Beim Umgang mit sensiblen Informationen ist ein zusätzlicher Schutz wichtig.
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Wenn Sie Dokumente oder Informationen senden, die andere nicht sehen sollen, müssen Sie einige zusätzliche Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass die Informationen an die Person gelangen, für die sie bestimmt sind. In Outlook können Sie dies tun, indem Sie dem Empfänger eine verschlüsselte E-Mail senden, die für niemanden außer dem Absender verschlüsselt oder unlesbar aussieht. Um dies zu ermöglichen, müssen Sie eine digitale ID verwenden, die Ihnen von einem Dritten zur Verfügung gestellt wird, der Ihre Identität überprüft und einen speziellen passwortähnlichen "Schlüssel" auf Ihrem Computer installiert. Der Empfänger der E-Mail muss ebenfalls über einen dieser Schlüssel verfügen.
Erstellen Sie eine digitale Signatur und überprüfen Sie die Identität des anderen
Schritt 1
Navigieren Sie zur Microsoft-Webseite "Digitale ID" (siehe Link in Ressourcen) und wählen Sie einen der Anbieter für digitale Signaturen aus.
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Schritt 2
Klicken Sie auf den Link eines Anbieters, um zur Seite des Anbieters zu navigieren, und befolgen Sie dann die Anweisungen, um Ihre eigene digitale Signatur zu erhalten. Dies ist eine eindeutige elektronische ID, mit der Sie online Ihre Identität überprüfen können und die für den Versand verschlüsselter E-Mails unerlässlich ist. Sobald Sie Ihre digitale ID erhalten haben, sollte im Hauptmenü von Outlook ein Umschlagsymbol namens "Nachricht digital signieren" angezeigt werden.
Schritt 3
Senden Sie Ihrem gewünschten Empfänger eine Bestätigungsnachricht, die ihm Ihre digitale ID zur Verfügung stellt. Erstellen Sie dazu eine neue E-Mail-Nachricht, klicken Sie auf das Symbol "Nachricht digital signieren" und senden Sie die E-Mail. Sie und Ihr Empfänger müssen auf diese Weise ihre Identität überprüfen, bevor Sie verschlüsselte Nachrichten senden können.
Schritt 4
Bitten Sie den Empfänger, Ihnen eine Antwort zu senden, wenn er Ihre Testnachricht erhält, einschließlich seiner eigenen digitalen Signatur in der E-Mail, wie Sie es getan haben. Sobald Sie es erhalten haben, wird seine digitale Signatur auf Ihrem Computer gespeichert, sodass Sie beide die Informationsschlüssel des anderen haben. Jetzt können Sie sich gegenseitig verschlüsselte E-Mails senden.
Senden Sie die verschlüsselte Nachricht
Schritt 1
Öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht und klicken Sie auf das Menü "Optionen".
Schritt 2
Klicken Sie im Feld "Weitere Optionen" auf "Nachrichtenoptionen".
Schritt 3
Klicken Sie auf "Sicherheitseinstellungen" und dann auf "Nachrichteninhalte und -anhänge verschlüsseln".
Schritt 4
Beenden Sie die Erstellung der Nachricht und klicken Sie auf "Senden". Die Nachricht sowie alle von Ihnen gesendeten Anhänge werden geschützt.
Spitze
Diese Informationen gelten für die E-Mail-Anwendung Microsoft Outlook 2013 und können für andere Versionen von Outlook und andere E-Mail-Anwendungen geringfügig abweichen.
