So drucken Sie Adressetiketten in Excel

Microsoft Excel dient als hervorragendes Programm zum Verwalten von E-Mail-Listen. Große Mailinglisten lassen sich in Excel besonders einfach verwalten und kategorisieren und organisieren die Kontakte in einem benutzerdefinierten Format.

Zum Importieren und Exportieren von Listen aus Mailmanagern werden Excel- und CSV-Formate verwendet, und durch die Zellteilung können Sie Name, Adresse und alle anderen relevanten Informationen in einzelne Spalten aufteilen. Sie können auch den gesamten Kontakt in einer einzigen Zelle platzieren.

Die Flexibilität für erfahrene Excel-Benutzer ist praktisch, aber das Drucken von Etiketten direkt aus Excel ist nicht einfach. Der Prozess ist zwar nicht übermäßig komplex, aber auch nicht offensichtlich, und Sie können eine technische Katastrophe verursachen. Die Verwendung eines Seriendruckprozesses ist die effizienteste Methode zum Einrichten von Etiketten für den Drucker.

Der schnellste und effektivste Weg, Etiketten aus Ihrer Excel-Mailingliste zu drucken, ist der Seriendruckprozess. Dieser Prozess nimmt Ihre organisierten Excel-Informationen und stellt jede Adresse zu einem individuellen Etikett für den Drucker zusammen.

Obwohl dies einfach klingt, gibt es einen Haken. Die Excel-Tabelle muss in einem bestimmten Layout formatiert sein, das Spalten für jede Kategorie verwendet. Wenn Sie bei der Eingabe der Adressen eine andere Methode verwendet haben, ist die Neuformatierung zeitaufwändig.

Idealerweise fangen Sie neu an und können jeden Kontakt im richtigen Format eingeben. Wenn Sie bereits alles in Kategorien unterteilt haben, sind möglicherweise nur einfache Etikettenänderungen und Anpassungen erforderlich, um die Formatierungsanforderungen zu erfüllen.

Richten Sie die Excel-Tabelle mit Spaltenüberschriften ein. Jede Spalte steht für eine bestimmte Kategorie. Erstellen Sie eine separate Spalte für Vorname, Nachname, Adresse, Ort, Bundesland und Postleitzahl.

Die Informationen für jeden einzelnen sitzen in einer horizontalen Reihe. Verwenden Sie in jedem Feld die genaue Schreibweise, Abkürzungen und Groß-/Kleinschreibung. Verwenden Sie beispielsweise NV anstelle von Nevada, es sei denn, Sie möchten den vollständigen Bundesstaatsnamen buchstabieren.

Überlegen Sie auch, wie die Namen auf den Etiketten aussehen sollen. Die Art und Weise, wie Sie Briefe gestalten, ist eine Frage der persönlichen Vorlieben. Manche mögen es, alle Buchstaben groß zu schreiben, während andere nur den ersten Buchstaben in jedem Wort groß schreiben.

Sie haben auch die Möglichkeit, Spalten nach Bedarf hinzuzufügen. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass die erste Zeile des Etiketts den Firmennamen enthält, ändern Sie die erste Spalte, um diese Informationen wiederzugeben.

Nachdem alle Spalten eingestellt sind, ist der nächste Schritt die mühsame Eingabe für jeden Kontakt. Fügen Sie alle Daten hinzu und nehmen Sie eine oder zwei Bearbeitungsrunden vor, um sicherzustellen, dass alles gut aussieht.

Nachdem sich die Kontakte und alle zugehörigen Informationen in der Tabelle befinden, markieren Sie alles, einschließlich der Spaltenüberschriften. Sie können den Cursor über alle Felder ziehen, während Sie die Maustaste gedrückt halten, um alles zu markieren, oder die Tastenkombination "Alle auswählen" verwenden. Strg+EIN.

Nachdem die Informationen markiert sind, wählen Sie die Registerkarte mit der Bezeichnung Formeln und klicke Name definieren. Geben Sie einen Listennamen in das angezeigte Feld ein. Verwenden Sie zum Beispiel Hochzeits Einladung oder Weihnachtskarten.

Wenn Sie Etiketten in beliebiger Regelmäßigkeit drucken, ist es auch hilfreich, jeder Liste ein Datum hinzuzufügen. Kontaktlisten werden häufig aktualisiert, und das Datum gibt Ihnen eine Vorstellung davon, wann die Liste zuletzt aktualisiert wurde. Es stellt auch sicher, dass Sie die richtige und aktuellste Version drucken.

Speichern Sie das neu benannte Excel-Kontaktarbeitsblatt und schließen Sie das Dokument, um mit Ihrem Seriendruck fortzufahren.

