Ihre E-Mails sollten höflich, aber nicht steif und gestelzt sein.
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E-Mails sind zwar nicht so formell wie ein Geschäftsbrief in Papierform, aber auch nicht so zwanglos wie ein Chat mit Freunden. Obwohl es E-Mails schon seit Jahren gibt, ist die Etikette für den richtigen Umgang damit nicht immer klar. Um den richtigen Ton für die von Ihnen gesendete E-Mail zu treffen, benötigen Sie die richtige Begrüßung.
Berufsbriefe
Bei geschäftlichen E-Mails ist es besser, auf der Seite der Formalität zu irren. Verwenden Sie bei jemandem, dem Sie noch nie zuvor eine E-Mail gesendet haben, seinen formellen Titel - zum Beispiel "Sehr geehrter Dr. Smith" oder "Sehr geehrte Frau Jones". „Sehr geehrte Damen und Herren“, wird in E-Mail-Begrüßungen viel weniger verwendet als früher, aber Etikette-Experten empfehlen es immer noch für einen ersten Geschäftskontakt. Wenn der Empfänger Sie überhaupt nicht kennt, folgen Sie der Begrüßung mit einer Vorstellung – wer Sie sind und warum Sie sie kontaktieren.
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Wenn der andere Teilnehmer Sie per E-Mail mit Ihrem Vornamen begrüßt oder Sie auffordert, seinen Vornamen zu verwenden, sind Sie auf der Grundlage des Vornamens sicher. Reservieren Sie eine lockere Eröffnung wie "Hallo" für Kollegen, die Sie wirklich gut kennen und mit denen Sie sich wohl fühlen. Stellen Sie selbst in einer gewöhnlichen E-Mail sicher, dass der Name des anderen Teilnehmers richtig geschrieben ist. Wenn Sie mehrere E-Mails in einem einzigen Thread senden, benötigen nur die ersten oder zwei eine Anrede.
Massen Versendung
Wenn Sie eine Nachricht an mehrere Personen senden, benötigt die erste E-Mail noch eine Anrede – zum Beispiel „Dear Tom, Dick and Mary“. Wenn Sie zu viele Empfänger haben, um alle ihre Namen aufzulisten, ist "Dear Team" eine praktische Alternative. Wie bei einzelnen Empfängern können Sie beim Hin- und Her-E-Mailen auf die Anrede nach dem ersten Brief verzichten.
Persönliche Post
Sie haben viel mehr Flexibilität beim Schreiben einer persönlichen E-Mail. Der Vorname oder ein einfaches "Hallo" oder "Hallo" sind in Ordnung, es sei denn, Sie wissen, dass der Empfänger eine starke Präferenz hat. Eine beiläufige E-Mail kann "Liebes" getrost vergessen, da es oft gestelzt klingt. Selbst in einer intimen E-Mail kann "Lieber" eher nach einer Formalität als nach einem aufrichtigen Ausdruck klingen. Es kann besser funktionieren, den Namen der Person oder etwas Extravaganteres wie "meine Liebste" zu verwenden.
Betreffzeilen
Achten Sie bei der Begrüßung auf Ihre Betreffzeile. Es ist das Erste, was die Empfängerin sieht, also möchten Sie, dass sie weiß, worüber Sie ihr schreiben. Lassen Sie es niemals leer oder verwenden Sie eine irreführende Betreffzeile, um Aufmerksamkeit zu erregen. Geben Sie auf keinen Fall "Dringend" ein, wenn das Problem nicht wirklich dringend ist.
