Diese App ist wie ChatGPT für Ihre E-Mails und hat mein Leben verändert

Ich kann ein paar tausend Worte darüber schreiben, dass E-Mails der Fluch meiner Existenz sind, aber ich muss den bitteren Nektar schlürfen jeden Morgen, wenn ich meine Augen öffne und auf die Flut von Gmail-Benachrichtigungen auf meinem Computer tippe, schaue ich mir meine berufliche Realität an Telefon. Es hilft auch nicht, dass jeder einzelne E-Mail-Client, den ich bisher ausprobiert habe, sowohl kostenpflichtig als auch kostenlos, mir eine Posteingangs-Utopie versprochen hat, mich dann aber völlig enttäuscht hat. Kurz gesagt: Es handelt sich um eine Realität voller unschöner Aufgaben, einen Posteingang zu verwalten, der niemals geschlossen wird.

Das ist wo Kurzwelle kommt ins Bild. Es handelt sich um einen E-Mail-Client, der erneut den Anspruch erhebt, die Art und Weise, wie Sie mit Ihren E-Mails interagieren, neu zu definieren.

Wie eine KI Ihre E-Mails zusammenfasst

Für jemanden, der täglich zwischen 50 und 200 E-Mails erhält, klingt das wie ein Geschenk des Himmels. Es eignet sich besonders gut für Pressemitteilungen, bei denen Marken mit allem beginnen können, vom langweiligen Markt Einblicke in die metaphysischen Vorzüge schlechter Konkurrenzprodukte, anstatt direkt auf den Punkt zu kommen.

Die KI-Zusammenfassungsfunktion von Shortwave basiert auf dem GPT-3-Sprachmodell von OpenAI und leistet ziemlich beeindruckende Arbeit darin, lange E-Mails in einem Absatz zusammenzufassen. Die Funktion befindet sich derzeit in der Betaphase, Sie können jedoch problemlos über die iOS- und Desktop-Clients von Shortwave darauf zugreifen. Alles, was Sie tun müssen, ist die E-Mail zu öffnen und auf das sternenklare AI-Zusammenfassungssymbol in der oberen rechten Ecke zu tippen.

Bemerkenswert ist auch, dass das System auch die Übersetzung übernimmt und die Zusammenfassung dann auf Englisch präsentiert. Ich habe versucht, E-Mails mit Inhalten in Hindi, Urdu und Arabisch zu versenden – und habe nahezu genaue Zusammenfassungen des Textkörpers erhalten. Das Modell wird gelegentlich bei Sprachen geändert, bei denen die Schrift von rechts nach links geschrieben wird, statt von links nach rechts, wie im Englischen.

Es ist erwähnenswert, dass die Übersetzung und die Zusammenfassung nicht falsch waren, ich jedoch gelegentlich KI-generierte Synopsen erhielt, in denen der letzte Satz unvollständig war. Mit der Hilfe eines Professors habe ich es auch mit Persisch getestet und bekam von ihm ein Lob für die Genauigkeit und den abstrakten Ablauf. Wo es ins Stocken gerät, ist die Sprache voller umgangssprachlicher Begriffe und lokaler Phrasen, die die KI direkt zu übersetzen versucht, anstatt die wahre Bedeutung zu verstehen.

Als nächstes richtete ich meine Aufmerksamkeit auf E-Mail-Formate. Von Produkteinführungsnachrichten und Marketing-E-Mails bis hin zu umfassenden E-Mail-Gesprächen mit Wissenschaftsexperten, Die KI-Zusammenfassung von Shortwave hat erneut beeindruckende Arbeit geleistet, indem es den Kern der Konversation erfasst hat.

Einige Probleme, aber eine glänzende Zukunft

Die Funktion wird auch durch ihre sehr grundlegende Natur eingeschränkt – d. h. durch die Verkürzung von Textwänden in einen kurzen, kurzen Absatz. Nehmen wir an, Sie haben eine Reihe von Fragen verschickt und die Antworten erhalten, nur um dann festzustellen, dass die von der KI erstellte Zusammenfassung einige dieser Antworten beschönigt hat. Dies ist ein wenig riskant, insbesondere wenn einige der Fragen kurze „Ja“- oder „Nein“-Antworten erfordern, aber für das Gespräch von großer Bedeutung sind.

