Das Scannen und Versenden eines persönlichen oder geschäftlichen Dokuments als E-Mail-Anhang kann Zeit und Geld sparen, da Sie sich keine Gedanken über Druck- oder Portokosten machen müssen. Obwohl die Wahl des richtigen Dateiformats wichtig ist, ist der Vorgang nicht schwierig, und die Scanvorgänge sind im Allgemeinen gleich, egal ob Sie einen eigenständigen Scanner oder einen Multifunktionsdrucker verwenden. Das gleiche gilt für das Anhängen eines gescannten Dokuments an eine E-Mail, da die Verfahren zum Anhängen in den meisten E-Mail-Programmen im Allgemeinen gleich sind.
Wählen Sie einen Dateityp
Bei den meisten Scannern können Sie zwischen einer PDF- und einer JPEG-Datei wählen. Die PDF-Datei ist die beste Wahl zum Scannen von Dokumenten, die Text oder Vektorgrafiken enthalten, die Punkte, Linien, Formen und Kurven enthalten. Mit diesem Format können Sie auch Dokumente mit mehr als einer Seite in einer einzigen Datei kombinieren. Das JPEG-Dateiformat ist eine gute Wahl für Fotos, da Sie damit Bilddaten komprimieren und die Größe einer großen Datei reduzieren können.
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Scannen Sie das Dokument
Reinigen Sie das Scannerglas mit einem sauberen, weichen Tuch. Legen Sie das Dokument mit der bedruckten Seite nach unten auf das Scannerglas. Richten Sie es mithilfe von Führungslinien am Umfang des Glases aus und senken Sie dann die Abdeckung ab. Wählen Sie im Druckermenü "Scannen", wählen Sie den Computer, auf den Sie das Dokument scannen möchten, wählen Sie den Dateityp und starten Sie den Scan. Öffnen Sie alternativ die Software, die Sie während der Einrichtung installiert haben, und scannen Sie das Dokument von Ihrem Computer aus.
Speichern und benennen Sie die gescannte Datei um
Wenn der Scan abgeschlossen ist, wird entweder Windows Explorer oder Eigene Dateien automatisch geöffnet. Der gerade abgeschlossene Scan ist der letzte in der Liste. Öffnen und überprüfen Sie das Dokument, um sicherzustellen, dass es richtig gescannt wurde, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Speichern". Benennen Sie die Datei von ihrem aktuellen Namen, z. B. Scan0001.jpg, in einen aussagekräftigeren Namen um, z. B. "Firmentelefonliste", und speichern Sie die Datei an einem geeigneten Ort.
Hängen Sie das Dokument an eine E-Mail an
Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Dokument an eine E-Mail anzuhängen. Klicken Sie bei der ersten Methode mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen an seinem aktuellen Speicherort. Wählen Sie im angezeigten Popup-Menü "Senden an" und dann "E-Mail-Empfänger". Es öffnet sich ein neues Nachrichtenfenster mit dem bereits angehängten Dokument. Eine zweite Methode besteht darin, Ihr E-Mail-Programm zu öffnen und eine neue Nachricht zu verfassen. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie oben im Nachrichtenfenster die Schaltfläche "Datei anhängen". Navigieren Sie zu dem Ort, an dem Sie die Dokumentdatei speichern, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf "Einfügen". Die Datei wird ohne Ihr Zutun angehängt und Sie können die E-Mail dann versenden.
