Drücken Sie auf der Registerkarte „Mailings“ auf „Umschläge“ in Word zu Starten Sie ein neues Umschlagprojekt. Geben Sie Ihre Rücksendeadresse ein, wenn Sie eine verwenden möchten, aber Lassen Sie die Lieferadresse leer.
Drücken Sie "Optionen" und stellen Sie die Umschlaggröße auf der Registerkarte Umschlagoptionen ein. Die Optionen umfassen auch Schriftart- und Randeinstellungen. Word wählt automatisch eine Richtung zum Einzug von Umschlägen basierend auf Ihrem Druckermodell aus, aber wenn Sie den Einzug ändern müssen, öffnen Sie die Registerkarte Druckoptionen.
Klicken Sie auf "Zum Dokument hinzufügen" um die Umschlagvorlage zu erstellen. Wenn Sie eine neue Rücksendeadresse eingegeben haben, wählen Sie aus, ob diese als Standard für die spätere Verwendung festgelegt werden soll.
Setzen Sie den Cursor in das Textfeld Lieferadresse in der unteren Hälfte des Umschlags. Sie können das Feld erst sehen, wenn Sie darauf klicken, aber ein Klick auf eine beliebige Stelle im Feld aktiviert es korrekt.
Drücken Sie auf der Registerkarte Mailings auf "Empfänger auswählen" und wählen Sie "Bestehende Liste verwenden", um Ihre Excel-Datei zu laden und starte a Seriendruck. Wenn Sie die Anweisungen bisher befolgt haben, tun Sie es nicht müssen Sie jederzeit auf die Schaltfläche "Seriendruck starten" klicken.Wählen Sie aus, welche Tabelle oder Tabelle in der Excel-Arbeitsmappe Ihre Adressen enthält, wenn die Datei mehrere Optionen hat. Wählen Sie aus, ob die oberste Zeile Kopfzeilen wie "Name" und "Adresse" enthält, und drücken Sie "OK".
Klicken Sie auf "Adressblock" um einzustellen, wie Adressen auf den Umschlägen erscheinen. Wählen Sie Formatierungsoptionen auf der linken Seite des Fensters, um die Vorschau anzupassen. Wenn in der Vorschau Informationen aus Ihrer Excel-Datei fehlen, klicken Sie auf "Felder abgleichen", um Teile jeder Adresse bestimmten Spalten in der Tabelle zuzuweisen.
Word versteht es, Adressdaten in Excel zu interpretieren, auch wenn Sie sie nicht in "Stadt", "Bundesland", "Postleitzahl" und andere Spalten aufteilen. Zwischen der automatischen Erkennung von Word und den Optionen für "Felder abgleichen" müssen Sie die Excel-Datei normalerweise nicht bearbeiten, damit sie in Word funktioniert.
Drücken Sie auf "Ergebnisse anzeigen" um eine Probe des ersten Umschlags anzuzeigen, und verwenden Sie die Pfeile oder die Schaltflächen "Empfänger suchen" im Vorschau der Ergebnisse Abschnitt, um andere Umschläge zu überprüfen. Sie müssen sich nicht jeden Eintrag vor dem Drucken ansehen – stellen Sie nur sicher, dass das allgemeine Format richtig ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Fertig stellen und zusammenführen" und wählen Sie zum Drucken "Dokumente drucken". Wenn Sie das Umschlaglayout einschließlich der Adressen lieber speichern möchten, wählen Sie "Einzelne Dokumente bearbeiten".
Wählen Sie "Alle", um für jede Adresse einen Umschlag zu drucken, oder geben Sie einen Bereich von Einträgen in der Reihenfolge Ihrer Excel-Liste an. Wählen Sie "Aktueller Datensatz", um den einen Umschlag auf dem Bildschirm zu drucken.
Wenn Sie nicht jede Adresse in Ihren Excel-Daten verwenden möchten, klicken Sie nach dem Laden der Excel-Datei auf "Empfängerliste bearbeiten". Deaktivieren Sie einzelne Adressen, um sie auszuschließen, oder wählen Sie "Filter", um Adressen zu verwenden, die einem bestimmten Merkmal entsprechen, beispielsweise alle Adressen mit "NY" in der Spalte "Bundesland".
Sie müssen keine bestimmte Vorlage in Excel für Word zum Importieren von Adressen verwenden, aber wenn Sie eine Mailingliste von Grund auf neu erstellen, sparen Sie Zeit, indem Sie mit einer Adresslistenvorlage beginnen. Klicken Sie in Excel 2013 auf "Datei", "Neu" und suchen Sie nach "Adresse", um mehrere Optionen zu finden.
Wenn Sie noch nie zuvor Umschläge gedruckt haben, drucken Sie einen Testdruck nur mit Ihrer Rücksendeadresse - mit "Datei" und "Drucken" - bevor Sie die Excel-Daten laden. Wenn es in der falschen Richtung ausgegeben wird, ändern Sie die Einzugsrichtung in den Umschlagdruckoptionen.
