Richten Sie eine Besprechung im Outlook-Kalender ein.
Bildnachweis: Screenshot mit freundlicher Genehmigung von Microsoft.
Da Microsoft Outlook Ihre E-Mails, Kalender und Kontakte integriert, kann das Senden einer Besprechungsanfrage eine ziemlich einfache Aufgabe sein. Geben Sie einfach die Namen der eingeladenen Personen, die Uhrzeit und den Ort ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Arbeit zu erledigen. Microsoft hat jedoch viele zusätzliche Funktionen in diese Aufgabe gepackt, die Ihre Besprechungsanfrage verbessern können, insbesondere wenn Ihr Büro Microsoft Exchange verwendet.
Schritt 1
Das Symbol „Neue Besprechung“ befindet sich auf der Registerkarte „Startseite“ des Kalenders.
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Starten Sie Outlook und klicken Sie auf Kalender Symbol unten im linken Menü. Klicken Sie auf der Registerkarte "Kalender-Startseite" auf das Neues Treffen Symbol. Um von überall in Outlook ein neues Meeting zu erstellen, können Sie auch drücken Strg-Umschalt-Q.
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Schritt 2
Geben Sie die Besprechungsdetails ein.
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Geben Sie die Besprechungsdaten in die entsprechenden Felder ein. Platzieren Sie Ihren Cursor in der Gegenstand Feld und geben Sie einen Namen für das Meeting ein. Wähle aus Standort Feld und geben Sie eine Adresse, ein Gebäude oder einen Raum ein. Klicken Sie in die Startzeit und Endzeit" Felder und geben Sie die Start- und Endzeiten des Meetings an. Wählen Sie alternativ die Den ganzen Tag Kontrollkästchen für Ereignisse, die 24 Stunden dauern, von Mitternacht bis Mitternacht des angegebenen Datums. Wähle aus Nachricht Feld unten im Dialogfeld, wenn Sie eine entsprechende Nachricht für die eingeladenen Personen eingeben müssen.
Wenn Ihr Büro Microsoft Exchange verwendet, haben Sie möglicherweise auch eine Räume Option, damit Sie sehen können, ob ein bestimmter Raum verfügbar ist, und diesen für Ihr Meeting reservieren.
Schritt 3
Öffnen Sie Ihre Outlook-Kontakte, indem Sie auf Adressbuch klicken.
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Um die Namen der einzuladenden Personen einzugeben, wählen Sie die Zu Gebiet. Wenn noch niemand in Ihren Outlook-Kontakten ist, können Sie einfach seine E-Mail-Adressen eingeben. Um Ihr Adressbuch zu öffnen, klicken Sie auf das Treffen Registerkarte, wählen Sie Teilnehmer und klicke Adressbuch.
Das Teilnehmermenü bietet Ihnen auch die Möglichkeit, ein geplantes Meeting abzusagen und Antwortoptionen anzugeben für Empfänger, was beinhaltet, den Empfängern die Möglichkeit zu geben, einen anderen Zeitpunkt für die Treffen.
Schritt 4
Klicken Sie auf das Symbol Zeitplan, um zu sehen, wann Ihr Kalender frei ist.
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Drücke den Zeitlicher Ablauf direkt unter dem Meeting-Symbol auf der Registerkarte Start, wenn Sie überprüfen möchten, ob das Meeting Ihrem Zeitplan entspricht. Die Kalender der Empfänger werden möglicherweise auch angezeigt, wenn Sie sich im selben Exchange-Netzwerk befinden und die Berechtigung zum Anzeigen ihrer Kalender haben.
Wenn Sie ein Exchange-Benutzer sind, klicken Sie auf Planungsassistent um die beste Zeit und den besten Ort für ein Treffen basierend auf den Zeitplänen der Empfänger und der Verfügbarkeit der Zimmer zu finden.
Schritt 5
Klicken Sie auf Optionen, um sich eine Besprechungserinnerung einzurichten.
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Drücke den Optionen Symbol unter der Registerkarte Besprechung, um auszuwählen, wie die Besprechungszeit in Ihrem Kalender angezeigt werden soll. Mit den zusätzlichen Optionen hier können Sie auch eine Besprechungserinnerung einrichten und angeben, ob die Besprechung wiederholt wird oder nicht, z. B. zum Festlegen wöchentlicher oder monatlicher Besprechungen.
Schritt 6
Überprüfen Sie Ihre Anfrage, bevor Sie sie absenden.
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Drücke den Rezension Registerkarte, um Rechtschreibung und Grammatik in Ihrer Besprechungsanfrage zu überprüfen. Beachten Sie, dass Sie mit den zusätzlichen Optionen hier die Möglichkeit haben, die Anfrage in andere Sprachen zu übersetzen, Zeitzonen zu überprüfen und sogar auf einen Thesaurus zuzugreifen.