In Microsoft Word drucken Sie die Etiketten. Excel ist ideal zum Organisieren und Hosten der Daten und eignet sich gut zum schnellen Laden der Liste in andere Programme. Microsoft Word verfügt jedoch über eine integrierte Etikettendruckvorlage, die die Adressen im vom Drucker benötigten Format anordnet.

Der Seriendruckprozess kombiniert Excel, um die Felder zu organisieren, und Word, um die Etiketten für den Drucker zu formatieren.

Öffnen Sie ein neues Word-Dokument und klicken Sie auf das Mailings Registerkarte, um eine Liste mit Optionen zu öffnen. Klicken Sie auf die Dropdown-Option für Seriendruck starten um ein sekundäres Menü anzuzeigen, in dem Sie möglicherweise klicken müssen Seriendruck starten noch einmal, bevor Sie auswählen können Etiketten um ein Menü zu öffnen Beschriftungsoptionen.

An dieser Stelle benötigen Sie Informationen über den Drucker und die Etiketten, um fortzufahren. Sie müssen wählen zwischen Endlosdrucker und Seitendrucker. Schlagen Sie in Ihrem Druckerhandbuch nach, um festzustellen, welchen Typ Sie verwenden. Wenn Sie über einen Seitenstildrucker verfügen, müssen Sie in einer weiteren Dropdown-Liste den speziellen Fachtyp für Ihren Seitendrucker auswählen. Ein manueller Einzug ist ziemlich üblich.

Wählen Sie als Nächstes den Etikettenlieferanten aus. Jeder Lieferant hat sein eigenes spezifisches Layout, das für den Drucker wichtig ist. Microsoft, Avery und viele andere Anbieteroptionen sind in der Dropdown-Liste aufgeführt. Wählen Sie dasjenige aus, das den Etiketten entspricht, die Sie für den Auftrag gekauft haben.

Wählen Sie zuletzt die Produktnummer aus, die der Produktnummer auf Ihren Etiketten entspricht. Dies befindet sich normalerweise auf der Verpackung und nicht auf den Etikettenblättern selbst. Die Produktnummer teilt Ihrem Drucker die Papierabmessungen mit, um sicherzustellen, dass der Druck richtig auf die Etiketten ausgerichtet ist.

In seltenen Fällen ist die Produktnummer für Ihre Etiketten möglicherweise nicht verfügbar. Das Drucken kann noch voranschreiten, aber Sie müssen die individuelle Etikettengröße manuell messen. Sie müssen auch wissen, wie viele Etiketten sich auf einer Seite befinden und wie viele sich in jeder Spalte und Zeile befinden.

Um eine benutzerdefinierte Etikettenabmessung einzugeben, wählen Sie die Einzelheiten Option in der Etikettenoptionen Fenster, um das Layout für das Etikettenblatt nach Spalten und Zeilen anzuzeigen. Geben Sie die Ränder, Spalten und Zeilen in das dafür vorgesehene Feld ein. Klicken OK wenn dies mit Ihrer Konfiguration übereinstimmt. Wenn nicht, klicke Abbrechen und dann auswählen Neues Label und versuche es erneut.

Geben Sie einen Namen für Ihre Etiketten ein, damit die Abmessungen zum späteren Nachschlagen gespeichert werden. Jeder Name reicht aus. Als nächstes stellen Sie die Abmessungen auf die gemessene Höhe und Breite ein. Geben Sie außerdem das Zeilen- und Spaltenlayout ein. Mach weiter und klicke OK Um die neuen Größeneinstellungen zu speichern, klicken Sie auf OK erneut, um alle Einstellungen zu speichern.

Zu diesem Zeitpunkt haben Sie die Etiketten in Excel vorbereitet und das Word-Dokument richtig formatiert, um die Etiketten zu drucken. Jetzt müssen Sie die Kontaktinformationen importieren, um die Etiketten zu füllen.

Klicken Sie im Word-Dokument auf Datei und dann Optionen und Fortschrittlich. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Bestätigen Sie die Dateiformatkonvertierung beim Öffnen und wähle OK. Gehe zurück zum Mailings Tab und klicken Sie Empfänger auswählen um eine Dropdown-Liste mit Optionen zu öffnen. Wählen Vorhandene Liste verwenden um Ihre Excel-Kontaktinformationen auf Ihrem Computer zu finden. Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf OK. Dieser Vorgang verbindet das Excel-Blatt mit dem Word-Dokument. Obwohl die Programme verbunden sind, sind die Etiketten noch nicht mit den Informationen gefüllt.