In meinem Fall habe ich die KI-Zusammenfassung für solche Szenarien nicht verwendet, weil ich jede Antwort durchgehen möchte, die ich vom Empfänger gesucht habe. Aber es gibt eine Funktion, die ich mir bei Shortwave gewünscht hätte.

Manchmal beginnen Sie eine Konversation, nachdem bereits eine ganze Menge E-Mails geteilt wurden, und Sie möchten dies wünschen dass Shortwave den gesamten Thread zusammenfassen könnte, anstatt jede einzelne E-Mail einzeln kürzen zu müssen eins.

Aber hier gibt es einige gute Neuigkeiten. Andrew Lee, Mitbegründer und CEO von Shortwave, erklärt gegenüber Digital Trends, dass das Zusammenfassungssystem bald auch Threads verarbeiten kann. Neben dem Kürzen von Threads ist die Möglichkeit, Anhänge zu verarbeiten, ein weiterer äußerst cooler Trick von Shortwave.

Microsoft hat kürzlich seine Copilot-Funktion für Office-Produkte vorgestellt, die Anhänge wie Word- und PDF-Dateien durchsuchen und dementsprechend Folien erstellen kann, um sie zusammenzufassen. Das Unternehmen nutzt auch die GPT-Infrastruktur von OpenAI, ebenso wie Shortwave. Und das Beste daran ist, dass diese Zusammenfassungen zusammen mit einer weitergeleiteten E-Mail geteilt werden, unabhängig davon, welchen E-Mail-Client der Empfänger verwendet. Wenn Sie also eine lange E-Mail erhalten, die auch Ihr Kollege kennen muss, können Sie zunächst eine Zusammenfassung dieser E-Mail lesen.

Wenn Sie diese E-Mail anschließend weiterleiten, erhält der Empfänger den gesamten ursprünglichen E-Mail-Inhalt in seinem Posteingang. Aber als netten Bonus finden sie auch eine KI-zusammengefasste Version der E-Mail übersichtlich in einer Box präsentiert, unabhängig davon, ob sie Gmail, Outlook oder einen anderen Client verwenden.

Wie Shortwave Ihren Posteingang neu gestaltet

Ich habe mit Lee gesprochen, um zu erfahren, wie seine Idee den Weg für ein lohnendes Erlebnis mit E-Mails ebnet und wie die KI-Welle die bevorstehende Reise prägen wird. Lee war früher technischer Direktor bei Google, nachdem seine Cloud-Computing-Plattform (genannt Firebase) von Google übernommen wurde.

Lee erzählt mir, dass Shortwave in den nächsten sechs Monaten eine ganze Reihe neuer Funktionen hinzufügen wird. So kommt beispielsweise eine Kalenderintegration zu Shortwave, die es Benutzern ermöglicht, ihre Terminplanung innerhalb der E-Mail-App effizient zu verwalten, ohne ein paar tausend Gehirnzellen zu verlieren. Ein Prototyp befindet sich derzeit im Test.

Ich habe gefragt, ob die Zusammenfassungsfunktion von Shortwave eines Tages möglicherweise auch Multimediadateien zusammenfassen kann, genau wie sie Text verarbeiten kann. Er antwortete, dass es seitdem möglich sei GPT-4 ist multimodal. Es ist jedoch unklar, wann genau Shortwave seinen KI-Technologie-Stack aktualisieren wird.

Eine weitere nette Funktion, die oft unter dem Radar bleibt, ist die automatische Gruppierung von E-Mails. Dies ist ein Lebensretter, wenn Sie sich auf Aufgabenverwaltungssoftware wie Asana oder Trello verlassen, die jedes Mal, wenn eine Änderung an Aufgaben vorgenommen wird, die Sie im Auge behalten müssen, eine Reihe von E-Mail-Benachrichtigungen sendet. Anstatt eine ganze Liste von E-Mails von Asana oder Trello zu sehen, werden alle diese E-Mails übersichtlich in einer einzigen Zeile gruppiert, was wirklich dazu beiträgt, meinen Posteingang sauber zu halten.

