Definieren Sie den Geschäftsprozess, den Sie analysieren möchten. Es muss ein vollständiger Geschäftsvorgang mit Start und Ziel, mit Inputs und Outputs sein und zur Befriedigung eines Geschäftsbedarfs führen. Beispiel: "Mitarbeiter einstellen" ist ein vollständiger Prozess, während "Einstellungsformular ausfüllen" ein Schritt innerhalb des Prozesses ist, aber alleine nicht sinnvoll ist.
Identifizieren Sie Rollen innerhalb des Prozesses. Eine Rolle ist eine Rolle, die eine Person oder eine Gruppe von Personen im Prozess spielt. Die Rollen sollten mit der Art der Aktion gekennzeichnet sein, die sie ausführen, nicht mit ihren Stellen- oder Abteilungstiteln. Eine Person, die die Zeitkarte eines Mitarbeiters genehmigt, sollte "Zeitgenehmiger" heißen.
Identifizieren Sie die Prozessschritte, die zum Abschließen der Transaktion erforderlich sind. Erfassen Sie jeden detaillierten Schritt, der dem Prozess einen Mehrwert verleiht, auch wenn dieser Wert nur dazu dient, die vorherigen Schritte zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie korrekt ausgeführt wurden.
Dokumentieren Sie den Prozessablauf, indem Sie ein Diagramm erstellen, das jeden Schritt, die Rolle, die den Schritt ausführt, und die Informationen, die von Schritt zu Schritt fließen, zeigt. Nummeriere jeden Schritt. Definieren Sie die Richtung der Informationen, indem Sie Pfeile verwenden, die von jedem Schritt zum nächsten gehen. Ein „funktionsübergreifender“ Flussdiagrammstil eignet sich am besten, um Rollen und Informationsflüsse zwischen Personen sowie Prozessschritte zu identifizieren. Beschreiben Sie im Textteil des Dokuments jeden Schritt im Detail.
