So verwenden Sie Google Drive

Google Drive ist eine Cloud-Speicherlösung mit 15 GB Speicherplatz für kostenlose und kostenpflichtige Pläne sowie zusätzlichem Speicherplatz und Funktionen. Google Drive ist dank seiner einfachen Benutzeroberfläche und Integration eine benutzerfreundliche Option Google Dokumente.

Wenn Sie neu bei der Verwendung von Google Drive sind, sehen Sie sich die folgende Anleitung an, um herauszufinden, wie Sie ein Konto erstellen, Dokumente hoch- und herunterladen, Ihre Dateien teilen und den Dienst optimal nutzen.

Erste Schritte

Zugriff auf Google Drive

Schritt 1: Wenn Sie noch keins haben, müssen Sie es tun Holen Sie sich ein Google-Konto bevor Sie mit Drive fortfahren. Die Anmeldung ist kostenlos und Sie erhalten dadurch reibungslosen, synchronisierten Zugriff auf alle Dienste von Google. Das müssen Sie eine Gebühr bezahlen Wenn Sie mehr als 15 GB Speicherplatz wünschen, hat die Entscheidung darüber jedoch keinen Einfluss auf Ihre Fähigkeit, den Dienst zu nutzen. wird heruntergeladen

Google Chrome schadet auch nicht, da der beliebte Webbrowser über mehrere Erweiterungen und Tools verfügt, die sich gut in Drive integrieren lassen.

Schritt 2: Sobald Sie sich registriert haben (oder sich bei Ihrem bestehenden Konto angemeldet haben), können Sie über Ihren Browser oder die spezielle mobile App, die derzeit für beide verfügbar ist, auf Drive zugreifen Android Und iOS.

Navigieren

Klicken Sie nach der Anmeldung bei Drive auf das mehrfarbige Pluszeichen Neu Schaltfläche in der oberen linken Ecke oder Meine Fahrt, das sich in der Mitte des Bildschirms befindet. Drücken Sie in der mobilen App auf den Kreis mit dem Pluszeichen in der unteren rechten Ecke. Dadurch wird ein Menü geöffnet, in dem Sie eine Datei erstellen oder auf Drive hochladen können. Sie können über Apps von Drittanbietern Tabellenkalkulationen, Word-Dokumente, Diashow-Präsentationen, Formulare, Zeichnungen und viele andere Dinge erstellen.

Wir gehen hier nicht näher auf die Nutzung der einzelnen kostenlosen Programme ein, aber hier sind ein paar Tipps, wie Sie diese Dienste schnell nutzen können:

Tipp 1: Die Schaltflächen auf Drive sind ziemlich einfach zu bedienen. Wenn Sie sich jedoch nicht sicher sind, was sie tun, fahren Sie einfach mit der Maus darüber. Es sollte ein Popup-Fenster erscheinen, das die Funktion der Schaltfläche erklärt.

Tipp 2: Wenn Sie schon einmal Microsoft Office – also Excel, Word oder PowerPoint – verwendet haben, dürfte Ihnen die Software „Tabellen, Dokumente und Folien“ von Google bekannt vorkommen. Sie funktionieren ähnlich und sind wohl intuitiver. Sie werden nicht so viele erweiterte Funktionen finden wie in der Software von Microsoft, aber Drive ist kostenlos, das ist also zu erwarten.

Tipp 3: Während Sie zur Primärseite gehen können Dokumente, Blätter, oder Folien Wenn Sie auf der Seite alle Dateien dieses Typs an einem einzigen Ort sehen möchten, ist das Erstellen von Ordnern möglicherweise eine bessere Möglichkeit, den Überblick zu behalten. Um einen Ordner zu erstellen, klicken Sie auf Neu Klicken Sie auf die Schaltfläche in der oberen linken Ecke und wählen Sie aus Ordner, und benennen Sie das Dateiverzeichnis. Ziehen Sie dann einfach Ihre Datei(en) auf der Hauptseite von Drive in den Ordner Ihrer Wahl.

Sie können auch Dateien markieren, auf die Sie später zugreifen möchten, indem Sie darauf klicken Stern hinzufügen im Menü dieses Elements. Beachten Sie jedoch, dass sie nur von der Person angezeigt werden können, die sie hinzugefügt hat, und nicht von denen, mit denen Sie ein bestimmtes Element geteilt haben.