Sie gehen noch einen Schritt weiter und können sogar steuern, wann Ihnen solche E-Mails zugestellt werden. Wenn Sie auf eine gute Work-Life-Balance schwören und nicht möchten, dass Ihre Zen-Momente außerhalb der Arbeit durch diese automatisierten E-Mails unterbrochen werden, können Sie festlegen, dass diese nur zu einem bestimmten Zeitpunkt in Ihrem Posteingang erscheinen.

Für Benutzer wie mich, die mit einem globalen Team arbeiten, das über mehrere Zeitzonen verteilt ist, liebe ich diese Funktion absolut. Bei anderen E-Mail-Clients musste ich mich auf das Snooze-System verlassen, aber dabei habe ich auch eine Menge automatisierter E-Mails verpasst, die ich als Mitarbeiter zumindest hätte kennen müssen.

Eine völlig neue Art, über E-Mail nachzudenken

Ein weiterer Bereich, in dem sich Shortwave auszeichnet, ist die besondere Herangehensweise der App an E-Mails. Anstatt E-Mails als E-Mails zu behandeln, werden sie als Aufgaben und Threads betrachtet. Und es funktioniert tatsächlich. Nehmen wir also an, Sie arbeiten an einem Projekt, bei dem Sie sechs verschiedene Mitarbeiter per E-Mail über den Fortschritt und die Logistik des Projekts informieren müssen.

Was wäre, wenn Sie alle E-Mails zu einem einzelnen Projekt an einem Ort sehen könnten? Verdammt, in einer einzigen horizontalen Leiste? Shortwave macht genau das mit einem einzigen Trap-and-Drop. Klicken Sie einfach auf einen Absender, ziehen Sie ihn auf die E-Mail eines anderen Absenders, der ebenfalls am selben Projekt arbeitet, und schon kann es losgehen.

Und damit Sie diese E-Mail-Gruppen besser verstehen können, öffnet Shortwave automatisch ein Textfeld zum Umbenennen der Konversation, damit Sie das Projekt identifizieren können. Kommen wir zum Teil „E-Mails in Aufgaben umwandeln“: Nehmen wir an, Sie haben eine E-Mail, die Ihre Aufmerksamkeit erfordert, aber Sie können sich einfach nicht sofort Zeit dafür nehmen.

Mit Shortwave können Sie es mit einem einzigen Tippen oder Klicken oben in der E-Mail-Liste anheften, sodass es immer in Ihrem Blickfeld ist. Für E-Mails, die nicht dringend sind und später bearbeitet werden können, Sie aber befürchten, dass Sie sie verpassen könnten, klicken Sie einfach auf die Schlummertaste und wählen Sie einen Tag oder eine Uhrzeit aus, an dem Sie erneut daran erinnert werden möchten.

Und hier ist der lohnende Teil. Anstatt mit einer Kalender- und Uhroberfläche überfordert zu werden, geben Sie einfach etwas wie „vier Stunden“ in das Textfeld ein und Sie werden nach vier Stunden darüber benachrichtigt. Sie können auch etwas Lässigeres wie „Mittagessen“ oder „Abend“ wählen, und Shortwave wählt einen Platz für Sie aus.

Shortwave ist eine kostenlose App, die auf verfügbar ist Android, iOS und Desktop. Bemerkenswert ist, dass alle Funktionen, die Sie im kostenpflichtigen Tarif für 9 $ pro Monat erhalten, denen des kostenlosen Tarifs ähneln. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie mit der kostenpflichtigen Stufe über die letzten 90 Tage hinaus auf Ihren E-Mail-Verlauf zugreifen und außerdem vorrangige Kundendienstunterstützung erhalten können.

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