Benennen und erstellen Sie eine neue Datenbank über den Befehl "Neu" auf der Registerkarte "Datei". Wählen Sie die Registerkarte "Home" und eine neue Tabelle wird geöffnet. Wechseln Sie zur "Designansicht".
Tragen Sie den Namen des "Primary Key" in der Spalte "Field Name" in Zeile 1 ein. "ID" ist die Standardeinstellung mit einer "AutoNumber" in der Spalte "Datentyp". Diese kann beibehalten oder in eine andere eindeutige Datensatzkennung geändert werden, z. B. eine Mitarbeiter-ID-Nummer oder eine Sozialversicherungsnummer. Der "Datentyp" kann als "AutoNumber" beibehalten oder in einen manuellen Eintrag geändert werden, solange die Eigenschaft "Indiziert" auf "Ja (keine Duplikate)" gesetzt ist.
Erstellen Sie Felder für alle Informationen, die von neuen Mitarbeitern benötigt werden. Dies beinhaltet: 1. Vor- und Nachname, Initialen oder Zweitnamen, falls gewünscht 2. Privatadressen und Postanschriften 3. Arbeits-, Privat- und Handynummern 4. Anzahl der Abzüge für bundesstaatliche und staatliche Einkommensteuerabzüge 5. Sozialversicherungsnummer 6. Führerschein oder andere staatliche Identifikationsnummer 7. Ein Kontrollkästchen, das sicherstellt, dass die Berechtigung zum „Beschäftigungsnachweis“ überprüft wurde 8. Ein Textfeld zum Aufzeichnen der überprüften Dokumente 9. Offizieller Arbeitsbeginn 10. Offizielles Beendigungsdatum des Arbeitsverhältnisses (bei Ausscheiden des Arbeitnehmers auszufüllen) 11. Lohnsatz 12. Berufsbezeichnung und andere Angaben nach Wunsch des Arbeitgebers Lebensläufe und Bewerbungen können digitalisiert und auf Wunsch der Akte beigefügt werden
Weisen Sie jedem Feld den Datentyp zu, indem Sie die erforderlichen Eigenschaften für die Formatierung von Zahlen festlegen, die zulässige Anzahl von Zeichen in einem Feld festlegen und festlegen, ob die Daten indiziert werden sollen. Beim Aufbau einer Datenbank ist es auch ratsam, eine Feldbeschreibung hinzuzufügen, die ihren Zweck definiert, eine Aktion, um später den Speicher freizugeben, wenn die Datenbank geändert oder überarbeitet werden muss.
Wählen Sie das Register "Erstellen" und klicken Sie in der Gruppe "Formular" auf die Schaltfläche "Formular". Fügen Sie dem Formular alle oder einige Felder hinzu und speichern Sie es. Formatieren Sie die Feldeigenschaften so, dass sie den Tabelleneigenschaften entsprechen. Speichern Sie es noch einmal, bevor Sie über die Schaltfläche "Ansicht" auf der Registerkarte "Start" zur "Formularansicht" zurückkehren. Verwenden Sie das Formular zur Dateneingabe.
Wählen Sie das Register "Erstellen" und klicken Sie in der Gruppe "Bericht" auf die Schaltfläche "Bericht". Fügen Sie alle oder einige Felder hinzu und wechseln Sie dann zur Ansicht "Layout". Ändern Sie die Spaltenbreiten und formatieren Sie Felder und Beschriftungen. Ändern Sie Schriftarten, Farben oder wählen Sie ein vorformatiertes Design aus der Dropdown-Box "Design". Speichern Sie den Bericht. Mit der Berichtsvorlage können Sie Gehaltsabrechnungsberichte drucken.
Verschlüsseln Sie die Datenbank aus Sicherheitsgründen. Schließen Sie die Datenbank, öffnen Sie sie erneut im exklusiven Modus, indem Sie den Abwärtspfeil auf der Schaltfläche "Öffnen" des Fensters "Datei öffnen" verwenden und auswählen "Exklusiv öffnen." Klicken Sie auf die Registerkarte "Datei", wählen Sie den Befehl "Info" und klicken Sie dann auf "Mit Passwort verschlüsseln" bei "Info". Feld. Wenn das Dialogfeld "Datenbankkennwort festlegen" angezeigt wird, legen Sie ein Kennwort fest und geben Sie es zur Überprüfung ein zweites Mal ein. OK klicken. Beim nächsten Öffnen der Datenbank wird das Passwort benötigt. Geben Sie Ihr Kennwort in das Feld Kennwort ein, geben Sie es erneut in das Feld Bestätigen ein und klicken Sie dann auf OK.
Spitze
Starke Passwörter sind mindestens acht Zeichen lang und enthalten Zahlen, Groß- und Kleinbuchstaben, und ein Sonderzeichen wie „!“ oder "&." Verwenden Sie die Eigenschaften von „Beschriftung“, um Feldern eine einfache Sprache zu geben Namen. Das Ändern des Feldnamens „Vorname“ in „Vorname“ sieht in Berichten professioneller aus. Es gibt Online- und Standard-Gehaltsabrechnungssoftwarepakete, die Zeitkarten- und Gehaltsscheckberechnungen verarbeiten. Um dies in Access zu tun, sind äußerst anspruchsvolle Programmierkenntnisse und ein Verständnis erforderlich, das über den Inhalt eines zusammenfassenden Artikels hinausgeht.
