Was ist eine Tabelle in Microsoft Access?

Microsoft Access ist eine Softwareanwendung, die zum Erstellen von Datenbanken verwendet wird. MS Access ist im Lieferumfang der Microsoft Office Suite enthalten, kann aber separat erworben werden. MS Access-Datenbanken speichern Daten in Tabellen und können als einzelne Datei vorliegen, die eine grundlegende Datenspeicherung und -abfrage ermöglicht. Jede Datenbankdatei besteht aus Objekten wie Tabellen, Abfragen, Formularen und Berichten.

Datenbanken dienen der Datensammlung, -verwaltung und -speicherung. MS Access-Datenbanken werden privat und/oder geschäftlich häufig zur Datenspeicherung von Adressbüchern, Kundeninformationen, Mailinglisten oder Inventarlisten verwendet. Der Abruf des Datenbankinhalts ist intuitiv und kann abgefragt, gedruckt oder im Internet veröffentlicht werden.

MS Access-Tabellen sind die Schlüsselobjekte in der Access-Datei, da sie die Daten enthalten, die in der Datenbank gespeichert sind. Tabellen bestehen aus Zeilen und Spalten und ermöglichen die direkte Dateneingabe in ihre Raster. Die Zeile ist der Datensatz, der die einzelnen Datenelemente enthält, aus denen ein einzelner Datensatz besteht. Die Spalten, auch als Felder bezeichnet, bestehen aus kategorisierten Informationen. Die Felder sind beispielsweise Spalten, die aus kategorisierten Informationen wie Telefonnummern bestehen.

Die Zeile ist der Datensatz, in dem die Telefonnummer eingegeben wird. Die Daten sind sortierbar und können gefiltert werden. Daten aus Excel können importiert oder ausgeschnitten und in eine Access-Tabelle eingefügt werden. Eine Datei kann mehrere Tabellen enthalten, die über Abfragen, Berichte und Formulare verknüpft werden können.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Tabelle zu erstellen: in der Entwurfsansicht, mithilfe einer Vorlage oder eines Assistenten oder durch Eingabe von Daten. Der Benutzer wählt die Methode aus, die er verwenden möchte, indem er sie hervorhebt und in der Objektbox der Datei "Öffnen" auswählt. Sobald eine Tabelle erstellt wurde, kann der Benutzer Daten in die Tabelle eingeben.

Nach Eingabe des ersten Datensatzes und Drücken der Schaltfläche "Enter" erscheint die nächste Zeile für die Dateneingabe eines zweiten Datensatzes und so weiter. Sobald die Dateneingabe abgeschlossen ist, schließt der Benutzer die Tabelle wie jedes andere Fenster. Die Tabelle wird in der Objektliste der Datei unter "Objekte" und "Tabelle" gespeichert. Beim Öffnen der Datei erscheint immer die Objektliste.

Abhängig von der Version von MS Access ist die Verwendung eines Assistenten oder einer Vorlage der einfachste Weg, um eine Tabelle zu erstellen, die für die Dateneingabe bereit ist. In MS Access 2007 sind Tabellenvorlagen leere Tabellen, die unverändert verwendet oder nach Bedarf angepasst werden können. Vorlagen umfassen Kontakte, Aufgaben, Probleme, Ereignisse und Assets. Die Kontakttabelle richtet eine Datenbank für Kontaktinformationen wie Mailinglisten und Telefonnummern ein. Spalten können einfach durch Ziehen aus einer Liste vorgeschlagener Felder erstellt werden.

In MS Access 2003 und früheren Versionen sind Assistenten eine Funktion, die den Benutzer von Anfang bis Ende beim Erstellen des gewünschten Objekts führt. Mit wenigen Klicks können Sie eine Tabelle erstellen, die für die Dateneingabe bereit ist. Obwohl die Tabellenfelder im Assistenten vordefiniert sind, hat der Benutzer die Möglichkeit, sie während der Verwendung des Assistenten und nachdem die Tabelle erstellt wurde, zu ändern.

MS Access ermöglicht es dem Benutzer, die Felder, Daten und Formatierungen innerhalb einer Tabelle anzupassen. Der Benutzer hat die Möglichkeit, Tabellenschriftart, Zeilenhöhe, Spaltenbreite zu formatieren, Spalten einzufrieren und/oder auszublenden. Der Benutzer hat die Möglichkeit, wichtige Tabellenelemente wie das Umbenennen von Tabellenfeldern und das Bearbeiten von Tabellendatensätzen im laufenden Betrieb von fast überall in der Anwendung aus zu ändern.