So verwenden Sie Avery 5160 Labels in Excel

Avery-Etiketten sind ein bekanntes Standard-Office-Produkt, und die 5160-Etiketten (neben anderen Größen) sind mit Microsoft-Produkten kompatibel. Sie können Avery-Etiketten aus Excel drucken, aber der Prozess erfordert letztendlich einen Seriendruck, um die Etikettenfelder zu kategorisieren und sie in ein Etikettenformat zu importieren.

Während des Seriendruckprozesses richten Sie Datenspalten in Excel ein und gleichen diese dann mit den Formatierungsfeldern in Microsoft Word ab. Der Vorgang ist nicht kompliziert, erfordert jedoch Zeit, die Formatierung richtig einzurichten. Auch große Kontaktlisten oder andere Datenformen in Excel benötigen mehr Zeit zum Ausfüllen.

Die Alternative zur Verwendung von Excel mit Word besteht darin, jedes Etikett manuell einzugeben oder einen Seriendruck über ein anderes kompatibles Programm wie Microsoft Outlook auszuführen. Die Option Microsoft Outlook ist nur dann attraktiv, wenn Sie den Dienst bereits als E-Mail-Manager nutzen.

Avery-Etiketten sind standardmäßig in der Etikettenformatierung in Microsoft Word enthalten, und die Größe ist bereits in einer Voreinstellung gespeichert, was sie zu einer ausgezeichneten Wahl für den Etikettierungsprozess macht. Andere gängige Etikettenmarken und Layouts werden ebenfalls in der Etikettenformatierung für Microsoft gespeichert.

Bevor Sie in Excel einsteigen und das Programm zum Hosten Ihrer Daten verwenden, überlegen Sie, ob Excel für Ihre spezielle Situation am besten geeignet ist. Wenn Sie eine kleine Anzahl von Etiketten erstellen – zum Beispiel unter 100 mit minimalen Informationen – ist es eine bessere Option, die Informationen direkt in ein mit Etiketten formatiertes Word-Dokument einzugeben. Dies gilt insbesondere für eine Einmalverwendungsliste.

Excel ist ideal für das Hosten einer großen Menge an Informationen wie einer Kontaktliste mit Namen, Adresse und anderen Informationen für Hunderte oder sogar Tausende von Personen. Listen, die ständig wachsen und sich weiterentwickeln, sind in Excel einfach zu verwalten.

Die Excel-Arbeitsmappe ist keine gute Wahl zum Drucken von Etiketten für die verwaltete Liste, aber die Formatierung erleichtert das Verschieben der Daten in andere Programme und Formate. Sie können beispielsweise einfach eine Kontaktliste aus Excel in einen E-Mail-Manager hochladen.

Verwenden Sie Excel, wenn die Informationen wichtig sind und ständig verwendet werden. Ziehen Sie andernfalls in Erwägung, die Informationen manuell direkt in ein Word-Dokument einzugeben.

Formatieren Sie in Excel die Beschriftungsfelder mithilfe von Spaltenüberschriften. Überschreiben Sie beispielsweise jede Spalte mit einem bestimmten Feld wie Vorname, Nachname, die Anschrift, Stadt, Zustand, Postleitzahl, E-Mail-Addresse und alle anderen Informationen, die Sie in den Kontakten aufbewahren. Das Einrichten einer Spalte für jeden spezifischen Datensatz ist wichtig, wenn es darum geht, die Etiketten zu formatieren.

Jede Zeile entspricht einem einzelnen Kontakt oder Datensatz. Wenn Sie für jede Information eine Spaltenüberschrift verwenden, können Sie später beim Seriendruckprozess die Position der Informationen auf den Etiketten maximieren. Speichern Sie nun das Excel-Arbeitsblatt und beenden Sie das Programm. Öffnen Sie dann Microsoft Word, um den Seriendruck auszuführen und schließlich die Etiketten zu drucken.

Gehen Sie zum Mailings Registerkarte im neuen Word-Dokument und wählen Sie die Seriendruck starten Möglichkeit. Auswählen Etiketten und klicke Beschriftungsoptionen. Hier formatieren Sie das Word-Dokument für die Avery 5160-Etiketten.

Wählen Sie je nach verwendetem Modell Endlosdrucker oder Seitendrucker aus. Unterhalb der Druckeroptionen befinden sich die Etikettenoptionen. Wählen Sie das Dropdown-Menü aus, um die Lieferanten anzuzeigen, und wählen Sie Avery aus dieser Liste.

Eine weitere Liste wird mit allen Avery-Etikettenstilen generiert. Drücke den 5160 Modelletiketten und auswählen OK. Das Word-Dokument passt die Etiketten so an, dass sie den genauen Abständen und dem erforderlichen Design entsprechen.

