen kann. Sie können diese Dokumentation bereitstellen, indem Sie eine PDF-Datei in Ihre Tabelle einbetten. Der Leser kann es dann öffnen und anzeigen und in einigen Fällen Änderungen daran vornehmen.
Einbetten einer statischen Datei
Um eine PDF-Datei in Ihr Excel-Arbeitsblatt einzubetten, klicken Sie auf die Zelle, in der die obere linke Ecke der PDF-Datei angezeigt werden soll. Klicken Sie auf der Registerkarte "Einfügen" auf die Schaltfläche "Objekt" und wählen Sie dann "Adobe Acrobat-Dokument" aus der Registerkarte "Neu erstellen". Navigieren Sie zu der PDF-Datei, die Sie einbetten möchten, und wählen Sie sie aus. Die erste Seite der Datei wird im Arbeitsblatt angezeigt, und Sie können die Größe mithilfe der Ziehpunkte auf dem Feld ändern. Wenn Sie lieber nur ein PDF-Symbol in der Tabelle anzeigen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Als Symbol anzeigen" im Feld "Objekt", bevor Sie die PDF-Datei auswählen.
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Einbetten einer sich ändernden Datei
Wenn Sie Änderungen an der PDF-Datei vornehmen und möchten, dass Ihr Reader die aktuellste Version hat, ist der Einbettungsprozess etwas anders. Klicken Sie auf der Registerkarte "Einfügen" auf die Schaltfläche "Objekt" und dann auf der Registerkarte "Aus Datei erstellen" auf das Kontrollkästchen "Mit Datei verknüpfen". Nachdem Sie Ihre Datei durchsucht und ausgewählt haben, wird sie eingebettet und als Adobe Acrobat-Symbol mit dem Dateinamen angezeigt. Doppelklicken Sie auf das Symbol, um die neueste Version der PDF-Datei zu öffnen.
Änderungen an einer eingebetteten Datei vornehmen
Wenn Sie möchten, dass Ihr Leser die Datei ändern kann und diese Änderungen in der eingebetteten PDF-Datei der Excel-Datei widergespiegelt werden, verwenden Sie den Vorgang zum Einbetten einer statischen Datei. Der Leser kann die Datei öffnen, Änderungen vornehmen und speichern, entweder unter einem neuen oder gleichen Dateinamen. (Die Verwendung eines neuen Dateinamens kann Ihnen dabei helfen, Ihre Dateien zu organisieren.) Das Excel-Arbeitsblatt öffnet die neue PDF-Datei.
Wenn Sie den Vorgang zum Einbetten einer sich ändernden Datei befolgen, kann Ihr Reader die Datei öffnen, Änderungen vornehmen und unter einem anderen oder gleichen Dateinamen speichern. Das Excel-Arbeitsblatt öffnet jedoch weiterhin das Originaldokument anstelle des geänderten.
Dateigröße
Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung, wie Sie Ihr PDF einbetten möchten, die resultierende Dateigröße. Das Einbetten der PDF-Datei mit einer visuellen Darstellung der ersten Seite ist wie das Anhängen der gesamten PDF-Datei an das Arbeitsblatt. Das Einbetten der PDF-Datei mit einem Symbol oder das Erstellen eines Links zur PDF-Datei hat jedoch einen viel geringeren Größennachteil, da die Dateigröße nur um etwa 5 KB erhöht wird.
