Die Aufgaben von Outlook helfen Ihnen bei der Verwaltung Ihrer wichtigen Aufgabenlistenelemente.
Bildnachweis: Andreas Rodriguez/iStock/Getty Images
Sie können die Getting Things Done-Methodik von David Allen in Microsoft Outlook 2013 integrieren, indem Sie Kategorien, Follow-up-Flags und Prioritäten verwenden. Während Sie Outlook auf Ihrem PC manuell konfigurieren können, um die GTD-Methodik zu implementieren, bieten mehrere Outlook-Add-Ins erweiterte GTD-Integrationstools. Sie können Aufgaben direkt aus Ihren anderen Outlook-Elementen wie E-Mails und Terminen erstellen und diese dann Projekten und Aktionslisten zuweisen, um Ihren Posteingang effizienter zu bearbeiten.
Outlook für GTD manuell konfigurieren
Schritt 1
Geben Sie jedes Ihrer Projekte als Kategorien in Outlook ein, damit Sie Elemente bestimmten Projekten zuordnen können. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail, einen Termin oder eine Aufgabe, klicken Sie auf "Kategorisieren" und dann auf "Alle Kategorien". Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu…“. Fügen Sie jeden Projektnamen hinzu und weisen Sie eine Farbe zu.
Video des Tages
Schritt 2
Wandeln Sie andere Outlook-Elemente in Aufgaben um, sobald Sie auf sie aufmerksam werden. Sie können beispielsweise eine E-Mail-Nachricht in eine Aufgabe umwandeln. Ziehen Sie einen Termin, eine E-Mail-Nachricht, einen Kontakt oder eine Notiz über "Aufgaben" im Navigationsbereich per Drag-and-Drop, um automatisch eine neue Aufgabe aus dem Inhalt des Elements zu erstellen.
Schritt 3
Weisen Sie Ihren Aufgaben Flags und Prioritäten zu. Öffnen Sie eine Aufgabe, und klicken Sie dann auf die Befehle in der Gruppe Nachfassen des Menübands Start in Aufgaben, um eine Markierung hinzuzufügen. Klicken Sie in der Gruppe Tags auf die Schaltfläche "Priorität", um ein Element als "Hohe Bedeutung" zu markieren. Mit diesem Kennzeichen können Sie Ihre Aktionspunkte nach der GTD-Methodik kennzeichnen.
Schritt 4
Zeigen Sie Ihre Aufgabenliste nach Projekt, Datum oder Wichtigkeit an. Klicken Sie im Navigationsbereich auf "Aufgaben". Klicken Sie auf die Registerkarte "Ansicht". Wählen Sie aus den verfügbaren Ansichtsoptionen im Dropdown-Feld in der Gruppe Anordnung aus. Wählen Sie beispielsweise "Kategorien", um Ihre Aufgaben nach Projekten zu ordnen, "Startdatum" oder "Fälligkeitsdatum", um Ihre Aufgaben nach Datum zu ordnen, oder "Priorität", um Ihre Aufgaben nach Priorität zu ordnen.
Verwenden des NetCentrics GTD Outlook-Add-Ins
Schritt 1
Laden Sie die kostenlose Testversion des Getting Things Done Outlook Add-In von NetCentrics herunter und installieren Sie sie. Dieses Add-In wurde entwickelt, um Ihnen die Verarbeitung von Outlook-Elementen gemäß der Methodik von David Allen zu erleichtern.
Schritt 2
Wählen Sie eine der wichtigsten Aktionen in der NetCentrics-Symbolleiste aus, um Ihre Outlook-Elemente in Aufgaben zu verarbeiten. Wählen Sie beispielsweise eine dieser Aktionen aus der Gruppe Erste Schritte im Menüband „Start“ aus: „Aktion“, „Nächste Aktion“, „Delegieren“, „Aufschieben“ oder "Irgendwann mal." Wenn Sie einen dieser Befehle aus einer Mail auswählen, wird eine Aufgabe in ihrem entsprechenden Ordner abgelegt und die Aktion dem Aufgabe.
Schritt 3
Verwalten Sie alle Ihre laufenden Projekte mit Project Central. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Project Central" in der Gruppe Getting Things Done des Home-Menübands. Sie können dieses Fenster verwenden, um Aufgaben in bestimmten Projekten zu organisieren.
Schritt 4
Erstellen Sie einen Projektbericht. Klicken Sie in Project Central auf die Menüschaltfläche „Projekt“ und dann auf „Bericht erstellen…“. Wählen Sie die Optionen aus, die in Ihren Bericht aufgenommen werden sollen. Wählen Sie beispielsweise "Fälligkeitsdatum" aus der Dropdown-Liste Aufgaben sortieren nach. Klicken Sie auf "OK", um Ihren Bericht zu erstellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken, um Ihren Bericht zu drucken – er ist mit einem Symbol gekennzeichnet, das einem Drucker ähnelt.
Verwenden des TaskCracker für Outlook-Add-Ins
Schritt 1
Laden Sie die kostenlose 30-Tage-Testversion von TaskCracker für Outlook herunter und installieren Sie sie. TaskCracker hilft Ihnen, Ihre Outlook-Elemente mithilfe einer visuellen Darstellung Ihrer Aufgaben und Projekte mit einer Drag-and-Drop-Oberfläche zu organisieren.
Schritt 2
Klicken Sie in der Gruppe Öffnen der TaskCracker-Multifunktionsleiste auf den Befehl "TaskCracker öffnen". Alternativ können Sie unten im Ordnerbereich auf der linken Seite auf "TaskCracker" klicken.
Schritt 3
Organisieren Sie Ihre Aufgaben nach Priorität. Klicken Sie auf eine Aufgabe, ziehen Sie sie in einen anderen Quadranten innerhalb des TaskCracker-Bildschirms und lassen Sie sie dann los, um der Aufgabe diese Priorität zuzuweisen. Mit dieser Methode können Sie Ihrer Aufgabenliste schnell Aktionen zuweisen, ohne jede einzelne Aufgabe öffnen zu müssen.