Klicken Sie jetzt Datei und wählen Sie die Fortschrittlich Möglichkeit, Excel mit Word zu verbinden. Markiere die Konvertierung des Dateiformats bestätigen Kontrollkästchen aktivieren und auswählen OK. Zurückkehren zu Mailings und klicke Empfänger auswählen um Ihre Excel-Datei zu finden. Wählen Sie die Datei aus, um die Informationen mit Word zusammenzuführen.

Formatieren Sie auch in den Mailing-Einstellungen so, wie Ihre Daten auf den Etiketten aussehen sollen. Verwenden Sie die <> Styling, um die Informationen darzustellen. Dies korreliert mit den Spalten, die Sie zuvor in Excel erstellt haben. Sie können diese Informationen beliebig konfigurieren.

Ein Adressetikett enthält normalerweise den Namen, die Straße, die Stadt, das Bundesland und die Postleitzahl. Sie können auch einen Firmennamen oder ein beliebiges benutzerdefiniertes Feld hinzufügen, solange es in einer Excel-Spalte vorhanden ist. Formatieren Sie jede Spaltenüberschrift genau so, wie sie angezeigt werden soll. Dies schließt den Abstand zwischen Wörtern und der Zeile ein, auf der sie vorhanden sind.

Passen Sie auch in diesem Bereich die Schrifteinstellungen an. Die Verwendung der von Excel zugeordneten Standardschriftart funktioniert einwandfrei, aber benutzerdefiniertes Styling ist eine einfache Option für Etiketten. Führen Sie nach dem Zusammenführen einfach eine Druckvorschau aus, um sicherzustellen, dass Schriftart und Textgröße auf das Etikett passen.

Jetzt sind die Avery-Etiketten formatiert und die Informationen verbunden. Klicken Match-Felder unter Mailings und stellen Sie sicher, dass die Spaltenüberschriften aus Excel mit den Spaltenüberschriften übereinstimmen <> Formatierung, die Sie zuvor verwendet haben. Wenn alles passt, gehen Sie vorwärts. Wenn nicht, verwenden Sie die Dropdown-Menüs zum Anpassen, bis alle Felder übereinstimmen. Dadurch werden die Excel-Spalten den Beschriftungen zugeordnet.

Klicken Fertig stellen und zusammenführen unter der Registerkarte Mailings, um den Vorgang abzuschließen. Klicken Drucken um den Auftrag an Ihren Drucker zu senden. Legen Sie die Avery-Etiketten in das Druckerfach, bevor Sie die Druckfunktion ausführen.

Führen Sie außerdem eine Druckvorschau durch, um Ausrichtung und Abstände zu überprüfen und Fehler zu lokalisieren. Etiketten und Druckertinte sind teuer, und eine doppelte Überprüfung der Datei stellt sicher, dass Sie nicht mehr als einmal drucken müssen.

Es gibt eine Alternative zum Ausführen eines Seriendrucks zwischen Excel und Word. Die Outlook-Option ist spezifisch für Kontaktlisten, bietet jedoch eine einfache Methode zum Laden von Kontakten aus Excel in den Outlook-Kontaktmanager.

Wenn Sie E-Mail-Kontakt mit jemandem auf der Liste pflegen, ist diese Funktion besonders nützlich. Geben Sie Outlook ein und wählen Sie Kontakte hinzufügen und wählen Sie Aus Datei. Sie können Excel oder eine Standard-CSV-Datei verwenden, um das gleiche Ergebnis zu erzielen. Wählen Sie die Datei aus und importieren Sie alles in den Outlook-Manager.

Das Ausführen eines Seriendrucks in Word ist jetzt ein viel kürzerer Prozess. Wählen Sie alle gewünschten Kontakte mit den Schicht+Steuerung Tastaturbefehl, um mehrere Kontakte hervorzuheben.

Gehe zum Heim Registerkarte in Outlook und wählen Sie Seriendruck gefolgt von Nur ausgewählte Kontakte. Wählen Sie die gewünschten Kontaktfelder auf den Etiketten oder klicken Sie auf Alle Kontaktfelder alles zu übertragen. Wählen Neues Dokument und wählen Sie den Dokumenttyp aus. Versandetiketten ist die offensichtlichste Auswahl auf der Liste.

Diese Aktion löst das Öffnen eines Word-Dokuments aus und alle Kontaktinformationen sind zugeordnet und bereit. Sie müssen weiterhin Word verwenden, um den Avery-Beschriftungsstil auszuwählen, aber der Vorgang ist der gleiche wie oben aufgeführt.

Wenn Sie umsichtig sind, geben Sie die Schreiben und EinfügungFelder Abschnitt in Word, um die Zuordnung zu überprüfen. Sie können auch eine Druckvorschau ausführen, um sicherzustellen, dass alles richtig angeordnet und druckbereit ist. Ansonsten sind Sie startklar und können die Etiketten schnell über den Outlook-Seriendruck ausdrucken.