Die besten Tipps und Tricks für Microsoft Excel für den Einstieg

Wer liebt nicht Tabellenkalkulationen? Wahrscheinlich viele Leute, aber selbst wenn sie daran denken, Zeilen und Spalten mit verschiedenen Daten zu füllen Punkte lassen den Puls nicht höher schlagen, es gibt eine Reihe von Branchen, in denen Tabellenkalkulationen ein Muss sind. Allerdings gibt es sie zahlreiche Alternativen von Drittanbietern zur legendären Office-Suite von Microsoft, Excel bleibt die führende Anwendung zum Erstellen und Verwalten von Tabellenkalkulationen. Wenn Sie neu sind Excel – oder ein alter Hase, der in die Tiefen von Excel vordringen möchte – unsere Excel-Tipps und Tricks helfen Ihnen mit Sicherheit dabei, Ihre Produktivität zu steigern. Lesen Sie weiter für alle Details.

Wenn Sie nach weiteren Excel-Hinweisen suchen, haben wir Leitfäden dazu zusammengestellt So schützen Sie ein Excel-Dokument mit einem Passwort Und wie man ein Diagramm in Excel erstellt.

Wählen Sie Alle

Wenn Sie ein bestimmtes Zellenraster hervorheben möchten, können Sie einfach klicken und ziehen. Was aber, wenn Sie alle auswählen möchten? Es gibt zwei Möglichkeiten. Sie können die Tastenkombination Strg + „A“ verwenden Windows 10, Befehl + „A“ in MacOS High Sierra und frühere Version von MacOS – oder gehen Sie zur kleineren Zelle in der oberen linken Ecke (gekennzeichnet durch einen weißen Pfeil) und klicken Sie darauf.

So schattieren Sie jede zweite Reihe

Tabellenkalkulationen können furchtbar eintönig sein, und wenn Sie viele Daten ansehen müssen, kann es sein, dass der Blick des Lesers ziellos über die Seite wandert. Das Hinzufügen eines Farbtupfers kann jedoch eine Tabelle interessanter und leichter lesbar machen. Versuchen Sie daher, jede zweite Zeile zu schattieren.

Markieren Sie zunächst den Bereich, auf den Sie den Effekt anwenden möchten. Wenn Sie der gesamten Tabelle Farbe hinzufügen möchten, wählen Sie einfach alle aus. Beim Betrachten der Heim Klicken Sie auf die Registerkarte Bedingte Formatierung Taste. Wählen Sie dann aus Neue Regel aus dem resultierenden Dropdown-Menü.

Wählen Sie im Dropdown-Menü Stil die Option aus Klassisch.

Wählen Sie anschließend aus Verwenden Sie eine Formel, um zu bestimmen, welche Zellen formatiert werden sollen.

Die einzugebende Formel lautet „=MOD(ROW(),2).“

Wählen Sie die gewünschte Füllfarbe aus und klicken Sie dann OK. Jetzt sollten die Reihen abwechselnd farbig schattiert sein.

Zeilen ein-/ausblenden

Manchmal möchten Sie möglicherweise einige Datenzeilen oder -spalten ausblenden. Dies kann praktisch sein, wenn Sie beispielsweise Kopien für eine Präsentation ausdrucken möchten, das Publikum aber nur das Wesentliche sehen muss. Zum Glück ist es in Excel einfach, eine Zeile oder Spalte auszublenden. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie dann aus Verstecken.

Die Spalte oder Zeile wird durch eine dicke Umrandung zwischen den angrenzenden Spalten oder Zeilen gekennzeichnet.

Wenn Sie eine bestimmte Zeile oder Spalte einblenden möchten, müssen Sie die Spalten oder Zeilen auf beiden Seiten davon hervorheben. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie aus Einblenden aus der resultierenden Liste von Optionen.

Wenn Sie mehrere Zeilen und/oder Spalten ausgeblendet haben, können Sie diese schnell wieder einblenden, indem Sie die betreffenden Zeilen oder Spalten auswählen, dann mit der rechten Maustaste klicken und auswählen Einblenden. Hinweis: Wenn Sie versuchen, sowohl Zeilen als auch Spalten einzublenden, müssen Sie jeweils eine Achse einblenden.

Manchmal möchten Sie vielleicht die Möglichkeit haben, Informationen aus einer bestimmten Zelle abzurufen. Angenommen, Sie haben einen Lagerbestand für ein Geschäft und möchten den Preis eines bestimmten Artikels überprüfen. Glücklicherweise können Sie dies mit der Vlookup-Funktion von Excel tun.

In diesem Beispiel haben wir einen Lagerbestand, in dem jeder Artikel eine ID-Nummer und einen Preis hat. Wir möchten eine Funktion erstellen, bei der Benutzer die ID eingeben können und automatisch den Preis erhalten. Die vlookup-Funktion erledigt dies und ermöglicht Ihnen die Angabe eines Spaltenbereichs mit relevanten Daten, einer bestimmten Spalte, aus der die Ausgabe abgerufen werden soll, und einer Zelle, an die die Ausgabe übermittelt werden soll.