Tipp 4: Eine weitere Möglichkeit, ein Element in Ihrem Drive schnell zu finden, ist die Verwendung von Suchen Sie in Drive Funktion. Oben auf jeder Seite befindet sich ein Feld, in dem Sie anhand ihres Namens oder Dateityps nach einer Datei suchen können. Wenn Sie in diesem Feld den nach unten zeigenden Pfeil drücken bzw Weitere Suchwerkzeugekönnen Sie noch weiter spezifizieren und nach bestimmten Kriterien suchen, beispielsweise nach dem Datum oder mit wem Sie die Datei geteilt haben.

Holen Sie das Beste aus Google Drive heraus

Hochladen und Teilen von Dokumenten

Um ein Dokument auf Drive hochzuladen, klicken Sie entweder auf Daten hochladen oder Datei-Upload Schaltfläche unten Neu oder Meine Fahrt, und wählen Sie eine Datei von Ihrem Computer aus. Drive eignet sich hervorragend für den persönlichen Gebrauch, unterscheidet sich jedoch von anderen Cloud-Diensten durch seine leistungsstarken Tools für die Zusammenarbeit. Wenn Sie mit jemandem aus der Ferne an einem Projekt arbeiten müssen, können Sie ein Dokument mit ihm teilen und gemeinsam in Echtzeit Änderungen vornehmen.

Um ein Dokument freizugeben, nachdem Sie es erstellt haben, klicken Sie auf Aktie Klicken Sie auf die Schaltfläche in der oberen rechten Ecke, fügen Sie Ihre Mitarbeiter mithilfe ihrer E-Mail-Adressen hinzu und klicken Sie auf das blaue Symbol Erledigt Taste. Sobald ihnen Zugriff gewährt wurde, sollte das Dokument unter angezeigt werden Mit mir geteilt Klicken Sie in ihrem Drive-Dashboard auf die Registerkarte und ein Link zum freigegebenen Dokument wird auch an ihren E-Mail-Posteingang gesendet.

Sie können den teilbaren Link unten im verwenden Mit Menschen und Gruppen teilen Menü, um die Datei per SMS oder einem anderen Nachrichtendienst zu senden. Klicken Sie einfach auf Link kopieren am Ende dieses Menüs.

Während Sie sich in einem freigegebenen Dokument befinden, können Sie in der oberen rechten Ecke des Fensters sehen, wer es gerade bearbeitet. Die Namen der Mitarbeiter werden in verschiedenen Farben (oder mit ihrem Kontobild) angezeigt, sodass Sie sie schnell unterscheiden können. Bewegen Sie Ihren Mauszeiger einfach über eine beliebige Farbe, um zu sehen, wen sie darstellt.

Dokumente herunterladen und offline auf Dateien zugreifen

Eine weitere nützliche Drive-Funktion ist die Möglichkeit, Dateien anzuzeigen und zu bearbeiten, auch wenn Sie keinen Internetzugang haben. Alles was Sie tun müssen, ist das herunterzuladen Google Docs offline Erweiterung für Google Chrome. Einmal heruntergeladen – und in Ihrem aktiviert Laufwerkseinstellungen – Sie können auf bestimmte Dateien (Dokumente, Tabellen und Folien) zugreifen, auch wenn Sie unterwegs sind oder mehrere Stunden lang kein Internet haben. Neben Ihrem Dateinamen im Dateifenster wird ein grauer Kreis mit einem Blitz darin angezeigt, der Sie darüber informiert, wenn Sie offline sind.

Ein Nachteil dabei ist jedoch, dass Sie nur auf Dateien zugreifen können, die Sie erstellt und mit niemandem geteilt haben. Dazu müssen Sie außerdem Google Drive bereits in Ihrem Browser geöffnet haben. Der Zugriff auf die Daten ist auch offline über die mobile App möglich, sofern Sie die Funktion aktiviert haben Einstellungen vorweg.