Der einfachste Weg, die gesamte Liste zu importieren, sind Platzhalter. Die Platzhalterbezeichnung entspricht den Spalten, die Sie in der Excel-Datei angelegt haben. Geben Sie beispielsweise <. ein>> wo der Vorname auf dem Etikett erscheinen soll. Denken Sie daran, dass sich diese Sequenz über alle Labels hinweg wiederholt.

Eine Standard-Adressfolge sieht wie folgt aus:

<> <>

<>

<> <> <>

Jedes Etikett entspricht direkt einer Spalte in Ihrem Excel-Blatt. Wenn Sie benutzerdefinierte Informationen hinzufügen möchten, müssen diese in einer beschrifteten Spalte auf dem Blatt enthalten sein. Anschließend geben Sie das Feld in Ihrer bevorzugten Platzierungsreihenfolge für das Etikett ein.

Wenn Sie häufig Listen mithilfe des Seriendruckprozesses laden, gibt es auch eine Adressblock-Verknüpfung, um mehrere Datenfelder unter einem einzigen <

Da die Etiketten jetzt mit der Reihenfolge für jedes Feld festgelegt sind, können Sie Hunderte oder sogar Tausende von Kontakten effektiv laden und gleichzeitig eine konsistente Etikettenreihenfolge für den Drucker erstellen. Der Seriendruck ist ideal für Massenkontaktlisten.

Sie müssen den Seriendruck zuordnen, damit Word die richtigen Spalten aus Excel liest. Gehe zurück zum Mailings Registerkarte, klicken Sie Match-Felder und wähle Felder schreiben und einfügen. Es erscheint ein Feld mit einer Reihe von Beschriftungen, die neben Dropdown-Feldern aufgeführt sind.

Die Etiketten sind gemeinsame Elemente eines Adressetiketts. Es listet Titel, Vorname, Nachname, Adresse, und so weiter. In den entsprechenden Dropdowns sehen Sie die Spaltenbeschriftungen aus Ihrem Excel-Sheet. Viele davon sind bereits abgeglichen, aber stellen Sie sicher, dass jedes Element ausgerichtet und richtig abgeglichen ist. Das heißt, wenn du schreibst <>, es zieht nur aus dem Vorname Spalte in der Excel-Tabelle.

Nachdem die Felder zugeordnet und die Beschriftungen erstellt wurden, klicken Sie auf Vorschau in dem Mailings Tab. Machen Sie vor dem Drucken eine gründliche Vorschau, um die Etiketten anzuzeigen. Überprüfen Sie die Ausrichtung und Formatierung mit dieser Ansicht.

Wenn Sie zum Drucken bereit sind, klicken Sie auf Fertig stellen und zusammenführen unter dem Mailings Tab. Klicken Dokumente drucken um den endgültigen Auftrag an den Drucker zu senden. Stellen Sie sicher, dass der Drucker mit Ihrem Etikettenpapier bestückt ist, bevor Sie den Auftrag senden.

Excel ist zwar ein großartiges Mittel zum Ausführen eines Seriendrucks, Sie können jedoch auch Kontakte aus Outlook importieren. Outlook ermöglicht es Ihnen, Kontakte in ein Excel-Arbeitsblatt zu exportieren, wo Sie den oben beschriebenen Prozess verwenden können.

Wenn Sie Kontakte direkt aus dem Outlook-E-Mail-Programm abrufen möchten, rufen Sie Ihre Kontaktliste auf. Verwenden Schicht+Steuerung um mehrere Kontakte auszuwählen und hervorzuheben, bis jeder gewünschte Kontakt markiert ist.

Gehe zum Heim Tab und wählen Sie Seriendruck. Wählen Nur ausgewählte Kontakte gefolgt von Alle Kontaktfelder. Wählen Sie dann Neues Dokument und Versandetiketten als Dokumenttyp.

Diese Aktion löst ein neues Word-Dokument mit einem Seriendruck aus. Auswählen Felder schreiben und einfügen unter dem Mailings Registerkarte und stellen Sie sicher, dass alles richtig ausgerichtet ist. Klicken Labels aktualisieren um die Etiketten zu generieren.

Verwenden Sie die Vorschaufunktion, um zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles richtig ausgerichtet ist. Nachdem Sie die Bearbeitung vorgenommen und letzte Überarbeitungen vorgenommen haben, sehen Sie sich die Vorschau erneut an und führen Sie sie dann aus. Seriendruck abschließen und Drucken um den Auftrag an den Drucker zu senden.

Outlook eignet sich hervorragend zum Verwalten von Kontakten, und das Ausführen eines Seriendrucks über das Programm ist einfach. Allerdings hat nicht jeder Outlook als E-Mail-Manager, und der Druck-Etiketten-aus-Excel-Prozess bleibt die beste Alternative zum Verwalten von Kontakten.