Wir werden die vlookup-Funktion in Zelle I4 schreiben; Hier werden die Daten angezeigt. Wir verwenden Zelle I3 als Ort zur Eingabe der Daten und teilen der Funktion mit, dass die relevante Tabelle von B2 bis D11 läuft und dass die Antworten in der dritten Spalte stehen (vlookup liest von links nach rechts).

Unsere Funktion wird also wie folgt formatiert: „=vlookup (Eingabezelle, Bereich relevanter Zellen, Spalte zum Abrufen von Antworten)“ oder „=vlookup (I3,B2:D11,3).“

So erstellen Sie eine Dropdown-Liste

Wenn Sie den Bereich der Optionen einschränken möchten, die ein Benutzer in eine Zelle einfügen kann, a Dropdown-Menü ist eine gute Lösung. Zum Glück können Sie ganz einfach eine erstellen, die den Benutzern eine Liste mit Optionen zur Auswahl bietet. Wählen Sie zunächst eine Zelle aus und gehen Sie dann zu Daten Tab und wählen Sie aus Bestätigen.

Unter Einstellungen, finden Sie das Dropdown-Menü mit der Bezeichnung Erlauben. Wählen Sie dann aus Aufführen.

Markieren Sie nun die Zellen, aus denen Benutzer auswählen sollen, und klicken Sie darauf OK.

Wenn Benutzer nun auf die Zelle klicken, können sie Optionen aus einem Dropdown-Menü auswählen.

Halten Sie Ihre Nullen sichtbar

Manchmal möchten Sie möglicherweise Zahlenfolgen eingeben, die mit einer oder mehreren Nullen beginnen. Leider zeigt Excel diese Nullen möglicherweise nicht standardmäßig an. Um dies zu beheben, fügen Sie vor den Nullen ein einfaches Anführungszeichen ein, z. B. „‘00001“ statt „00001“.

So verketten Sie

Manchmal möchten Sie möglicherweise Daten neu organisieren und Informationen aus verschiedenen Zellen in einem Eintrag kombinieren. Sie können dies mit der Verkettungsfunktion tun.

In diesem Beispiel haben wir einen Kader einer Basketball-Fantasy-Liga mit Feldern für die Nachnamen, Vornamen und Positionen der Spieler. Wenn wir all diese Informationen in einem Feld kombinieren möchten, benötigen wir eine Formel mit der Aufschrift „=concat (erste Zelle, zweite Zelle, dritte Zelle)“ oder in diesem Fall „=concat (C6,B6,D6)“ " ohne die Anführungszeichen.

Leider werden beim Verketten nicht automatisch Leerzeichen zwischen Text aus verschiedenen Zellen eingefügt. Damit ein Leerzeichen angezeigt wird, müssen Sie Anführungszeichen mit einem Leerzeichen dazwischen einfügen. Jetzt sollte die Funktion „=concat (C6“, „,B6“, „,D6)“ lauten.

Um diese Formel auf alle benötigten Zeilen anzuwenden, klicken Sie auf das blaue Kästchen in der Ecke der Zelle und ziehen Sie nach unten.

Excel kopiert die Formel automatisch und füllt sie entsprechend aus.

So brechen Sie Text um

Haben Sie viel Text in einer einzelnen Zelle? Es wird wahrscheinlich in andere Zellen gelangen, die möglicherweise nicht so schön aussehen, wie Sie es gerne hätten. Zum Glück ist es einfach, Text innerhalb einer Zelle umzubrechen.

Wählen Sie zunächst die Zelle mit dem überschüssigen Text aus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie aus Zellen formatieren.

Unter dem Ausrichtung Aktivieren Sie auf der Registerkarte das Kontrollkästchen daneben Zeilenumbruch.

Passen Sie die Breite der Zelle nach Ihren Wünschen an.

So sehen Sie die Registerkarte „Entwickler“.

Wenn Sie komplexere Arbeiten in Excel ausführen möchten, z. B. Erstellen Makros – Sie müssen auf das Entwickler-Menüband zugreifen. Leider ist diese Registerkarte standardmäßig ausgeblendet. Um es anzuzeigen, klicken Sie auf Excel in der oberen linken Ecke und wählen Sie aus Präferenzen.

Klicken Sie anschließend auf Schleife Taste.

Sie sollten eine Liste mit Schaltflächen und Kontrollkästchen sehen, die bestimmen, ob Sie die verschiedenen Komponenten sehen können. Scrollen Sie hier nach unten zum Entwickler Kontrollkästchen und überprüfen Sie es.

Jetzt sollten Sie oben das Devolper-Menüband sehen.

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