Mehrere Mitarbeiter über eine Google-Gruppe hinzufügen

Wenn Sie ein Dokument mit einer großen Gruppe von Personen teilen möchten, können Sie vermeiden, jede E-Mail-Adresse einzeln einzugeben, indem Sie das Dokument für eine ganze Gruppe freigeben Google-Gruppe. Jede Person in dieser Gruppe (sowie später zur Gruppe hinzugefügte Personen) hat dann Zugriff auf alles, was Sie geteilt haben.

Mehrere Dateien gleichzeitig teilen

Müssen Sie eine Reihe von Dateien auf einmal teilen? Anstatt jede Datei einzeln freizugeben, können Sie sie in einen Ordner verschieben und diesen Ordner freigeben. Jeder, mit dem Sie den Ordner teilen, hat Zugriff auf alle darin enthaltenen Daten.

Konvertieren von Dokumenten, die mit anderen Programmen erstellt wurden

Wenn Sie eine Dokumentdatei in einem anderen Programm erstellt haben, diese aber in Google Drive konvertieren müssen, haben Sie Glück. Sie können die Änderung schnell durchführen, sofern die Dokumente korrekt formatiert sind. Nachdem Sie die Datei in Google Docs verschoben haben, können Sie sie sofort mit allen Mitarbeitern teilen. Laden Sie zunächst Ihre ausgewählte Datei hoch. Ö. Geben Sie es in Drive ein und ein Vorschaubildschirm für das Dokument wird angezeigt. Wählen Sie „Öffnen mit“ aus der Dropdown-Menüschaltfläche aus. Abhängig vom Dateityp macht Google möglicherweise automatisch Vorschläge, mit welchem ​​Programm die Datei geöffnet werden soll. Treffen Sie eine Auswahl aus der Liste und konvertieren Sie die Datei in ein Google Docs-Format. Nachfolgend finden Sie die Dateiformate, die Sie derzeit in Google Drive konvertieren können.

Zu einer älteren Version eines Dokuments zurückkehren

Einer der größten Nachteile von Gemeinschaftsprojekten besteht darin, dass es mühsam sein kann, die Bearbeitung eines Mitarbeiters zu finden und zu korrigieren, wenn ihm ein Fehler unterläuft. Bei Live-Dateien, bei denen mehrere Personen gleichzeitig Änderungen vornehmen können, kann dies umständlich sein. Google hat erhebliche Fortschritte gemacht, um das Problem für Mitarbeiter zu minimieren. Drive speichert jede aktualisierte Version Ihrer Dokumente 30 Tage oder 100 Revisionen lang, je nachdem, was zuerst eintritt. Diese automatische Speicherfunktion erleichtert das Wiederherstellen einer älteren Version einer Datei, selbst wenn Sie mehrmals wiederherstellen müssen.

Um eine frühere Version Ihres Dokuments wiederherzustellen, öffnen Sie die Datei, die Sie ändern möchten. Klicken Datei Und Versionsgeschichte, dann wähle Siehe Versionsverlauf. Es öffnet sich ein neuer Bildschirm und auf der rechten Seite des Dokuments erscheint eine Leiste. Diese Leiste ist der Schlüssel: Sie listet alle früheren Revisionen in chronologischer Reihenfolge auf. Klicken Sie auf eine davon, um eine Vorschau dieser Revision zu erhalten. Wenn Sie die Korrektur gefunden haben, zu der Sie zurückkehren möchten, klicken Sie auf das blaue Symbol Stellen Sie diese Version wieder her Klicken Sie auf die Schaltfläche, die oben auf dem Bildschirm angezeigt wird, und sie ändert sich sofort. Diese Revisionshistorie ist auch deshalb hilfreich, weil sie genau zeigt, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Wenn Sie bemerken, dass eine Person tendenziell problematischer ist, können Sie deren Bearbeitungsrechte in schreibgeschützte Rechte ändern.

Empfehlungen der Redaktion

• GPT-4: So verwenden Sie den KI-Chatbot, der ChatGPT in den Schatten stellt
• So konvertieren Sie Ihre VHS-Kassetten in DVD, Blu-ray oder digital
• Google hat dieses wichtige Gmail-Sicherheitstool gerade völlig kostenlos zur Verfügung gestellt
• WLAN funktioniert nicht? So beheben Sie die häufigsten Probleme
• Google macht einen Rückzieher bei umstrittenen Änderungen an Google Drive