E-Mail ist zu einer unverzichtbaren Form der Geschäftskommunikation geworden. Obwohl private E-Mails informell sind, erfordert der E-Mail-Versand für geschäftliche Zwecke Professionalität und Höflichkeit. Die grundlegenden Bestandteile eines Geschäftsbriefes in Papierform gelten auch für die Internetkorrespondenz.
Gegenstand
Formulieren Sie die Betreffzeile kurz und präzise. Vermeiden Sie die Verwendung von Bezeichnungen, die den Spamfilter des Empfängers auslösen könnten, wie z. B. „Re“, eine traditionelle Office-Memo-Abkürzung für „Bezüglich“ oder „Fwd“, was eine weitergeleitete E-Mail-Nachricht bedeutet. Füllen Sie immer die Betreffzeile aus; Wenn Sie es leer lassen, kann dies auch dazu führen, dass Ihre Nachricht in den Spam-Ordner verschoben wird.
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Anrede
Verwenden Sie eine professionelle Anrede für geschäftliche E-Mail-Nachrichten. „Dear Mr. Foster“ macht einen viel besseren Eindruck als „Hey, Bob“ und spiegelt Ihr Image als Unternehmer wider. Lassen Sie nach der Anrede eine Leerzeile und beginnen Sie dann mit dem Text der E-Mail. Dieses Muster erleichtert dem Empfänger das Lesen der gesamten Nachricht.
Körper
Befolgen Sie die Standardrichtlinien für Geschäftsbriefe für den Text Ihrer E-Mail. Verwenden Sie eine höfliche Sprache, um eine Anfrage zu stellen oder einen Punkt zu erklären. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob sich der Empfänger an Sie erinnert oder Sie zum ersten Mal Kontakt aufnehmen, stellen Sie sich in der ersten Zeile vor. "Danke, dass Sie letzten Donnerstag mit mir über den Johnson-Vertrag gesprochen haben" wird die Erinnerung des Empfängers aufrütteln, bevor Sie auf die Details des Geschäfts eingehen.
Unterschrift
Fügen Sie nach dem Text der E-Mail eine Leerzeile hinzu, um die Nachricht wieder angenehmer zu machen, und beenden Sie die Nachricht mit a Höfliche Abmeldung, wie "Mit freundlichen Grüßen", "Mit freundlichen Grüßen" oder sogar "Danke". Fügen Sie nach Ihrem Namen Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Telefon hinzu Nummer. Ihren Titel mit der Firma und auf Wunsch sogar die Adresse des Büros. Dies bietet dem Empfänger alle Ihre Kontaktdaten an einem Ort.
Zweimal lesen, einmal senden
Bevor Sie auf "Senden" klicken, lesen Sie die E-Mail erneut, um nach Problemen zu suchen: Ist die E-Mail-Adresse des Empfängers in "An" korrekt? Feld, gibt es eine entsprechende Zeile im Feld "Betreff" und ist die Nachricht frei von Rechtschreibung, Kontext oder Grammatik Fehler. Überprüfen Sie auch Ihre Unterschrift und Ihre Kontaktdaten.
Bleiben Sie professionell
Verwenden Sie nur schwarzen Text auf weißem Hintergrund. Wählen Sie eine sachliche Schriftart wie Times New Roman oder Courier. Verwenden Sie keine farbigen, kurvigen Schriftarten, grafiklastigen Hintergründe, Emoticons oder Internet-Slang wie "LOL" (Laughing Out Loud). Vermeiden Sie es, eine Nachricht nur in Großbuchstaben zu schreiben, was als Schreien in Textform angesehen wird. Wenn Sie eine geschäftliche E-Mail an eine große Anzahl von Empfängern senden, verwenden Sie die Option Blind Carbon Copy (BCC). Auf diese Weise ist die E-Mail-Adresse jedes Lesers geschützt und es ist weniger wahrscheinlich, dass sie auf der Spam-Liste anderer Personen landet.
