Richten Sie komplexe Regeln mit mehreren Bedingungen oder Ausnahmen ein, um Ihre E-Mails zu verwalten.
Ein überfüllter E-Mail-Posteingang kann sich schnell mit einer Mischung aus dringenden und wichtigen oder völlig irrelevanten und trivialen Nachrichten füllen. Eine Möglichkeit, die Spreu der E-Mail von der Spreu zu trennen, besteht darin, Regeln aufzustellen, die die Nachrichten automatisch in verschiedene Ordner filtern, sobald sie in Ihrem Posteingang eintreffen. Outlook bietet viele Regeloptionen zum Filtern von Nachrichten nach Schlüsselwörtern, Absender, Betreff, Konto oder Adressfeld. Eine der am häufigsten verwendeten Filterregeln leitet E-Mails von einer bestimmten Person oder Personengruppe – beispielsweise Ihrem Chef, einem Kunden oder den Mitgliedern eines Projektteams – aus dem Posteingang in einen speziellen Ordner um. Verwenden Sie die Regeln und Benachrichtigungen in Outlook 2013, um Ihre E-Mails automatisch zu filtern und zu organisieren.
Schritt 1
Klicken Sie auf die Registerkarte "Datei".
Klicken Sie auf einem beliebigen Bildschirm in Outlook im Hauptmenüband auf die Registerkarte "Datei".
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Schritt 2
Wählen Sie "Regeln und Warnungen verwalten".
Wählen Sie auf dem Info-Bildschirm die Schaltfläche "Regeln und Warnungen verwalten".
Schritt 3
Klicken Sie auf "Neue Regel".
Klicken Sie im Dialogfenster Regeln und Warnungen auf die Schaltfläche "Neue Regel". In diesem Dialogfenster können Sie auch die Einstellungen für bestehende Regeln ändern.
Schritt 4
Wählen Sie eine Regelvorlage aus.
Wählen Sie Ihre bevorzugte Regelvorlage aus der Liste im Abschnitt "Vorlage auswählen" des Dialogfensters des Regelassistenten aus. Outlook bietet Regelvorlagen, die viele E-Mail-Filteraufgaben abdecken. Eine der am häufigsten verwendeten Regeln filtert Nachrichten von einer Person oder Personengruppe in einen bestimmten Ordner. Wählen Sie "Nachrichten von einer Person in einen Ordner verschieben" und klicken Sie dann im Regelbeschreibungsbereich auf den unterstrichenen Link "Personen oder öffentliche Gruppe".
Schritt 5
Wählen Sie einen Kontakt aus.
Doppelklicken Sie auf jeden Kontakt in Ihrem Outlook-Adressbuch, um ihn zum Feld "Von" hinzuzufügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK".
Schritt 6
Geben Sie einen Ordner an.
Klicken Sie im Regelbeschreibungsbereich im Dialogfeld des Regelassistenten auf den Ordnerlink "angegebener".
Schritt 7
Wählen Sie den Ordner aus.
Klicken Sie auf den Outlook-Ordner, den Sie zum Speichern von Nachrichten verwenden möchten, die nach der Regel gefiltert wurden. Der Bereich "Wählen Sie einen Ordner:" zeigt alle verfügbaren Outlook-Ordner an. Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK".
Schritt 8
Weiter klicken."
Überprüfen Sie Ihre Regeleinstellungen. Sie können Personen hinzufügen oder entfernen oder das Ordnerziel ändern, indem Sie auf diese Links im Regelbeschreibungsbereich klicken. Klicken Sie auf "Weiter", wenn Sie bereit sind, fortzufahren.
Schritt 9
Wählen Sie Regelbedingungen aus.
Klicken Sie auf alle anderen Bedingungen, die Sie in die Regel einschließen möchten; Wenn Sie beispielsweise das Kontrollkästchen "Nur an mich gesendet" aktivieren, wendet Outlook die Regel nur auf E-Mails an, die nur an Sie gesendet wurden.
Schritt 10
Wählen Sie Regelausnahmen aus.
Wählen Sie alle Ausnahmen von Ihrer Regel aus; Wenn Sie sich beispielsweise für "außer wenn nur an mich gesendet" entscheiden, bedeutet dies, dass Outlook die Regel für E-Mails, die nur an Sie gesendet werden, nicht befolgt. Viele der Ausnahmen und Bedingungen umfassen konfigurierbare Aktionen. Wenn Sie beispielsweise die Ausnahme "außer wenn der Betreff bestimmte Wörter enthält" auswählen, klicken Sie auf den unterstrichenen Link "Bestimmte Wörter" und wählen Sie die Wörter aus, die der Regel hinzugefügt werden sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter".
Schritt 11
Fügen Sie einen Regelnamen hinzu.
Geben Sie einen Namen für die Regel in das entsprechende Feld ein. Klicken Sie auf die Option "Diese Regel jetzt auf Nachrichten ausführen, die sich bereits im Posteingang befinden", wenn Sie die Regel auf alle vorhandenen Posteingangsnachrichten anwenden möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Fertig stellen", um die Einrichtung abzuschließen und den Regelassistenten zu beenden.
Schritt 12
Übernehmen Sie die Änderungen.
Wählen Sie "Übernehmen" und dann "OK", um die Regel zu implementieren und das Dialogfenster Regeln und Warnungen zu verlassen.
Spitze
Outlook bietet auch eine Filteroption, mit der Sie Ihre E-Mails nach bestimmten Kriterien wie Empfangsdatum, Wichtigkeitsstatus oder Anhang nach Nachrichten durchsuchen können. Klicken Sie auf die Registerkarte "Startseite", klicken Sie in der Gruppe "Suchtools" auf "E-Mail filtern" und wählen Sie dann Ihren bevorzugten E-Mail-Suchfilter aus der Dropdown-Liste aus.
Der Junk-E-Mail-Filter in Outlook verschiebt verdächtige Spam-Nachrichten automatisch in den Junk-E-Mail-Ordner. Sie können diese Einstellungen anpassen, um Absender zu blockieren oder Absender zu einer sicheren Liste hinzuzufügen. Gehen Sie zu "Home", "Junk" und dann "Junk-E-Mail-Optionen", um die Junk-E-Mail-Einstellungen von Outlook zu überprüfen und zu ändern.
